圖解 Gmail 13條高效率工作流程，自動整理、快速處理、排程提醒
雖然我在電腦玩物介紹 Gmail 各種功能已經很多年了，讀過相關文章的朋友也不少。不過這兩年講有關 Google 工具、郵件整理的課程時，卻發現很多讀者可能知道這些功能，卻還是沒有把它們串連起來，變成一套真正可以提升效率的工作流程。
而在聽過我的課程，並在課程中跟著我實際演練後，往往 Gmail 整理這一段練習，都能獲得很高分的回饋，許多朋友說終於搞懂郵件整理最輕鬆、最有效的流程到底是什麼。
所以我覺得，自己應該在電腦玩物中，根據自己真正整理 Gmail 、大量郵件的流程，撰寫一篇循序漸進的教學。
我要先說明的是，雖然看似有 13 個步驟，但其實很多就只是「設定一次就好」的工夫，所以只要這條工作流程能建立起來，那麼 Gmail 將會很難回到混亂的狀態，並且可以用最輕鬆的方式，有效的管理大大小小的任務郵件、資料郵件。
之前我也拍過 Gmail 教學的影片，不過那時候剛剛練習拍影片，所以許多地方還不盡完善，但依然可以看到具體的操作流程。
Gmail 快速處理法：
01. 「封存」「不需要處理」的所有郵件
雜亂的電子郵件信箱，除了帶給我們壓力外，也會「增加」許多額外的工作時間，例如要翻找確認重要郵件在哪裡、容易分心處理次要郵件、會漏掉當下需要優先處理的郵件等等，這些小動作時間累積在一起，很有可能就造成了數十分鐘以上的時間浪費。
所以要打造 Gmail 高效率工作流程（或者所有郵件系統也一樣）的第一步驟，就是：
不需要處理的郵件，不要留在收件匣，讓收件匣變成待辦清單，只出現真正要處理的郵件。
但是這些郵件也不能刪掉，因為之後需要追蹤或查資料，所以最好的辦法就是「封存」。
所有「不需要處理」的郵件，按下「封存」，他們就會離開收件匣，但沒有刪掉，而是存在 Gmail 的倉庫（所有郵件）當中，以後真的需要回看時還能搜尋找到。
至於什麼是不需要處理的郵件呢？
- 已經處理完成的郵件：
- 例如已經回信給對方，需要等對方再答覆，這時候可以先封存。對方回信後自然這封郵件又回到收件匣。
- 查看用的資料型郵件：
- 例如公司的行政公告，當下不需要處理，而是以後某一天要用到時才需要查看，這時候也可以先封存，需要時搜尋找到就好（就算留在收件匣，累積一大堆行政公告後還是一樣要用搜尋找）。
你還可以在 Gmail 設定中，開啟「傳送並封存」，當你回覆一封郵件時，傳送按鈕可以同時完成封存的動作（因為回信了，就是不需要處理的意思）。
02. 「延後」「當下不能處理」、「之後才要處理」的所有郵件
但是在需要處理（需要回信或下一步動作）的郵件中，還可以區分為：真正當下要處理的（例如這個早上要處理完，或是更精實一點可以設定為這一個小時要處理的），以及不是當下要處理的。
「不是當下要處理的郵件」是工作效率最大的敵人，因為他們會嚴重干擾我們真正當下要處理的任務，造成工作流程的混亂，以及更大量的時間浪費。
那麼所有「不是當下要處理的郵件」，都可以用 Gmail 的「延後」功能，延後到一個你指定的更好、更適合的處理時間。（你還可以用這個方法調整預設的延後時間：改變 Gmail 預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾）
「延後」的功能有幾個特色：
- 可以指定一個之後才要處理的時間。
- 延後後，郵件會先從收件匣消失，避免干擾。
- 可以在「已延後」分類中找到。
- 指定時間到達，郵件會重新出現在收件匣，並置頂在收件匣頂端。
其實工作中有非常大量「不是當下要處理的郵件」，包含：
- 明確就是之後某個時間點才要處理的郵件：
- 例如下周的會議，下個月才啟動的任務，可以延後到確定的時間再啟動。
- 當下真的沒時間處理的郵件：
- 例如次要郵件，或者雖然是重要郵件但更需要等到我有空檔好好思考處理（或要等等某種確認資訊），這時候可以延後到下次有更好空檔的時間。
好好善用「延後」，結合前面的「封存」，我們的收件匣就可以當作一個有效的待辦清單，不再被郵件干擾，而且：
那些之後才要處理的郵件，更加不會忘記，因為他們反而會在指定時間重新出現在收件匣頂端，提醒我優先處理。
03. 固定時間批次處理郵件，快速答覆並推進下一封郵件
建立前面兩條處理流程後，我有一個習慣：「固定時間，一次處理目前需要處理的郵件。」比起隨時都在看新通知回信，不如先完成一段正式任務，可能一兩個小時（或更久）的間隔，統一看一次收件匣，並處理一批當下需要處理的郵件。這樣的習慣可以節省很多工作分散、分心的時間，但也不會漏掉即時重要的問題處理。
