重溫 GTD 時間管理 5 個經典步驟，讓在家工作、自我管理不雜亂
這時候，經典的 GTD 時間管理方法五大步驟，值得重新拿出來討論與學習，幫助我們在更雜亂與不確定的工作流程中，做好掌控，並建立可以循序漸進的安心系統。（還可以延伸閱讀：宅在家工作與生活如何平衡的時間管理，試試看這 9 個小技巧）
一，捕捉 ：先捕捉雜訊，清空大腦
不在辦公室，雜訊變多，溝通變亂，很多事情沒辦法一直耳提面命，更容易因為遺漏資訊而做錯任務，或是資訊太多而任務效率降低。生活中也多出許多額外的雜務要處理，更多生活食衣住行物品的採買，孩子在家自學的助教任務，生活起居的照顧等等。雜訊太多，會讓自己更加混亂而變得焦慮，做起事情來漏東漏西。
例如工作上要處理一個行銷活動，因為大家都不在辦公室，只能依靠大量郵件、即時通溝通，從美編的郵件那裏接收完成的宣傳圖檔，從行銷人員的即時通那邊接收折扣訊息，又從業務同仁的即時通那裏更新了聯繫窗口，並且還有幾個要跟客戶電話討論後有待確認的細節。
這些「雜訊」散落在不同的溝通管道，並且往往是很零碎的更新，為了確保最後自己可以快速確認所有訊息、不遺漏重要更新，我們必須先做好「捕捉」的動作：「把原本來自不同管道、工具的雜訊，捕捉到自己決定的某一個統一系統中。」
而且我這裡建議一個更進一步的作法，不只是單純的捕捉到一個統一資料庫，而是要「捕捉到同一個任務中」，例如上述的例子中雖然雜訊很多，但其實都是為了解決「行銷活動」這個任務，那就要捕捉到同一個任務的統一系統位置中。（可以延伸閱讀：職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘？）
生活中的雜訊也是一樣的道理，從孩子停課在家自學開始，學校常常跟我們更新許多不同的自學方式，修正之前一些實驗性的遠距上課方法，或是我自己也持續研究不同的孩子在家學習方案，這些過程產生的任何雜訊，我也都統一收集在同樣一個孩子在家自學的系統中。
做到「先捕捉雜訊，清空大腦」這一步，那麼起碼可以達到這樣的效果：
大腦不用擔心會漏掉什麼關鍵資訊，大腦也不用刻意記住太多細節。
因為需要處理某一個任務時，只要打開統一的任務系統，在同一個地方就能進行確認，並且確保在同一個地方找到需要的所有內容。（可延伸閱讀：連假後雜事大爆炸，試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術）
二，理清：凡事都要理清下一步行動
工作、生活有更多新的任務與問題要解決，很多事情無法一蹴可及，這時候更加焦慮，只覺得事情很多，進度很少，反而在自己需要掌控的時間中，茫然不知所措，好像接收了很多訊息的過程就花掉了大量時間，但工作其實都沒有完成。
接收訊息、開會討論當下，因為沒辦法面對面，很多時候線上討論完成，才發現：
只是出現很多新資訊，但這個任務到底接下來要如何推進，卻沒有產生明確的行動計畫。
例如延續前面的行銷活動案例，我們要做的不只是捕捉雜訊，為了讓這個行銷活動的任務真正推進，我們要問的是「下一步我要完成什麼行動」，是要做一個團購宣傳網頁？還是要發出團購宣傳電子郵件？（可以延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）
我建議可以從幾個角度「理清」下一步行動：
- 接受雜訊當下，最好能跟對方對焦彼此下一步的行動。
- 統整好雜訊後，拆解自己下一步可以做什麼行動。
做到「凡事都要理清下一步行動」，那麼起碼可以達到這樣的效果：
只要確認下一步要做什麼，工作就能繼續往前推進。只有確認下一步要做什麼，工作才能繼續往前推進。
有時候即使事情再怎麼複雜、混亂、多樣，只要我們能掌握住每個任務的下一步行動，我們就能相對專注、輕鬆地開始推進任務。
三，整理：建立目標整理系統
但當事情真的非常多時，只是理清每一個任務的下一步行動還不夠，只有從目標層區分輕重緩急，排除目標外的雜事，並且決定目標內的處理順序，才能掌控當下，有時間可以推進行動。- 如何區分輕重緩急？
- 沒辦法從任務的層面去區分，因為每件事情接收的當下都感覺是重要緊急的
- 問自己這個任務屬於哪一個專案、目標
