Notion Synced block 三大活用案例教學，超省時間跨頁面同步內容

Notion 無論是在筆記功能、資料管理上都是近年來走在時代尖端的生產力工具，讓專案任務管理、筆記資料庫編排有了新的可能性，而 Notion 在 2021 年 6 月又推出了一個看起來很有發展性的新功能：「 Synced blocks 」，即使是目前的雛型狀態，就已經可以節省許多工作時間。

什麼是「 Synced blocks 」？可以暫時翻譯為「同步中的區塊」， 其主要目的是讓一個資料庫的內容可以更有彈性的同步更新，減少複製貼上後的資料錯亂、資料分歧且不同步的問題。

block 是 Notion 中的一個段落內容，可能是一段大綱、一列行動清單、一張圖片、一則重點速記。透過「 Synced blocks 」：

我們可以從 A 頁面「複製」任何段落區塊到 B 頁面，並且在 B 頁面編輯這個複製段落時， A 頁面也會「同步更新」（或反過來做）！

以前我們免不了會需要在多個不同頁面中複製相同內容，但最麻煩的就是複製後，資料開始變得版本不一致，於是管理變得愈來愈麻煩，也會導致工作出錯。透過 Notion 的「 Synced blocks 」，就能在最直覺的複製貼上過程中，保持同步更新，解決上述問題。

有沒有類似工具可以做到這樣的「跨不同頁面，同步更新相同段落」呢？在 2020 年非常具有開創性的網絡狀知識庫工具：「Roam Research 解放思考自由的網絡狀筆記工具，全圖解教學」，也可以做到類似的效果。

今天這篇文章，我們就聚焦在 Notion 最新的「 Synced blocks 」功能，我想分享幾個重點：

• Notion「 Synced blocks 」的操作細節教學。
• Notion「 Synced blocks 」的應用案例教學。

讓我們來看看操作上你可能沒有發現的小功能，以及到底可以怎麼活用這樣的功能。

Notion「 Synced blocks 」基本功能操作：

如果還沒發現或應用這個功能的朋友，先來看看這個功能最常用的操作流程。

Notion 在設計「 Synced blocks 」新功能時非常貼心，並不想過度干擾用戶原本的操作流程，所以基本上應用這個新功能的方法，跟我們原本「複製、貼上段落內容」的流程是一致的。

首先，我們想要複製一段內容到另外一個頁面（Page），先圈選這段內容，然後就像原本一樣按下 Ctrl + C 複製。

（無論是文字、圖像、待辦清單內容都可以直接複製，但資料庫則有不同方法，可參考：Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析）

接著來到另外一個頁面，直接按下 Ctrl + V 貼上。當貼上時，會出現一個對話選單，詢問是否要「 Paste and sync 」。

如果選擇「 Paste and sync 」，就會建立「 Synced blocks 」同步區塊。

以後，無論是在 A、 B、 C 等等任何頁面中，當遊標移動到「 Synced blocks 」區塊，就會出現一個「紅色標記框」，提醒我們這個段落的內容可以跟其他頁面的相同段落同步。

而我只要直接在 B 頁面的「 Synced blocks 」進行修改，那麼 A 頁面原始的段落內容也會更新，打開 C 頁面同樣的「 Synced blocks 」區塊，也會即時看到最新修正內容。

上述流程非常直覺，就是我們原本習慣的複製、貼上步驟，但現在可以選擇建立同步段落區塊。

「 Synced blocks 」應用案例01：專案計畫與會議筆記

Notion 的「 Synced blocks 」功能上很直覺，那麼實際應用到工作、生活管理時，可以解決哪些問題呢？下面我用三種案例，分享我自己測試後的應用方法。

第一種案例情境，假設我現在在 Notion 上有一個「專案計畫」頁面，在這個頁面中已經針對專案的待辦清單、目標設定、進度流程做好了各種規劃。（如何用 Notion 管理一個專案，可參考：Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法）

但是，現在我們有一個專案會議，要討論這個專案的「目標設定」，於是我們在 Notion 中建立了一則會議協作筆記（要另外建立頁面，有可能是為了跟不同人分享，也有可能是就是要留下會議記錄）。

但是問題來了：

• 專案主頁面中，有目標設定、競品分析。
• 這次專案會議筆記中，也要討論目標設定、競品分析。
• 如何讓「兩個頁面」（專案頁面、會議筆記）裡面的目標設定、競品分析內容雙向同步呢？

如果可以解決這個問題，那麼就可以節省非常多修正編輯、兩邊各自整理的時間浪費。

有了前述的「 Synced blocks 」，這個專案計畫頁面、會議筆記的內容同步問題，就能輕鬆解決。

我們先從「專案計畫頁面」，直接圈選這次會議要討論的內容，例如「目標設定」這個段落。

然後來到這次的「會議筆記」，直接貼上，選擇建立「 Synced blocks 」。

這樣一來，兩個頁面之間就有雙向同步的內容區塊了！到時候開會時，直接在「會議筆記」中協作，修改這個段落的目標設定內容。

而所有修改，就會同步更新回「專案計畫頁面」的目標設定段落。

這個案例情境的操作步驟整理如下：

• 原始內容集中在專案頁面，統一管理。
• 個別會議筆記，先從專案頁面複製內容，以「 Paste and sync 」的方式貼入會議筆記。
• 卻把會議筆記上的任何更新，自動、即時的同步到專案頁面。

