利用 Trello 強大新功能 Dashcards ,打造跨專案管理儀表板教學
Trello 中當一次進行多個專案,開啟了更多看板,這時候不同看板中包含了更多我們應該要關注、執行的任務卡片。於是在這樣的情況下,要如何為自己建立一個「追蹤、過濾、統整」所有不同專案中任務卡片的機制,可以有效的注意、進入到這些繁雜任務的狀態呢?
這就很像我之前提到的「建立時間管理入口」的價值:
如果說 Trello 中也可以有一個統整頁面:
- 自動彙整來自不同專案看板的內容
- 自動過濾出需要執行、管理的任務卡片
這樣管理起 Trello 將會更加輕鬆有效率。
目前在 Trello 的付費版本中,有一個「 View 顯示圖」功能,可以透過時間表、行事曆等樣式,統一管理不同專案看板中的任務卡片。
而如果你是 Trello 免費帳戶的使用者,那麼最近 Trello 也推出了一個新功能:「 Dashcards (儀表卡)」,透過簡單的設定,我們可以設計出統一的、視覺化的監控看板,在這裏面輕鬆地看到自己這個禮拜應該緊急完成的任務,追蹤某些重要任務的完成狀態,注意到某些已經過期的任務,即使他們可能原本散落在不同的專案看板當中。
開啟 Power-up 的 Dashcards (儀表卡)功能
想要啟用「 Dashcards (儀表卡)」,可以開啟 Power-up 清單,蒐尋找到「 Dashcards (儀表卡)」,直接安裝並完成授權步驟即可。Power-up 功能可參考:Trello 免費開放無限新增強化功能,讓你自訂卡片功能、看板檢視
設定 Dashcards (儀表卡)過濾機制教學
「 Dashcards (儀表卡)」的基本功能是可以設計「篩選條件」,過濾出「同一個工作區」符合條件的所有卡片。例如我的團隊工作區中有 9 個專案看板,我可以利用「 Dashcards (儀表卡)」過濾出所有指派給我且本週到期的任務,這時候「 Dashcards (儀表卡)」上會顯示我有 11 個任務需要完成,點開後也可以統一看到來自不同專案看板中本週我要完成的任務。
開啟「 Dashcards (儀表卡)」,有一些預設範本可以使用,也可以從頭到尾自訂。
- 先修改「 Dashcards (儀表卡)」名稱。
- 更換卡片的背景圖。
- 設定要從哪些看板過濾,或是過濾整個工作區的所有看板。(也可以針對某個列表來過濾)
- 設定篩選條件,例如指派給我的卡片。
- 可以有多條過濾條件,例如再加上截止日期在本週內。
如何使用「 Dashcards (儀表卡)」?
於是我會獲得一張「 Dashcards (儀表卡)」,顯示過濾出多少數量的任務。點開連結,就能快速跳轉到相應專案看板的任務卡片。
「 Dashcards (儀表卡)」應用案例舉例
- 應用案例:建立一個 Trello 上的時間管理入口
- 假設在工作區中,同時進行很多個專案,那麼我可以建立一個「管理入口儀表板」的看板,裡面全部以「 Dashcards (儀表卡)」構成。
- 有我要執行的任務儀表卡,有我要追蹤的任務儀表卡,有剛剛新增而我還需要確認的任務儀表卡,這樣一來,我只要專注在這個入口,就能管理好跨專案的不同類型任務。
- Evernote 新的首頁功能也有異曲同工之妙。
- 應用案例:理財專案
- 「 Dashcards (儀表卡)」還有一個進階應用方式,那就是可以做基本的數字資料加總、平均計算,進行不同任務卡片中的所有數字欄位加總。
- 例如我曾經寫過一篇用 Trello 設計理財專案的文章,裡面提到可以用自訂欄位功能設計像是金額欄位,這時候,「 Dashcards (儀表卡)」可以把所有包含金額欄位的卡片進行加總,於是你可以獲得目前的總金額。(參考文章:如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本)
- 不過「自訂欄位」現在是付費帳號專屬的功能。
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