[高效能職場筆記法-8] 間歇日記結合每週清單，要事完成率大提升
我在「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧」一文中，曾經很仔細的分析自己如何在每個禮拜天晚上，規劃接下來一個禮拜的行動清單的方法，並且具體的示範了規劃每天行動清單時的各種思考細節。這是一套如何有效「預先規劃」的技巧，不過，既然是預先規劃，就會有成功率、完成率的問題。
而「間歇式日記」則不是預先規劃，而是一邊做、一邊記錄、一邊拆解下一步行動。可是，如果不做預先規劃，那麼就會遇到每天會不會瞎忙，當下選擇的行動是不是有明確價值等等問題。
所以我的實踐經驗是，「每週子彈行動清單」加上「間歇式日記」，兩者剛好能相輔相成：
透過「間歇日記」來大幅度的提升「每週子彈清單」的完成率。
今天這篇文章，就來跟大家分享我自己實踐兩個月之後，目前的操作方法。
2024/4/21 更新：待辦清單到底有用無用？避開完成焦慮，符合人性的使用待辦清單
「每週子彈行動清單」＋「間歇式日記」具體做法：
想了解詳細作法的朋友，還是可以參考兩篇更詳細的文章：
- 每週子彈行動清單如何安排：「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧」
- 間歇式日記如何寫：「用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到」
這邊我就直接列舉簡潔版的步驟，以免跟前面文章重複：
- 我原本的每週子彈行動清單作法：
- 每周日晚上，預排接下來一週的行動清單。
- 每天的行動清單分成三層來思考：
- 長期目標：每天要採取一兩步行動，推進長期目標。
- 中期專案進度：這週要完成哪些專案進度，於是每天要推進哪些步驟。
- 其他雜事瑣事：通常先留空白，等每天的臨時意外。
- 連結目標、專案、任務筆記，並在行動清單寫上的是下一步行動。
- 我的專案、任務一定有各自筆記管理，這則筆記裡會有詳細專案、任務的拆解行動。
- 而每天行動清單是連結這些母筆記，並從筆記中挑出該天要推進的步驟。
上述的步驟，還是依然在每周日晚上預先準備，如果你覺得每次要安排下一週行動太難，也可以先從今天晚上預排明日行動開始練習。
而接下來在每一天的執行中，我會搭配下面的間歇日記技巧。
- 如何搭配間歇式日記：
- 每一個行動跟行動之間喘息的空檔，就在預排清單補上記錄。
- 一邊根據每週預排清單挑選行動，一邊在執行項目前標上執行與完成時間。
- 如果做了不在原本預排清單上的事情，也要補上一條記錄。
- 無論這件事情是做其他要事，還是查看郵件，還是上網亂逛，都要補上記錄。
- 如果做了和原本預排的任務有關，但不是原本規劃的行動，就補上記錄。
- 做完行動後，繼續拆解下一步行動，適時更新回原本的專案、任務筆記。
「每週子彈行動清單」＋「間歇式日記」的優點：
為什麼上述做法，可以幫助我大幅提升預排行動清單的達成率呢？
- 成為具有警惕作用，也帶來推進動力的時間記錄
之前我的「每週子彈行動清單」預排好後，每一天執行時，只想到要趕快打勾（完成）這些項目。有時候，時間不知不覺因為某些雜事、偷懶而消失時，往往一開始沒有意識到。等到一天結束發現怎麼花在執行的時間不夠，又開始焦慮。
而結合「間歇日記」的方法後，除了打勾完本預排的行動，也記上實際其他時間用在做什麼事情，因為是「間歇」的記錄，所以可以更快意識到：「啊！前一段時間好像沒有好好利用」、「前一段花了太多時間上網」、「前一段花了太多時間處理郵件」等等。
這時候，反而有很具體的警惕作用，讓我更有動力趕快推動接下來安排好的行動。
什麼都沒做（不是刻意放空的意思喔！），還不如趕快去追個自己想要追的劇，還更有收穫。
而利用每週子彈清單＋間歇日記的方法，因為每一個喘息階段就要開始記錄「剛剛做了什麼」，這時候會很快意識到「啊！已經又過了15分鐘，但是我剛剛什麼行動都沒有做選擇！」
這時候，就算不是做原本每週子彈清單上愈排的行動，也可以幫助我趕快從自己想要做的其他任務中（休閒任務也可以），在流逝的時間中，趕快做出有某些價值的行動選擇。
- 從預排清單拆出更小行動，更能善用零碎時間
有時候，看到「每週子彈行動清單」上預排了一件事情，但當下就是不太想做，或是時間不太夠做，在寫「間歇式日記」時，就可以幫助我去轉換這樣的思考：「那可不可以拆成一個更小的行動，先在剩下的短時間內做做看？」
我在電腦玩物常常說：「拆解出更小的下一步行動，我們不僅更不容易拖延，也更能善用零碎時間推進重要目標。」
上述的結合，就能幫助我利用寫下一些更小的行動，在一天中的零碎時間慢慢推進，把一個預排要事的進度達成。
而在透過每週清單結合間歇日記的過程中，我覺得可以更加強化自己這個「拆解下一步行動」的習慣：
- 為了零碎時間要記錄做了什麼行動，就必須主動去拆解出零碎時間可以完成的小行動。
- 在記錄完成了什麼的過程，腦袋想到什麼下一步還要做的行動，就要記錄下來，增加更完整的下一步行動清單。
而且這樣一來，不僅拆解出來的下一步行動有利於今天的零碎時間利用。
也可以幫助自己執行任務時，更不會漏掉還沒做的下一步，也更能在被打斷後，看出之前完成到什麼步驟，接下來要做什麼步驟。
- 簡單看出一天的時間分配，也看出執行每一個任務行動的時間花費
之前我常常會介紹一些「追蹤統計時間花費」的工具，例如「打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。
不過在利用每週子彈行動清單，結合間歇式日記的做法後，我就沒有繼續使用上述工具了，因為這兩者結合，就能幫我解決問題。
我可以很直接地看出今天一整天真實時間分配，也能看出每一個任務行動的實際時間花費，這都是能夠幫我們做出更好時間規劃的經驗記錄。
實踐了兩個月，感覺「每週子彈行動清單」（預先規劃）＋「間歇式日記」（執行中記錄與調整），會變成我管理待辦清單的新習慣，也跟大家分享我的做法與心得。
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