[高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？

作者： Esor Huang 10月 28, 2021

執行任務難免有很多臨時意外與零散資訊，工作時候本來就有很多會議與討論，我們為了不要忘記，準備一本筆記本，開始把這些事情記下來。不過，筆記是寫了，但為什麼這些筆記往往還是無法有效的拿出來利用，總陷入下面這樣的情況：

「筆記愈記愈多，但看到凌亂的筆記更頭大，雖然寫下來，最後還是只好依靠大腦記得牢不牢靠，當大腦遺忘，筆記該要用的時候還是會漏掉去查看。」

於是工作最後還是只能兵來將擋，水來土淹，死到臨頭趕快解決，沒辦法發揮筆記的妙用。

其實可以從兩個「筆記習慣」，查看我們的筆記整理邏輯是否有效：

（相對無效）筆記是照著發生時間寫

（相對有效）筆記是照著任務邏輯寫

（相對無效）筆記寫的時候只想要記住資訊

（相對有效）筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動

2024/3/8 新增「如何開始撰寫 10 年累積型筆記」的影片解說版本：

為什麼我的筆記往往只在解決最近的問題時才有效？

在職場上做好筆記，不只是要記住，而是要解決下面這樣的惡性循環：

瑣事太多
於是想法發散不集中
這時候再加上很多臨時意外
於是開始容易出錯
在執行工作時無法專注

這時候，筆記真正的用意是要「重整思緒」，把上面雜亂的結構在筆記中「理清成可以行動」的結構。

如果只是把現實的雜亂、腦中的紛亂直接寫成筆記，或許不會完全沒用，但效用期會變得很低，只能在我大腦還有深刻印象時拿出來參考。

例如隨手記下上課重點，幾天內看還能參考，幾個禮拜後就幾乎不知道怎麼使用。
例如隨手寫下會議重點，幾天內要解決還有幫助，一兩個禮拜後要處理的時候，大概就開始漏東漏西。

那麼要怎麼改變這樣的整理邏輯呢？我打算從2021年年初自己推出，頗受好評（有許多朋友跟我說他們重看好幾次）的線上課程「高效能職場筆記法」出發，將職場筆記的一些重點技巧，整理成一系列文章分享，也歡迎你提出自己的職場筆記問題，讓我研究參考。

（相對無效）筆記是照著發生時間寫 VS （相對有效）筆記是照著任務邏輯寫

我以前打開筆記本，也很習慣的依照時間順序，從第一頁開始寫起，但這往往會造成一些問題：

第一頁寫上 10/1 針對A專案的會議紀錄，第二頁寫上 10/2 我對B專案研究思考的某些想法，第三頁遇到 10/3 時A專案發生新的問題，第四頁輪到 10/4 時客戶跟我討論B專案的一些修正與待辦行動......就這樣持續累積，然後有可能到了 10/30 已經寫到了十幾頁的地方，又會出現A專案另外一次的進度會議重點。
如果我只是 10 月初要確認 A 專案的細節，這時候大腦還記憶猶新，只要回頭翻前幾頁的筆記確認，或許還足以應付。
可是當到了 10 月底，要重新確認 A 專案的所有細節時，因為筆記本中已經有許多雜亂的專案、任務、會議記錄，就變成一件很困難、花時間，又容易遺漏的事情。

依照發生時間寫筆記，是一個很直覺的寫筆記習慣，但用在工作上時，反而容易讓要管理的事情變得很分散：

跟著發生時間隨手「記下」發生的想法、資訊、待辦，看起來很自然，但發生的時間不一定是要處理的時間，更不是任務處理的邏輯。
當最後事情跟著發生時間排序時，這樣的筆記就變成要依靠大腦去找回與確認，反而失去了筆記記下來幫忙大腦減壓的本意。
需要執行某個任務時，回頭去找幾月幾號的會議記錄，好像是個合理的習慣。但是，任務真正的執行順序其實往往不是會議的順序，如果筆記是一大堆幾月幾號的會議記錄，不僅大腦要花時間回頭去確認，反而還會搞亂真正任務執行的優先次序。

