Google 文件內建請求核准功能，建立多人審查批准的簽核流程教學

在 Google 雲端硬碟上進行 Google 文件、簡報、試算表的協作，除了一起編輯、校對、統整內容外，真實的辦公室流程裡還常常會出現另外一種工作需求：「公文書簽核、合約審查、統計報表批准」，而現在 Google 的文件、簡報、試算表工具，終於開始正式內建了可以「請求核准」的簽核功能。

這樣的功能，之前在 Google Drive 中只能用「外掛程式」來完成，不過外掛程式相對不穩定。而現在開始， Google Workspace（ G Suite、 Google 企業版）中，開始把之前測試中的「核准、簽核」功能，在 Google 文件、簡報、試算表中正式更新了！

試想看看這樣的情境：

• 有一份會議記錄文件，需要給與會者分別簽核，證明會議記錄正確。
• 有一份行政公文文件，需要給主管批准，才能繼續進行下一步動作。
• 有一份合約，需要讓客戶先審查，客戶核准內容後，才進行後續簽約。
• 有一份簡報，需要讓主管、同事審批內容，批准後，成為正式報告文件。
• 有一份統計數據試算表，需要給相關單位核准，確認內容沒有錯誤。

現在，這些需求情境，可以在符合資格的  Google Workspace（ G Suite、 Google 企業版）帳戶下，利用 Google 文件、簡報、試算表「內建」的「請求核准」功能來完成，並且在文件中明確地留下簽核紀錄。

今天這篇文章，就來仔細分析一下 Google 文件、簡報、試算表「內建」的「請求核准」功能細節與教學。

01. 開啟文件，請求核准

在  Google Workspace（ G Suite、 Google 企業版）帳戶中，開啟一份 Google 文件、簡報、試算表檔案，在左上方的「檔案」選單中，就可以開啟「核准」的功能。

開啟後，右方會有一條功能列，可以設定核准的流程，並且在審查簽核過程中進行討論。

02. 指定要核准的人，並授權

在右方的功能列中，選擇「提出新的核准要求」，就能開始授權給不同的人簽核（可以指定公司內部的人，也可以指定公司以外的客戶或合作者）。

在「要求核准」的設定畫面，依序完成下面步驟即可：

1. 輸入要請求簽核、審查的人員的 Google 帳號。
2. 留下訊息，提示對方審核的重點或需求。
3. 設定「到期日」，可以提醒對方在指定日期前完成簽核。
4. 勾選「允許核准者編輯這個檔案」，如果不勾選，對方只會獲得註解的權限。
5. 勾選「傳送核准要求前先鎖定檔案」，鎖定檔案後，才不會不小心編輯已經在審核過程中的內容。

最後記得按下「傳送要求」按鈕。

03. 核准過程可以鎖定文件，避免隨意修改

從前面的步驟，可以看到我們能夠讓簽核過程的文件處於「鎖定」狀態。

在鎖定狀態的文件，只能查看，不能直接觸發任何編輯、註解的功能，可以避免審查過程，不會有人不小心修改了文件。

但是，這也不是強制鎖定喔！因為其他有權限的人，還是可以隨時多按幾個按鈕，「解除鎖定」的狀態。

所以它的目的主要是避免不經意地修改，提醒大家文件在審核中，盡量不要修改。

04. 可以建立多位簽核者，但不能預設審批順序

目前 Google 文件內建的核准功能，一次可以建立多位簽核者，但不能預設順序。例如「不能設定」成 A 簽核完成，自動授權給 B 繼續簽核，在 A 簽核完成前， B 不能簽核。

Google 文件的多位簽核者，每個人都可以隨時簽核，全部核准後，這份文件進入批准狀態。

那如果想要建立簽核順序怎麼辦？那就要自己手動在這次都核准後，繼續在這份文件提出新的核准要求。

05. 簽核的時候，可以批准、拒絕，還可留言討論

建立核准流程後，除了單純的簽核，還可以進行討論。

簽核者收到通知，打開這份文件，會在文件上方，浮現一條「核准」、「拒絕」的工具列。

在右方的功能列中，每一位簽核者還可以留言討論，留下對這份文件的討論意見，這些意見也都會永久保存下來。

06. 簽核過程有人修改文件，所有人要重新核准

前面說過，簽核時可以鎖定文件，避免不小心的修改。那如果真的需要修改時會發生什麼事情呢？

如果簽核過程還沒有完成，但中途有人修改了文件，這時候會「重設所有核准流程」，也就是之前已經簽核過的人也需要重新簽核一遍。

例如，這份文件要給 A、 B、 C 簽核，這時候 A 核准了，但 B 和 C 還沒，文件有了修改，那麼 A 就會需要重新簽核。

07. 有人拒絕，可以重新提出核准要求

簽核過程，有人核准，有人拒絕，文件擁有者可以隨時追蹤目前的簽核狀態。所有人都提出自己的審查意見後，文件還可以「再次提出核准要求」。

08. 每一次的核准流程，都會記錄

一份文件、簡報、試算表可能會經過多次的核准流程，或是經過多個層級的簽核，這些都會在這份文件中留下審核紀錄，可以隨時回去查看。

 09. 核准過的文件又被編輯，會怎麼樣？

因為 Google 文件、簡報、試算表的多人協作特性，有可能一份已經全部核准完成，上次簽核流程已經全部結束的資料，之後有被其他人編輯。

這時候，可以在核准記錄中看到一個明顯的提示：「目前的版本，並非之前簽核完成的版本」，並提示我們如何去找到有簽核確認的舊版本。

 

以上就是目前  Google Workspace（ G Suite、 Google 企業版）帳戶內建的文件核准功能，值得需要在辦公室流程進行簽核、審查、批准文件的朋友試試看。

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