架構愈簡單，整理愈簡單：談專案不斷變動時的工作系統整理方法

那一天在線上視訊課程中，跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」，討論如何建立工作系統的邏輯與方法，課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後，我又留下時間，繼續跟大家討論延伸的各種問題，這時候，有一位朋友問了下面這個問題，問題的大意如下：

「就算我們把工作系統整理好了，但是當專案一直變動時，要如何在自己的系統中修改調整呢？」

這個問題，其實帶出了一個更根本與現實的問題：「專案的計畫、任務的整理，不可能是一次性就完成的，甚至永遠不會有真正意義上的完成，我們的工作系統本來就會一直處在一個變動的狀態。」

那麼，什麼樣的工作系統，適合應付這樣不斷變動的狀態，並且在變動的過程當中可以很方便地進行調整，又不會遺漏變動的細節呢？

課程的當下，我給出了一個回饋是：「架構愈簡單，整理愈簡單。」並進一步解釋到，對於個人執行專案、目標的工作系統來說，最需要看到與管理的無非是「優先次序」與「下一步行動清單」而已，如果系統能夠最簡單的排出優先次序與行動清單，那麼我們變動時要管理也更加容易。

如何整理一個工作系統？

首先，讓我快速、簡單說明一下，自己目前架構工作系統的重點方法。

• 一個任務，一則筆記。一個專案，一則筆記。

• 簡單的幾句口訣，代表一個任務的所有碎片，都要集中在一則任務筆記中管理。
• 也代表一個大型專案或目標的所有任務，都連結到一則專案目錄筆記中管理。
• 這個方法論我在電腦玩物提過許多次，這邊就不再細講，可參考文章：「當你有上萬筆資料如何快速找到資料？ Evernote 四個整理技巧」，或是我的子彈時間管理術線上課，以及2022年即將重新開辦的實體課。

• 任務、專案筆記中最好的排序，就是優先次序與行動清單

• 當然，這些任務碎片、筆記連結進入專案目錄筆記後，不是隨便亂放，但也不需要很複雜的架構整理，在一則專案目錄筆記中，我只是把握下面兩個整理原則而已：
• 排出優先次序
• 排出下一步行動清單
• 這樣的架構，就只是一個大綱，因為只是一個排序大綱，所以調整起來很方便，但是當使用起來其實也真的就能滿足執行的需求。

整理好的系統什麼時候需要變動？要如何在自己的系統中修改調整？

在這樣簡單的「大綱排序架構」中，遇到事情有各種變動時，可以怎麼調整呢？就讓我舉一些例子。

• 事情完成了？

• 把完成的那一段大綱剪下，調整順序貼上到後面的封存大綱即可。
• 因為只是大綱，不需要什麼複雜的標籤、參數、表格調整，就只是簡單複製貼上，就能保持：「需要做的事情優先在前方，做完的事情放到後方」！

• 事情取消了、修改了？

• 在大綱上畫一條刪除線（不是打勾完成），或是移動到下面的大綱備案即可。
• 在專案、任務的變動過程中，有時候很重要的一點是「要保存變動的版本，要記住原本的方案如何變動到現在方案的過程」，這時候，大綱的方式其實就是畫一條刪除線便能看到變動過程。

• 增加了新的事情？

• 無論專案、任務臨時增加再多的待辦事項，其實我們通常都只需要問自己一個簡單關鍵的問題：「這個待辦事項，要在工作流程的哪一個步驟執行？」
• 這時候，只要把這個新的待辦事項，插入在大綱中要執行的那個順序位置即可。
• 到時候順著大綱順序執行，一定就會看到這個臨時插入的待辦事項。

• 執行的次序改變了？

• 一個專案也可能常常在改變優先順序、行動順序，這時候，如果只是簡單的大綱架構，那麼其實只要調整大綱順序即可。
• 也是因為這樣的好處，無論在我自己使用的 Evernote ，或是團隊使用的 Notion （即使它可以做出複雜有趣的專案架構，後來我發現還是大綱最簡單且方便調整），或是早期我用過一段時間的 Workflowy 等工具中：

我最後還是選擇「一個可以排出優先順序、行動順序的大綱清單」就能搞定一切。

目標管理系統的關鍵架構：

• 複雜的表格、架構，如果可以不做，我就盡量不做，尤其不要為了看起來美觀或整齊而做，更不要只是為了整理資料而做。
• 一旦我的專案變成複雜的表格架構，我在調整時勢必就要花更多時間去調整參數，調整位置時會牽連更多改動，於是改動系統的時候往往也要花上很多時間，甚至變得難以隨時調整。

• 而架構簡單的大綱，根據優先順序、行動順序排序，修改起來很容易。
• 在筆記大綱中，可以隨時調整，只要複製貼上，插入到大綱需要的位置，或是前後移動即可。
• 這樣反而可以保持變動的彈性，隨時變動都能立即修改。
• 而大綱順序是行動順序，也就已經是專案需要的執行順序了。

那一天的線上視訊課程，有一位同學留言寫了一句總結：「一件事情再大，真正要解決的還是優先次序與行動清單的問題而已。」

簡單的架構，不需要花很多時間在資料層做管理，也不需要複雜的系統讓資料呈現漂亮的狀態，但只要有行動順序，目標就已經能很好的推進。

結語

我聚焦的是個人工作系統的建立，如果是團隊的、公司層級的專案建立，那麼上面的方法自然還不夠。（例如一個超大型團隊專案，可能還是需要甘特圖。）

不過反過來說，個人的工作系統，用簡單架構，節省自己的整理時間，也讓變動時節省調整時間，執行時還是能確保不遺漏，那麼這樣的系統就是有效的。

當然，在這樣的系統背後我還有搭配像是進攻行事曆的管理方法，也歡迎大家參考。

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