工作愈忙愈要量化拆解知識性工作，讓企劃思考看得見才能提升效率

作者： Esor Huang 7月 01, 2021

雖然說創意、企畫等知識性工作，感覺無法明確設定一個什麼時候會想清楚、什麼時候會想到的時間點。雖然思考的運作，好像沒辦法像是機械性工作那樣有具體的步驟可以遵循，似乎是在某種神祕專注的環境中才能產出，但又無法確定會產出什麼。

但是回到現實工作的問題上，如果總是認為知識性工作無法評估時間，那就會永遠需要更多時間完成知識性工作。

尤其當行政手續、雜務瑣事、思考工作全部混在一起時，因為太多的干擾，以及無法掌控長時段的自主時間，會讓工作者「更難以」推動需要思考的工作。

於是，如果知識工作者想要提升工作效率，或是一般工作者也想做好自己關於企劃報告、點子創意工作的時間管理。

那麼，就要讓知識性工作也可以「看得見」，可以進行可視化的工作流程量化拆解。這是幫助知識性工作提升效率、也提升產值的關鍵技巧。

一，用「成果」做為行動單位推進

避免落入不斷收集資料、不停在迴圈思考，但進度依然落後的循環，在執行知識研究任務時，可以試試看「用成果為行動單位推進」：

例如「收集資料」雖然有行動，但沒有看到要創造的成果，於是就發現怎麼愈收集資料反而需要愈多時間，或許可以修正為「列出三個最常被提及的方法」。
例如只是「安排思考時間」，雖然空出時間，但思緒發散，再多時間也不一定足夠，或許可以修正為「列出目前腦中可以想到的大綱」。
（歡迎延伸閱讀：寫作不是從空白頁開始，而是從寫思考筆記的 5 個習慣開始）

知識性任務常常會發現做了很多行動，花了很多時間，但進度還是落後，時間還是不夠。
但是如果可以做上面的修正，那麼會獲得這些好處：

零散的短時間也能利用，也能產生一些有效益的思考行動。

沒有設定成果的行動，當然永遠做不完。
如果我們的行動規劃是跟思考一樣模糊的收集資料、安排思考時間，那我們會發現總是找不到那麼多時間來做知識性工作
如果我們的行動規劃是「列出三個最常被提及的方法」、列出目前腦中可以想到的大綱」，就會發現只要20分鐘空檔，就能完成一小步
（可以延伸閱讀：寫作加速法教學，解決寫報告論述文章的截稿壓力與速度瓶頸）

能夠交付成果給他人，能夠接收他人的成果交付，這樣一起合作的知識性工作才能往前推進。

如果大家都在收集資料，那麼這個思考任務永遠都在彼此等待的時間中，愈拉愈長。
如果大家兩天內都交付三個研究到的最普遍案例、方法，那麼兩天後就有進度可以繼續推進。

二，聚焦對目標「問題」的效益與影響

我們確實需要發散性的思考，讓自己突破框架，產生不同的解決方案。但是太發散的計畫，會讓知識性工作永遠需要更多的時間，最後陷入工作效率與時間管理的惡夢。

雖然說知識性的目標有時候很難評估，例如真的可以用點閱數來衡量一個思考成品嗎？於是對什麼行動有助於更好的的成果，常常是自由心證。

但是我們還是可以從一個比較客觀的角度，來避免知識性工作在繞大圈圈卻無助於目標的推進。這個角度就是：「把知識性目標，轉化成問題解決流程。」

例如「深入淺出的圖表教學」，但要怎麼設計才對呢？或許可以轉化成幾個問題：

「誰要用這個圖表？」
「這些人在原本圖表運用中的痛點是什麼？」
「A方法可以解決痛點嗎？」
「B方法可以解決痛點嗎？」

把解決這些問題的行動與成果，變成這個知識性工作的計畫。

這樣一來，即使是知識性工作，也會有一個循序漸進，一個階段一個階段具體完成的專案流程。而不會在發散的「怎麼設計圖表」上轉圈圈了。（可以延伸閱讀：每個人都需要準備的一張問題清單：突破難關思考術）