為了讓這個批次處理一批郵件的流程更順暢，我會在設定中開啟「自動推進：前往下一個較新的會話群組」。
因為透過前面的設定，每次我打開收件匣，基本上只會看到當下要處理的、新出現的郵件，清單不會很長，所以我習慣從最下面一封（最早寄來）開始回頭處理，那麼開啟這個功能後，處理完一封就會自動切換到下一封，節省時間。
04. 「拆解」「困難郵件任務」放入待辦清單
但是還有一種郵件，沒辦法只利用前面的封存、延後就完成整理，因為這類郵件可能是一個困難任務，例如要提交一份簡報，我需要花很多個步驟才能完成檔案並回信。
這種郵件我「個人」的真實處理步驟如下：
- 把郵件資料轉貼到 Evernote ，在一則任務筆記中拆解行動步驟、處理資料內容、追蹤後續郵件更新、設定提醒時間，完成之後回信。
- Gmail 中那封任務郵件則用「延後」，設定一個簡單提醒，提醒我什麼時候要回信交付成果。
那麼可以利用 Gmail 的 Google Tasks 來處理：
- 把困難郵件，加入 Google Tasks ，在 Gmail 右方待辦清單管理。
- 在 Tasks 的任務下方拆解子行動清單。
- 這封郵件同樣「延後」到需要交付成果的提醒時間。
在 Gmail 中隨時打開右方的 Tasks ，看到哪些困難重要任務，看到需要執行哪些行動，目前又還剩下哪些步驟，依序推進。
05. 30 秒內「收回」問題郵件動作
在快速處理郵件的過程中，有個功能一定要知道，可以在設定的「取消傳送」設定最多 30 秒的反悔時間。
這時候，如果我們太快按下傳送（結果發現忘記附件），太快按下封存（但其實還沒處理完），都可以利用「取消傳送」的通知收回郵件。
這個設定可以節省很多麻煩。
Gmail 排程提醒法：
06. 「排定」郵件「傳送」時間
前面的「延後」功能，幫助我們自己把郵件設定到一個真正需要處理的時間，真正有空檔的時間去處理。
這樣的概念，可以應用在我要傳送郵件給他人時，把傳送時間設定在對方相對會處理的時間。
例如我週五下班前想要一件事情，打好一份任務說明，雖然可以現在傳給對方，但說不定對方準備下班了根本不會現在就處理，這樣等到下禮拜一之後，這封郵件就會跑到對方信箱的後端，被其他更新的信件掩蓋。
所以這時候在傳送時，就利用「排定傳送時間」的功能，排定一個對方真正需要處理、有空檔處理的時間寄出，反向讓這封郵件出現在對方可能打開信箱時的收件匣最開頭（愈新的郵件在愈開頭）。（延伸教學：Gmail 排定傳送時間教學！郵件跨時區、假期後最佳時間送達）
07. 任務進度郵件「排入」行事曆
如果像是會議、行程時需要查看的郵件，我建議用前面的「延後」功能，到時候在收件匣彈出提醒，進入收件匣頂端即可。
但如果是比較重要的任務進度郵件，例如下禮拜五要提交一個階段性成果，這時候可以結合前面的 Google Tasks 功能，把郵件與待辦清單放入 Google 日曆中。
方法也很簡單，在放入 Google Tasks 的郵件任務上，設定一個提醒時間。這個時間就會出現在我們的 Google 日曆上。（操作細節可以參考：全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學）
08. 需要追蹤某些寄出的郵件進度？用「延後」提醒
如果說，有些郵件我已經回信了，但是下禮拜我想要「提醒自己」記得追蹤看看對方有沒有進度，尤其當對方一直沒再次回信而我又忘記。
這時候，還是可以用前面的「延後」功能，到「寄件備份」找到要後續追蹤的郵件，設定一個延後時間。
等到時間到達，這封郵件同樣會出現在收件匣頂端提醒我，而我就可以看看對方是否有進一步的回信與處理（當然，對方提前回信的話，這封郵件就會自然出現在收件匣了）。
Gmail 自動整理法：
09. 訓練自動分類郵件，統一刪除不需要的郵件
Gmail 預設的郵件分類方式，可以開啟幫我們自動分類社交網路、促銷內容、最新快訊、論壇等通知類郵件。（參考：Gmail 收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法）
通過自動分類，我就可以建立更快速的處理流程：
- 主要收件匣：利用前面的處理步驟整理。
- 社交網路、促銷內容、最新快訊、論壇：通常就是掃一眼標題，沒有重要的就「全選」然後「刪除」。
- 因為就算是銀行來信，現在也都可以用網路銀行查詢，這些通知郵件不一定有必要留下來。
這樣一來，就可以大量節省我們處理郵件的時間，也就是不用處理那些通知型的郵件。
