Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能

 

Google 文件的協作系統發展多年，準備在 2021 年迎來最重要的更新，讓文件超越傳統的編輯功能，晉身為工作時需要的資料整理、任務管理工具。

如果用類比的方式來想像，那就是 Google 文件將在接下來幾個月，陸續推出類似 Notion 的特殊內容筆記區塊、多樣資料檢視模式等功能。

這樣的更新統稱為「 Smart canvas 」，可以意會為透過有彈性的多元格式，讓 Google 文件展示出專案任務需要的各種協作瀏覽格式。例如：

• 可以交辦任務的待辦清單。
• 可以直接投票表決的表格。
• 可以自動匯入的行事曆行程細節。
• 以及基本而重要的：不同文件、檔案、資料夾之間快速的連結與預覽。

因為這項功能似乎在 Google 免費用戶端、 Google Workspcae 企業用戶端都尚未全面推出，所以我先從 Google 官方推出的影片與文章，帶大家一窺可能的功能面貌。

你也可以從下面這部 Google 官方影片中，了解新的 Smart Canvas 功能操作全貌。

一，快速連結其他文件、檔案、資料夾

像是 Evernote、 Onenote 或 Notion 中的筆記連結功能，一直是這類資料庫與任務管理工具的核心功能，在這兩年新興的 Roam Research 與 Obsidian 等軟體中，更是把這類連結功能發揮到另一個層次，

而 Google 文件作為網路協作系統，雖然也可以讓不同文件彼此互相連結，但之前並沒有方便的操作方式。（可參考教學：一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案）

現在， Google 文件將推出新的「插入連結」功能，只要輸入 @ ，加上關鍵字搜尋，就能快速插入（目前我的 Google 文件已經獲得這項更新，不過中文關鍵字搜尋還有問題）：

• Google 雲端硬碟中的其他文件、檔案、資料夾。
• Google 通訊錄中的聯絡人。
• Google 日曆中的行程。

有了這樣的連結，不同地方的內容，就能快速合併在一起：

而一份 Google 文件也就可以同時整合專案的企劃、專案的人員、專案的檔案、專案的行程資料了！

二，快速連結 Google 聯絡人、Google 行事曆

尤其是 Google 的多種辦公室工具，包含 Google 文件、雲端硬碟、聯絡人、行事曆，現在就可以利用 @ 完成連結，並在 Google 文件上：

• 快速預覽相關內容
• 例如另外一份 Google 簡報中的畫面，而不需離開目前文件。
• 相關功能可參考：Google 文件插入超連結隱藏高效率功能：來源標題自動取代、文件簡報預覽
• 快速啟動相關工具
• 例如快速撥打視訊電話、發送郵件給某人。

結合下面更多進階的 Smart Canvas 功能，我們可以利用 Google 文件來打造一個互動性更強的協作平台。

三，插入行事曆會議筆記

接下來是 Smart Canvas 功能更有特色之處。

在未來的更新中，當 Google 文件中利用 @ 插入內容時，還會陸續推出許多的「特殊內容區塊」，就類似 Notion 中的許多 Blocks 。

其中有一種內容區塊是「 Meeting notes 」，和前面的行事曆行程連結不同，這種內容區塊將可以：

把某一個 Google 日曆行程中的附件檔案、視訊連結、筆記等等，直接插入 Google 文件中。

這樣一來，我們在 Google 日曆中所做的行程管理，就可以更方便的整合在 Google 文件中。（可進一步參考：10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統）

四，建立待辦清單與 Google 工作表整合

更讓人期待的是，未來 Google 文件將可以插入「真正的待辦清單」。（雖然目前從影片與介紹中，還看不出來會如何操作，猜測同樣是利用 @ 的方式插入）

「真正的待辦清單」除了更方便的清單管理功能外，更重要的就是可以和「 Google Tasks 工作表」整合同步，並且可以交辦任務給合作者、設定完成日期。（可延伸參考：全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學）

五，可直接投票的協作表格

另外未來 Google 文件也將結合更具互動性的表格工具，預測也應該是利用 @ 的方式插入多樣化的內容區塊。

例如可以在 Google 文件中插入像是下圖這樣結合了「投票表決」功能的互動協作表格。

六，整合 Google Meet 視訊畫面

Smart Canvas 的目標就是讓 Google 文件從傳統的文書編輯，進化成專案任務的管理中心。

所以除了上述各種特殊內容格式的整合外，和其他 Google 工具的整合也是重點之一。其中一個非常有幫助的整合，就是讓文件與 Google Meet  視訊會議畫面整合在一起。

未來可以直接在協作文件平台發起視訊會議，並且不用在切換不同畫面分頁，可以在一個畫面中統合操作。

七，可用時間軸檢視的 Google 試算表

最後，不只是 Google 文件有上述的改進，在 Google 試算表上也會有關鍵的更新，其中一個重點就是未來會陸續推出更多的「資料庫檢視模式」。

例如一個包含日期的表格資料庫，將可以用「時間軸」的方式，瀏覽專案任務的進度。對於會用 Google 試算表來管理任務的團隊，應該會是一個非常重要的功能。（可延伸參考：Google 試算表團隊協作任務清單教學，製作簡易版 Airtable 範本下載）

Google 文件、試算表的這一波 Smart Canvas 更新，或許可以讓 Google 的線上協作工具突破傳統文書編輯的限制，成為團隊專案與任務管理的平台，而這也是現代生產力工具的趨勢。

值得大家期待，如果後續我這邊獲得相關功能的更新，也會提供測試的心得與大家分享。

有興趣的朋友，還可進一步研究：

• 最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學
• Google 日曆也是統整會議郵件、專案文件、旅行資料好工具
• 如何分類整理 Google 雲端硬碟？不靠資料夾的五個整理技巧

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