三，設定「時間」界線，修正草案與原型

知識性工作很容易因為完美要求而陷入停滯。不是說追求完美不好，而是在這個停滯過程中，我們在哪條路上呢？

是在逐步修正，慢慢趨近完美的過程？
還是完全停滯，大多時候是焦慮與挫折？
（延伸閱讀：固定時間邊界：不是問工作需多久時間，先問我想花多少時間）

所以如果知識性工作真的無法像是前述兩個方法那樣，用「成果」與「問題」進行量化拆解，那麼還可以用一個比較暴力的方式進行量化，那就是「時間」。

這時候需要翻轉一下想法，不是「寫這篇文稿要花多少時間？」，而是「要花多少時間寫這篇文稿？」，看似前後翻轉而已，但卻是量化拆解知識性工作關鍵的一步。

什麼是「寫這篇文稿要花多少時間？」我們會開始想說需要花很多時間收集資料，現在腦袋還沒有很好的想法，還有很多東西感覺可以寫，不知道是不是還有什麼資料沒有放進去，於是一個工作絕對有辦法要拖多久時間就拖多久時間。
什麼是「要花多少時間寫這篇文稿？」先設定三天內就要寫完，就要交付成果給他人看，這時候我能寫到什麼程度？或許我只能放入自己最熟悉的案例，我只能先拆解出自己最熟悉的方法，或許還沒辦法在開場白與結尾放入太多精采的故事和論述。（歡迎延伸閱讀：不要這樣列寫作計畫，幫你不拖延完成論文、書籍與部落格創作）

但是，就是從「寫這篇文稿要花多少時間？」翻轉為「要花多少時間寫這篇文稿？」，我可以在三天後先完成一篇有模有樣的「草稿」，這時候，我可以往下一個階段推進，看看如何把「草稿」進一步修正成「原型」，然後再往下一個階段推進成「定稿產品」。

這樣的時間界線設定，可以帶來幾個好處：

短期內就可以有成果交付、有成果可以討論，大家的進度就能開始推進。
知識性產品有可能一開始就想錯，短期內有成果，也就可以短期內快速翻案。
知識性工作也可以開始規劃時間、計算專案長度。

不是科學工作才要實驗，知識性任務更需要實驗，因為我們很難真的用「想的」就想出最完美的結果。反而通常是想了很久，最後才發現根本不是其他人想要的。

這時候只能趕快先產出想法的草稿、原型，然後測試看看，從而產生更好的修正，這也是逐步趨近完美的過程。而這樣的過程，可以利用「時間」做量化拆解。

四，調整思考的具體步驟、獨立出不需思考的步驟

最後一個量化知識性工作的技巧，可以總結為「盡可能把思考步驟化」。有時候我們會覺得，思考這件事情，怎麼有步驟呢？又不是操作一台機器？

但其實還是有步驟的，可以從兩種角度來看：

我用什麼樣的行動去思考。
分類出不需思考的步驟。

什麼是「我用什麼樣的行動去思考」呢？

例如我們在思考時總是「開始上網搜尋」，思考雖然無形，但上網搜尋就是一個具體的步驟。如果覺察到這個具體步驟，有沒有可能透過「調整這個步驟」讓思考更有效呢？或許可以調整為「開始把腦中想法放入便利貼」，或是「拿張白紙快速書寫」，或是「整理腦中想法心智圖」。（延伸閱讀：六種表格式思考法，讓筆記效果立即加分）
雖然都是思考，但思考背後一定有某些具體步驟行動，如果我們思考一直卡關，卻沒有改變具體步驟，這樣下次思考還是卡關，不是很自然的事情嗎？
（可延伸參考：「利用午休散步時間解決難題，走路與大腦思考的測試」。）

什麼是「分類出不需思考的步驟」呢？

例如要完成一個「圖像設計企劃」，當然裡面很多關於靈感、思考、創意的成分，但是一個圖像企劃，有沒有一些步驟是「整理規格資料」、「設定好企劃書格式與基本內容」、「計算基本的設計成本」等等。
也就是裡面一定有一些「相對不需創意思考」，而是需要動手去做的雜事流程，把這些步驟獨立出來，那麼當思考卡關時，不如先做這些步驟，讓這個任務還是有進度，還是可以少浪費一些時間。

以上就是我自己從事知識性工作多年，累積的一些量化拆解知識性工作，幫助自己在推進創意、思考任務時更有效率的技巧，提供給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：

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Esor Huang

電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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