那要怎麼辦呢？其實也不難，無論使用什麼筆記工具，筆記應該照著任務邏輯來寫。

這時候，我們的筆記本裡就不會是這樣：

10/1會議紀錄
10/2討論記錄
10/3思考記錄
10/4會議紀錄
10/5電話記錄
反而要回頭找某個任務細節的時候很花時間

這時候，我們的筆記本會變成這樣：

A任務筆記

包含不同日期的記錄，但根據任務執行邏輯整理

B任務筆記

最簡單的方式，就是有一個專屬的任務頁面，無論這個任務在什麼時間、哪個會議發生什麼事情，不是新增一則時間記錄或會議記錄，而是回頭更新這個任務筆記頁面。（可以參考：如何讓筆記本不是散亂流水帳？先專案、改任務、後行動清單）

（相對無效）筆記寫的時候只想要記住資訊 VS （相對有效）筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動

為什麼我們的筆記很容易變成一天一頁、一會議一篇的情況呢？很有可能是我們只是想到要「記住」，而沒有想到更關鍵的是要「執行」。

當我們只是想到要記住發生在眼前的資訊，就會很自然的翻開一頁就開始隨手記錄，甚至拿起一張便利貼就開始速記。但這樣的記錄很自然的衍伸出前述的問題。

那麼可以怎麼做呢？其實也不難，在記下來的時候，多想一下未來要怎麼行動，並且把要記的內容寫在「未來要行動的地方」。例如：

老闆會議中跟我說，之後要製作產品網頁時，可以把剛剛討論的消費者需求問題寫在網頁中當做訴求。
隨手記的方法，就是把老闆剛剛說的這段話，直接寫在今天的會議筆記中。但是這樣的記錄，只能解決幾天內要完成的事情，如果時間一久，往往到時候就漏掉忘記，或是要花很多時間回頭確認。
而「寫在未來要行動的地方」，就是立刻打開目前正在構思產品網頁要怎麼設計的那一頁任務筆記，在裡面文案的部份，加上一句：「把消費者需求問題寫上去」，甚至當下就把剛剛討論的需求，簡單轉換成文案，記在網頁文案筆記的行動內。
可延伸參考：「如何整理會議筆記更有效率？不要留下會議筆記」。

這樣的作法，可以帶來兩大好處：

未來等到要製作產品網頁時，理當會打開那一則任務筆記，這時候自然就看到文案的行動下方，有「把消費者需求問題寫上去」，自然就記得去執行，也不用另外去確認。
如果在記下來的時候，就想到未來要怎麼執行、如何行動，有可能我當下就會發現「剛剛討論的消費者需求」，有些很難轉成文案，這樣當下就可以跟對方詢問，討論怎麼轉換、刪減，這樣到時候的行動又更加明確。

這時候，我們的筆記本就不會是這樣：

老闆今天說：XXXXXX
客戶剛剛說：XXXX
老闆要我記得XXXXXX
下次要做XXXX的時候記得XXXXX
這樣雖然記了一大堆，但真正能夠執行的反而很少

這時候，我們的筆記本應該會變成這樣：

A任務

文案

老闆某天說做到文案時記得加入XXX

B任務

結案

客戶某次說要記得做一個XXX版本

職場筆記和我們的課堂筆記、學習筆記有很大的不同，那就是一定是以任務為導向的。這時候，改變上面兩個筆記習慣：

（相對無效）筆記是照著發生時間寫

（相對有效）筆記是照著任務邏輯寫

（相對無效）筆記寫的時候只想要記住資訊

（相對有效）筆記寫的時候同時去想未來怎麼行動

改變這兩個習慣，可以立刻幫我們寫出更有效、更不容易遺忘，並且不混亂的工作筆記。（事實上，課堂筆記、學習筆記如果以這個邏輯來撰寫，也會大幅提升使用效率喔！）

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Esor Huang

電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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