如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理
無論我們使用什麼工具來建立自己的時間管理系統，如果發現工具愈用愈混亂，事情還是亂七八糟，那麼常常有一個關鍵的原因在於：
「沒有辨識真正的任務單位」。
例如用 Trello 拆解專案，但拆解出一個龐大的看板後，卻發現卡片很零散，專案進度還是無法看清楚，也沒辦法有效的分辨要事。這時候，往往有一個原因是：「沒有用一個具體完整的任務單位來建立卡片」。（延伸閱讀：如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧）
例如用 Evernote 想要建立工作、生活的資料庫，卻發現收集了一大堆資料，要用時還是找不到。這時候，往往也同樣是因為：「沒有用一個有成果價值的任務單位來統整筆記」。（延伸閱讀：Evernote 子彈筆記術-2：四個步驟先準備真正的子彈任務）
例如用 Notion 想要建立團隊的專案協作系統，雖然架構看起來很厲害，但團隊真正要用資料、要推進任務時，反而因為難用而很少參考這個資料庫。這時候，往往也是源自於：「沒有用一個必須完成的任務單位來分類頁面」。（延伸閱讀：Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析）
例如用 Todoist 想要組織自己的待辦清單，要做的未完成事項確實是愈來愈多了，但反而更想拖延這份清單，並且往往瞎忙，真正的要事反而沒有推進。這時候，往往也是取決於：「一開始是否用任務視角來管理清單」。
我在自己的「數位子彈筆記系統」中也常常提到一個核心概念：「一個任務，一則筆記」，但問題就是，什麼是一個任務的單位？
今天這篇文章，就用四種不同案例，跟大家分析如何在時間管理系統中，更有效的辨識出「任務單位」。
問題一：誤把任務拆散在多個地方管理
問題案例
- 每次會議建立一個任務，每天累積事情的待辦清單，看起來好像是「很自然」的時間管理流程，但任務的單位是「一次會議」或是「一日清單」嗎？
- 在某一次的會議中，或許討論了線上課程的宣傳方案，也提到了一個網站文章系列，又討論了某個公司行政流程的修改，如果以「一次會議」為任務單位，就會變成這樣：
- 製作線上課程的FB宣傳圖像
- 收集網站系列文章的主題素材
- 記得下次申請費用時要多填一個授權欄位
- 但是這三個行動的完成時間、優先順序，真的可以用「一次會議」為任務單位來推進與規劃嗎？
- 而當我們有「很多次會議」、「很多日清單」後，這些零散雜亂的行動，將會變成：「記是記下來了，但無法判斷到底要先做哪一個，往往找不到當下最重要的事情在哪裡。」
- 延伸閱讀：
翻轉案例
- 這時候的「任務單位」相對容易確認，既然不是「一次會議」為單位，那就是以「背後要完成的事情」為單位。
- 例如「完成線上課程」、「撰寫網站系列文章」、「 公司完整行政流程」，才是真正的任務單位。
- 確定好真正的任務單位，那麼上述的紀錄就會「回到」各自的任務中統整，例如會有一個「 高效率完成公司完整行政流程」的任務，裡面長成這樣：
- 先在資料庫建立客戶資料
- 填寫專案預算表
- 申請費用時上傳合約副本
- 記得下次申請費用時要多填一個授權欄位
- 通知客戶費用申請完成與相關銷售數據
- 關鍵就是，正確的「任務單位」，可以幫助我們把那些「一定是隨機、雜亂出現的行動」，透過任務單位的定位，「找回他們真正的使用順序」。
- 多年來我協助看過許多朋友的時間管理系統，當覺得面臨雜事很多、事情記了卻還是忘了做、忙碌卻往往瞎忙，很有可能都是在一開始的「任務單位」就弄錯，如果事情也是隨機雜亂的記在會議任務、每日清單中，那麼當然就是一片混亂，找不到真正的處理位置。
- 延伸閱讀：
問題二：誤把行動當作任務來管理
問題案例
- 問題一是比較簡單的層次，但接著當我們開始以「要完成的事情」為任務單位時，會遇到下一個層次的課題，到底任務應該多大？怎麼切分？例如難道整個人生當作一個任務來處理嗎？或是今天下班的採買清單當作一個任務來處理？
- 當然，上述兩種切分都不好，一個太大太模糊，一個太小沒價值。
- 例如我們可能把一些看起來有點難度，也不是 10 分鐘可輕易完成的事情當作任務：「研究子彈筆記範本」、「研究線上課程市場」，但是這些事情有個問題，那就是他們完成後並不能創造出什麼具體有效益的成果。
- 我們的工作、生活中，有很多看似任務的事情，其實很有可能都只是「要完成某個具體有效益的成果」的過程。這些過程中很多更有可能只是過場，如果沒有找對焦點，就會發生兩種情況：
- 人生太多斜槓，但卻還是落得一事無成的感覺。
- 在過程中缺乏耐心，半途而廢，堅持不到最後成果。
- 延伸閱讀：
翻轉案例
- 過程當然很重要，但真正的任務單位應該是「要完成某個具體有效益的成果」，而過程在這個任務單位中進行拆解、管理、紀錄、覆盤。只有這樣：
- 過程的價值才更容易的累積。
- 我們也才耐得住過程的寂寞。
- 例如上述案例，可能「建構數位子彈筆記術線上課程」，才是最終成果，也才是任務單位。於是上述的事情其實只是完成這個成果的過程，這個任務單位裡面會長成這樣：