「 Synced blocks 」應用案例02：大專案與子任務進度管理

另外一種案例情境，假設我現在管理一個比較龐大的專案，所以除了「專案頁面」外，還需要連結出很多個不同的「子任務頁面」，相信這是很常見的專案整理邏輯。

例如在一個「大型課程專案頁面」中，我連結出另外一個專門管理「課程範本製作」的子頁面。

在這個「課程範本製作」的子頁面中，我開始整理這個子任務的資料，也拆解出這個子任務的待辦清單，安排完成進度。

這時候，我產生一個需求：

• 大型專案底下會有很多個子任務，每個子任務都有自己的待辦清單與完成進度。
• 我想要在「大型專案頁面」統一管理每個子任務的完成度，而不用一個一個點進子任務頁面去看。
• 如何讓「大型專案頁面」與「每個子任務頁面」，都可以看到一致的、同步更新的待辦清單，而不用兩邊手動修改呢？

一旦解決這個問題，同樣的可以讓管理更精準，並且節省許多的管理時間。

這時候，一樣可以利用前述的「 Synced blocks 」。

理論上，一個子任務的待辦清單規劃，應該是在這個子任務的頁面。所以我先進入「製作範本」的子任務頁面，複製待辦清單的段落區塊。

接著，來到「專案計畫頁面」，在製作範本的項目下面，貼上剛剛複製的待辦清單段落。

如此一來，「製作範本」子任務頁面的待辦清單，就和「專案計畫頁面」可以雙向同步了！

我們平常打開「專案計畫頁面」可以看到最新的「製作範本」待辦清單與完成進度，而無論在哪一則頁面中修改，另外一個頁面都可同步更新。

這個案例情境的操作步驟整理如下：

• 在「子任務頁面」拆解待辦清單。
• 將「子任務頁面」的待辦清單，以「 Paste and sync 」的方式複製到「專案計畫頁面」。
• 這樣兩邊都可以查看、管理、修改一致的待辦清單與進度。

「 Synced blocks 」應用案例03：長專案、多專案的焦點整理

第三種案例情境，假設我現在製作了一個「很長」的專案管理頁面，裡面添加了非常多的進度內容。於是我想要：

• 把某一個底下的段落，但目前是「進度焦點」，複製到這個專案頁面的最開頭。
• 當然，也要同時確保頁面開頭、頁面底下的相同段落是可以「同步更新」的。

或者假設，我現在有「很多個」專案管理頁面，但是我有一則自己統一的「每週、每日待辦清單」。於是我想要：

• 把不同專案頁面中，目前的「進度焦點」、「要盡快完成項目」，複製到自己統一管理的每週每日待辦清單。
• 當然，也要同時確保每一個專案頁面、每週每日待辦清單頁面的內容都是同步更新的。

這時候，如果是「同一個頁面」中，想要把很長頁面的後面段落，複製到最開頭製作「 Synced blocks 」，是否可行？

是可以的，只是需要學會進階操作。

同一個頁面中，我們先捲動到底下要複製的段落，但這時候直接用 Ctrl + C 與 V 會失效。

我們可以先捲動到底下的段落，一樣圈選他，但打開左方的選單，在「 Turn into 」中選擇「 Synced block 」，也就是先把這個段落變成一個可同步的區塊，

點一下這個「 Synced blocks 」，在紅色框框的右上方選單，選擇「 Copy and sync 」，這時候可以複製這個同步區塊的內容。

最後，來到同一個頁面的最開頭，或許就設計一個進度焦點的段落，把剛剛那段同步區塊貼上。

這樣一來，無論是專案頁面開頭這個段落，還是剛剛在底下的原始段落，都可以看到同步更新的內容，並且兩個地方都可以同步修正。

這個案例情境的操作步驟整理如下：

• 在長專案頁面底下的段落，先將其模式修改為「 Synced blocks 」。
• 然後在該區塊右上方選擇「 Copy and sync 」。
• 來到專案頁面的最開頭（或者當然任何其他頁面也可以），貼上即可建立同步中的區塊。

「 Synced blocks 」 延伸功能補充：

如果因為某些原因，想要取消頁面之間的「 Synced blocks 」同步區塊，可以在區塊右上方選單中，選擇「 Unsync all 」。

這樣一來，就變回原本單純的複製內容，修改也不會跨頁面同步更新了。

如果「 Synced blocks 」同步區塊開始變多了，如何找到這個區塊「最原始的來源頁面」呢？

在同步區塊右上方的「 Editing in other page 」選單中，看到標示為「 Original 」的頁面，就是原始來源頁面，點擊後可以快速跳轉。

以上就是目前 Notion 的「 Synced blocks 」功能，除了功能細節的教學，也分享三種不同的真實案例應用，歡迎大家一起思考看看如何活用，幫助我們建立更有效率的專案、任務管理流程。

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