但是，如果 Gmail 自動分類有時候不準確怎麼辦？
所以我們要一邊使用，一邊訓練他。
方法也非常簡單，把郵件按住後拖曳到需要的分類中，並在提示訊息選擇「是」，以後就自動套用你決定的自動分類規則。
10. 盡量不要分類，用搜尋找到郵件
如果我們想要找到以前某個任務、某個客戶、某個行政流程的相關郵件，查看之前的資料，我們應該怎麼做最有效率呢？
我的建議是，用「搜尋」找到就好。
理由很簡單，就算我做了分類，但如果老闆相關的郵件有數百封，某個專案相關的郵件有數十封，我真的能因為分類就快速找到嗎？
而且分類還要手動整理（或手動建立規則），但我真的可以每一次都正確的手動嗎？如果不能，那是不是代表一定有一些東西其實在我做好的分類之外，而那可能往往還正是我需要的？
這些時候，我們還是要用搜尋，那不如一開始就設定有效的搜尋邏輯就好。
我的建議是，把握幾個搜尋關鍵字，就可以快速找到需要的郵件，不用依靠分類：
- 專案名稱、任務名稱、活動名稱等等：要做什麼事情，那件事情的任務關鍵字就是最好用來搜尋的關鍵字，因為通常都會在郵件標題、內文中提到。
- 客戶名稱或郵件地址：很簡單的邏輯，有郵件就表示我跟某人合作某件事情，那麼我要找到那件事情的郵件，不就是搜尋那個人就好了嗎？
11. 手動建立過濾規則，自動分類次要但需要處理的常態郵件
不過有一種時候，利用 Gmail 的標籤分類、自動過濾規則來整理是有效的。
那就是我工作上可能有一種常態性郵件（例如某些行政公告、某些要申請的帳單等等），數量還不少，每天都會造成我的信箱干擾，但也不是完全不需要處理，而是只要一段時間快速確認一下即可。
這類型的郵件，我會建立「自動過濾、分類標籤」的規則，把他們統一集中到某一個 Gmail 標籤中，讓我到時候可以統一一次處理。
快速步驟如下：
- 打開其中一封這類郵件，在右上方的「...」選單選擇「篩選這類郵件」。
- 通常就是利用該封郵件的寄信來源地址過濾。
- 建立一個篩選器，可以設定下面規則：
- 略過收件匣，一開始就封存，不要干擾重要任務，但我之後可以統一查看。
- 套用標籤：建立一個標籤分類這種郵件，之後我才能統一查看。
- 將篩選器套用到之前出現的郵件。
- 最後建立篩選器即可。
- 細節教學，可看操作步驟，不過現在的我會認為不需要幫專案郵件自動分類：Gmail 如何幫專案郵件自動分類？自動畫重點顏色？
但你可以發現，篩選的規則無非也就是利用「寄件來源地址」、「標題或內文的任務關鍵字」進行過濾，其實跟搜尋差不多，只是對於這類常態郵件可以有一個更方便的處理流程而已。
Gmail 清空收件匣：
12. 一次性清空，之後整理絕對輕鬆
如果你之前的收件匣是雜亂的狀態，要實行上述步驟會先面臨一個難題：我的收件匣有數千封、上萬封郵件，要如何慢慢的封存、延後處理呢？
我的建議如下：
- 針對主要收件匣：花一兩個小時，把近期的郵件快速封存、延後、放入待辦清單。
- 這時候不是要回信，而是只做上述「判斷」的動作，我相信一兩個小時可以完成數百封郵件判斷。
- 這時候，近期真正要處理的郵件已經判斷完成了，可以「全選」收件匣中所有剩下的郵件，一次封存。
- 至於社交網路、促銷訊息等自動分類的郵件，我的建議是全選後全部刪除。
每一天我要下班前，都會完成一次這樣的「清空收件匣」動作，接下來我就能進入一個正向循環：
- 每次我打開收件匣，只會看到新出現的任務郵件，以及我之前延後的任務郵件。
- 我只要花更少的時間，判斷這些郵件是要封存、延後，還是當下處理、放入待辦清單處理即可。
- 整理郵件的時間會變得最少，並且收件匣基本上很難回復混亂的狀態。
13. 統整多個帳戶郵件，執行上述處理流程
最後，我也會把公司信箱（如果系統允許）、個人 Gmail 統整在一起，確保所有郵件都能統一在上述流程完成最有效率的整理。（教學參考：如何整合轉移多個 Gmail 帳號教學：匯入其他 Gmail 信箱郵件）
郵件是要「完成任務」之前需要經過的「工作通道」，但不是處理工作本身。我們真正處理的任務可能是客戶的問題解決、簡報文件檔案、最終要完成的產品等等。因為是「工作通道」，雖然重要，但要盡可能愈快通過愈好，不要在上面花掉太多時間。
上述的工作流程，就是幫我的 Gmail 建立一個準確、快速的通道，讓我在上面不需要停留太多時間，但又能準確解決應該解決的問題。
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。
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