- 問自己這個專案、目標要完成的最終成果
- 屬於更高價值專案的任務，才是優先的任務
- 如何排出處理順序？
- 同樣沒辦法從任務的層面去區分，因為每件事情接收的當下都感覺是要趕快處理的
- 同樣問自己這個任務屬於哪一個專案、目標
- 拆解專案、目標的處理流程
- 問自己這個任務在這個專案中要放在哪一段處理流程、步驟中
接著判斷這個「產品專案」目前的專案流程進行到哪裡？如果目前其實產品還在修改，那有需要立刻就做行銷活動這個任務嗎？還是可以排在後面的流程中？（可以延伸閱讀：煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已）
我建議即使不是管理者，即使只是個人工作執行者，也應該要為自己建立「屬於自己的專案整理系統」，在這個屬於自己的整理系統中，具備幾個功能：
- 捕捉所有自己要處理的雜訊。
- 拆解出所有自己要處理的下一步行動。
- 但是以「專案的角度」來整理這些任務、雜訊與下一步行動。
- 整理的核心不在分類，而是從專案角度整理出「整個工作的前後流程」。
更重要的是，也只有能夠完成「當下真正需要完成的任務」，我們在工作、生活中的目標才能有效地往前推進。
如果我們沒有一個屬於自己個人的目標整理系統，那麼我們就無法為自己判斷什麼是當下真正需要完成的任務。而這樣的技巧，在在家工作時更加需要。（可以延伸閱讀：3W 資料收集法：整理我的資料庫、知識庫，不要變成垃圾場）
四，檢視：用外接第二大腦，檢視目標全貌與進度
「判斷事情的優先順序」看起來似乎是老生常談，但是為什麼道理明明知道，我們卻覺得在真實的工作、生活中，要真正去判斷事情的優先順序很難呢？難道真的是因為所有別人交代給我的事情都是又緊急、又重要的嗎？（延伸閱讀：如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧）我的經驗是，有一個關鍵的因素，會導致我們總覺得每件事情都很緊急、都很重要，而因此覺得判斷優先順序做不到。這個關鍵因素就是：
我們缺乏一個「看清楚目標全貌與進度的外接第二大腦」，於是我們每次接收雜訊與事情時只能在大腦中判斷，這時候大腦只會告訴我們這件事情又緊急又重要。
我對「自我管理」的建議是，不要認為自我管理是要依靠自己的大腦與決心去判斷要做什麼事情，而是透過可以檢視的外接第二大腦做判斷：
- 當有新的碎片、雜訊出現時
- 打開外接第二大腦，檢視這個雜訊會在什麼專案的什麼位置，用看的做決定，而不是用想的做決定。
- 當任務、專案有進度、有變動、有更新時
- 直接整理到外接第二大腦，更新好第二大腦，那麼每一次看的時候，就能確保是最佳的檢視狀態。
五，執行：自己可以安心掌控執行進度
不在辦公室氛圍，也要能自己管理好工作流程，這時候最有幫助的時間管理系統，不是雜亂的郵件、即時通提醒，也不是零散的待辦清單提醒。（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）透過上述流程，建立好 GTD 的第二大腦系統，每次打開這個系統都可以清楚的看到：
- 現在最需要聚焦的專案有哪幾個？
- 在這個專案下目前的進度在哪裡？
- 在這個進度下目前要處理的任務是哪一個？
- 在這個任務中的下一步行動是什麼？
- 所有輔助這個行動完成的資訊有哪些？
那麼我們需要的在家工作自我管理問題也就解決了一大半。
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。
對 GTD 時間管理系統有興趣，並且想知道如何跟工具搭配，打造自己的專案整理系統的朋友，還可以延伸閱讀下列文章：
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延伸閱讀：如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧）
作者： Esor Huang 3月 06, 2018
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