用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學，一個畫面整合待辦清單、專案進度與行事曆

最近在電腦玩物寫了兩篇文章，獲得不少回饋，一篇提到要幫自己打造一個時間管理入口，可以統整自己重要專案進度、安排並統一看見今日要做的重要行動清單（參考：2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例）。另一篇有讀者提到他的時間管理入口是 Google 日曆，想知道如何把他變成像是單機專注視窗的軟體（參考：避免瀏覽器雜亂分頁干擾工作，把常用線上工具安裝成專注應用 App）。

這讓我也想來寫一篇新版圖解教學，如果要把 Google 日曆當作時間管理入口，在一個畫面同時解決行事曆、專案進度規劃、每日待辦清單安排等問題，可以怎麼設計呢？

下面就來一層一層拆解，分享利用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口的功能、方法，以及優缺點。

想知道更多 Google 日曆延伸應用的朋友，還可以參考：

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2024/2/8 我拍攝了一段解說影片，分享如何利用 Notion Calendar 打造時間管理入口，同時也對比一樣具備「行事曆中心」功能的 Evernote Calendar 與 Google 日曆 ，看看可以有哪些打造生產力入口的方法。

在 Google 日曆網頁中，開啟 Google Tasks 工作列

• 建立要交付的任務成果
• 在Google日曆網頁右方開啟 Google Tasks 工作列，新增一項一項我們要完成的任務。
• 可參考何謂任務單位：如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理

• 切割子工作
• 但是一個重要任務，往往需要多個執行步驟，如果想要拆解任務中的行動清單，可以利用「子工作」（縮排）的功能來完成。

• 設定時間排程
• 無論是任務或是子工作，如果有明確必須完成、交付的時間，可以加上時間安排，這時候這項工作就會被安插到 Google 日曆中，變成那一天的待辦清單。
• 可設定重複執行時間
• 例如每個月底幾號要提交工作報告，可以設定重複循環的工作，自動安插到未來每個月的行事曆。
• 可以安插在會議行程之間的空檔時間
• 時間提醒也可以設定到幾點幾分要執行，例如安排時間時，想要在會議之間穿插空檔推進某個工作，就可以把時間安排在這裡。

• 區分清單
• 慢慢的任務變多，可以利用清單來分類。
• 無論任務在哪一個清單，所有清單上的工作只要有設定時間，都會統一顯示安插在 Google 日曆中。
• 例如你可以區分重要任務、雜事任務、企劃任務（還沒辦法安排時間）的清單分類。

• 手機上目前用一個 Google 日曆 App 也可完成基本操作，無論是查看已經排好時間的 Tasks ，或是新增 Tasks 皆可。
• 而且手機上也有時間提醒功能，這些設定時間的 Tasks 可以發出通知。
• 但是如果要在手機上完整管理 Google Tasks ，還是要另外安裝 Google Tasks App 。
• 下圖中藍色有打勾圖案的，就是 Google 日曆上安排的 Google Tasks 待辦清單。

如何在 Google 日曆這個統整工具中，用單一畫面做好時間管理？

• 每週可以規劃下週的「重要任務」行動清單
• 如果要實現我的每週安排子彈行動清單的方法，也是做得到的。（延伸教學：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）
• 每週日，在 Google 日曆上，打開 Google Task 的「重要任務」清單中，設定重要工作要安排在下週的哪一個日期或時段執行，安排時可以同時考慮到會議與專案進度時間表。
• 安排後，同一個 Google 日曆畫面，也就可以同時展示出下個禮拜每一天的待辦清單、下個禮拜的專案進度，以及下個禮拜已經被占用的各種會議行程時間。

• 有臨時任務，可以先插入「瑣事清單」
• 每一天一定會出現一些雜事，可以先放入雜事任務清單，然後下決定要哪一天執行，設定時間，就會進入Google日曆的時間表中。

• 額外還不需安排時間的任務怎麼辦？
• 可以區分一個企劃清單，但還不需要設定時間加入行事曆。

• 大型長期專案怎麼辦？
• 一個專門的清單
• 例如一個大型專案，可能要切割出數十個以上的任務，每個任務可能還有許多子工作行動。那就單獨建立一個清單分類來管理。
• 區分階段性任務
• 在專案清單中，把每一個階段任務先用第一層 Task 切割出來。
• 切割階段性任務的子工作
• 在每一個階段任務下用子工作切割小行動。

• 設定階段性任務完成時間
• 對照行事曆上的專案完成時間，回推計算每個階段任務要交付的時間，讓這些任務出現在行事曆上。
• 建立進攻行事曆
• 在行事曆上建立進度條，提醒自己什麼時候要開始推進某一個階段性任務。

如何檢視自己的時間管理入口？

• 設定兩週檢視
• 為了同時檢視每天行程會議、每日待辦清單以及看到前後天的工作時序，我覺得兩週檢視是一個好的檢視區間。
• 你可以在 Google 日曆的設定中，自訂一個兩週檢視的區間。（參考：10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間）

• 專注當週、當天、時間表檢視
• 如果要專注安排好的當下工作，可以切換到週、天，或時間表檢視。
• 時間表檢視看起來就很像是一個結合行程、會議、專案進度與待辦清單的 To Do List。
• 但是如果要月檢視的時候，可能關上 Tasks 檢視（把左方的 Tasks 日曆先取消顯示）會更好，因為這樣月曆模式下才不會雜亂。

小結：

上述這樣的做法，優點就是：

• 利用最簡單好上手的工具：「 Google 日曆」，就能成為我們的時間管理入口。
• 在單一畫面中，同時管理待辦清單、行程會議、專案進度等需求。基本上作為時間管理入口的功能都可滿足。

但是，當然也有缺點。

• 第一個缺點是，如果你要執行的任務量很龐大的時候，你還是需要一個可以驅動龐大資料，方便搜尋，有更強大整理功能的工具。例如 Evernote、 Notion 或各種專案管理工具。
• 如果我們要管理的不只是一個月內的近期任務，反而工作上有大量的長期任務，那麼上述的系統可能無法負荷這樣的管理需求。
• 例如下面是我大概每一年的任務量（還不是指行動清單數量，而是指要具體完成的一個一個任務成果數量）：
• 每年10多個要執行的長期產品專案
• 每年上百堂課程邀約
• 每年上百篇的文章產出
• 不在上述明確專案、任務中的其他臨時任務
• 其他自己想要推進的專案目標
• 如果還有生活的專案與目標呢？
• 如果是這樣的任務數量，而且常常同時要管理近期任務，也要同時處理與掌控好幾個月後的任務，那麼上述的時間管理入口不一定足夠。
• 延伸參考：2021覆盤：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用
• 第二個缺點是，如果你要覆盤的時候，你要累積的時候，上述的時間管理入口可能無法幫你解決問題。
• 因為時間管理最大的問題不是排清單或是列時間表，而是在收集的大量目標或任務中，不斷重新思考，深入拆解，測試行動，並黃金行動。

不過，列出這兩個缺點，不是要說「用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口」無效。

正好相反，因為是「入口」，如果你希望自己有一個簡單、容易操作、但精準有效的引導，讓自己可以掌控這個月、這一週、這一天最重要的行動，那麼上述方法絕對可以幫助你達到最高的效率，或許也能跟你更複雜的專案管理系統搭配使用。

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