- 訪談數位子彈筆記術要解決的問題
- 建構一個省時間、有效果的任務整理系統
- 如何建構任務的提醒系統
- 研究子彈筆記範本
- 研究線上課程市場
- 測試適合影片教學的方式
- 關鍵就是，正確的「任務單位」，可以幫助我們把「幾乎看起來都很重要、都有價值」的事情，真正區分出輕重緩急，因為只有以「有效益的任務成果」來聚焦，我們才能從為什麼做這件事？做了對最終成果的影響有多大？來區分出輕重緩急。
- 很多時候當有朋友問我，工作上每件事情看起來都很重要，怎麼可能區分輕重緩急時？如果我有機會檢視他的時間管理系統，往往就會發現，他的任務單位只是「要完成的事情」，而不是「要完成的成果」。於是我們當然不可能去判斷「研究子彈筆記範本」、「研究線上課程市場」哪個重要，或是看起來都重要（但從上述任務成果為單位的角度來看，其實都沒那麼重要）。
- 延伸閱讀：
問題三：誤把工作流程當作任務成果
問題案例
- 以「要完成的事情」為任務單位，以「要完成某個具體有效益的成果」為任務單位，接著我們還可能遇到一個模糊地帶，讓我們不知道應該怎麼分辨任務單位才好。
- 這往往出現在面對的是一個比較龐大的專案時，例如這是最近有位讀者詢問我的問題，她上完我的「數位子彈筆記課程」，也想拆解出自己的任務系統，他面對的是一個「經營長期日租套房」的專案，於是他先拆解出兩個任務：
- 租房任務
- 裡面列出清單，包含如何宣傳找到租客，如何簽約，如何完成房間交付等等。
- 退房任務
- 裡面也列出清單，包含如何處理退房整理、如何管理房客匯款，如何管理房客變動等等。
- 可是當他拆解到這個階段，發現似乎是看到這個專案的工作流程了（租房流程、退房流程），但是當要管理多個日租房間時，還是感覺事情與資料愈來愈混亂，不知道要放在哪裡。
翻轉案例
- 我是這樣回答讀者的，他目前的管理系統，看起來是為「經營長期日租套房」建立了一個基本工作流程範本，但是，這些工作流程真正要管理、要達成的成果是什麼呢？應該是「每個房間保持品質、保持有租客、保持有持續收入」。
- 所以如果我來建立這樣的專案管理系統，我的拆解就會是以「擁有的日租房間」為任務單位，於是一個任務單位變成「A房間成效管理」，裡面的清單則是：
- A房間成效管理
- 租房流程（使用上述範本）
- 退房流程（使用上述範本）
- 目前租客管理
- 特殊事項管理
- 整理的核心在「房間」這個可以真正創造效益的成果上。當這樣一翻轉，你就會發現：
- 要做時間提醒？當然是以房間為單位來提醒
- 要添加變動資料？當然就看這個資料屬於哪個房間
- 流程上要因應情況做調整？那還是以每個房間為單位來調整
- 要知道下一步該做什麼？當然是以有效益的房間為單位來看
- 這樣一來，起碼大多數情況下，我們會非常明確的知道要在哪裡更新、要在哪裡調整，以及要去哪裡找到下一步行動。
- 延伸閱讀：
問題四：沒有為自己主動設計任務成果
問題案例
- 有時候專案太大，或是事情太雜，都可能讓我們的時間管理系統，不知不覺回到管理雜事的邏輯上。
- 例如一開始的案例分析提到的：「記得下次申請費用時要多填一個授權欄位」，這是一個雜事，可能我們工作上有很多這樣雜亂的行政流程，但如果我們建立一個任務是「 高效率完成公司完整行政流程」，那麼我們就開始翻轉自己的管理邏輯，不再只是做雜事，而是從更高的層次思考一個有效益的成果：「如果更有效率、減少多餘步驟、應用有效工具把雜事更快完成」。
- 當面對大型專案時，這也是一個很關鍵的設計邏輯，更早之前有讀者寫信問我，他拆解出一個專案流程，目標是「做好大樓影音管理」，一開始讀者為這個專案拆解出幾個任務單位：
- 提升使用者借用設備的方便性
- 降低使用者操作的困難度
- 增加使用者學習設備的便利性
- 提升各音響視訊設備的妥善率
- 增加使用者與管理者溝通的效率
- 這些任務單位不能說不好，但有點太大太空泛。
翻轉案例
- 所以有時候，我們應該做的是「主動設計成果，然後才能以成果為單位」。
- 除了前述行政雜事的例子外，以上述的「做好大樓影音管理」為例，我會建議用下面的任務單位來推進：
- 製作Line@官方帳號（或社群），以提供硬體溝通、借用、回報、教學平台（一則任務筆記來推進行動）
- 拍攝各場地音響視訊使用教學影片（一則任務筆記來推進每種音響設備教學影片的製作行動）
- 小中大教室的音響視訊規格化、數位化改善工程（一則任務筆記來推進行動）
- 音響設備定期保養（一則任務筆記來推進行動）
- 這樣的任務單位拆解，當然不是最好的，但一定會比原本的規劃好，因為任務單位是明確可以創造某些成果與價值的單位。
以上，就是我從之前多次的課程經驗，讀者來信的解決問題過程，發現很多時候我們很難「辨識值得管理的任務單位」，所以我用上述四個案例，進行了我的角度的分析。
也歡迎大家提供你的分析與想法。
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寫得真好! "翻轉案例" 很重要的觀點
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