[高效能職場筆記法-7] 寫好原子筆記，別讓筆記分類變成一座迷宮

作者： Esor Huang 3月 22, 2022

這幾年流行的卡片盒筆記法雖然是以知識管理為主的系統，但也可以帶給我們在職場工作筆記、專案任務筆記、時間管理筆記中的許多啟發。前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「長青筆記」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

在以知識管理為目的的卡片盒筆記法中，原子的單位是一個知識概念。那麼在職場工作筆記中，什麼是更好的原子單位呢？

職場筆記中的原子單位

首先讓我們先來看看問題所在，寫筆記的時候如果沒有掌握好「一則（一頁）筆記的單位」，確實會造成非常多問題，例如：

當你打開一則筆記，卻無法看到這個事件、知識、任務的全貌。你發現這則筆記只是某件事情的其中一個碎片，你還不知道這是不是最新最重要的片段，當然你也搞不清楚相關的前後資訊還有哪些，甚至你可能忘記這個碎片是要跟哪個任務連結，要如何處理。

當出現這樣的情況，即使寫了再多筆記，也只會覺得筆記是一團雜亂，無法真正有效幫助工作。

或是你花了很多時間整理出看似架構嚴明的系統，但發現每次打開某則筆記後，還需要繼續往下、往前、往後翻好幾個層次，才能讓你找到真正需要的重點。而且這些層次還很容易在中間斷掉（因為當時整理時可能漏掉幾步），找到一半就失去連結，最後還是找不到自己最後想要的內容。

當出現這樣的情況，即使花了很多時間整理架構，但每次運作自己的筆記系統時，會發現怎麼還是要花掉很多時間，甚至大部分時間都在整理。

這些時候都是一個警訊，表示我們的筆記過於瑣碎複雜，或是太多層次、太多分類，而成為了一座資料迷宮。

而造成這座迷宮的原因，往往並非我們整理得不好（通常還可能是我們整理得太多）。究其真正原因，其實是我們沒有掌握工作筆記有效的原子單位。

「分類整理」並非我們的目的，起碼一定不是職場筆記的目的。一座資料迷宮即使打造得再漂亮，往往也要花更多時間才能走到出口，更可能直接在裡面迷航，忘記了自己要前往的方向。

當真正的目的是「完成任務」時，其實更少層次的筆記結構，更能幫助我們掌控任務與專案全局，從而更有效率使用筆記。所以在職場筆記的需求中：

一個「原子筆記單位」應該是「一個要交付的任務成果」，在一則要交付的任務成果筆記中，應該就要在第一層展開完成這個任務的行動、資訊全貌，盡量減少分類分層、避免破碎分散。

避免為了漂亮的資料版面，導致任務筆記層次太多

進行一個線上課程專案，把所有需要的各種簡報做一個分類，把課程的各種素材做了分類，把課程的想法做了分類，還設計出課程的分鏡表分類、使用設備分類，感覺鉅細靡遺。

尤其這幾年 Notion 十分熱門，但我常常看到在合作專案時，有朋友用心且花時間的把「專案資料」整理出這樣鉅細靡遺的架構，用各種資料庫格式做出漂亮的資料分層版面。
但在真正執行專案時，這樣的資料庫最後常常使用率很低，變成只是把資料漂亮儲存進去的架構，等到要「執行任務」時，反而無法輕鬆看出任務的輕重緩急與下一步行動。甚至有時候要找個資料也都容易在多種分層的格式、多個資料庫中迷航。

但回到目標來看，一個線上課程專案真正需要完成的目標，其實也就是「把每一個單元拍完」，如此而已。

這時候，一個線上課程專案的「原子筆記」單位，可能是一個一個要具體拍好的單元。

所以與其去窮究每種類型的資料怎麼整理，不如專注在思考「一個任務」要怎麼完成的行動步驟。資料的整理也應該是以任務的完成步驟為依歸。

這時候或許我們需要的層次只是：

一門線上課程的專案統整頁面，看到專案的階段性進度時程。
每一個獨立單元如何製作完成的任務筆記。

兩個層次，甚至只需要一個層次，最簡單的筆記頁面，其實就能搞定一切。打開專案筆記就能看到每一個階段進度的流程，打開任務筆記則看到完成的步驟與需要的資料。

甚至複雜的甘特圖或行事曆都可能是多餘的，一個有列出足夠目標流程拆解的筆記，往往就能幫助我們完成專案。

為了分類，任務執行反而太過破碎

如果你的筆記單位是「資料」，你會發現找到每一個資料筆記，往往還是不足以完成一件事，於是要在許多不同資料庫中花時間整合	如果你的筆記單位是「任務」，你會發現找到一則任務筆記時，就能完成這個任務，更精準，也節省不必要的找資料時間
課程大綱資料第一單元第二單元第三單元 ... ... ... 簡報資料第一單元第二單元第三單元 ... ... ... 素材資料第一單元第二單元第三單元 ... ... ... 講稿資料第一單元第二單元第三單元 ... ... ... 設備資料第一單元第二單元第三單元 ... ... ... 拍攝分鏡資料第一單元第二單元第三單元 ... ... ...	第一單元所需設備大綱分鏡表需要的簡報需要的素材講稿第二單元所需設備大綱分鏡表需要的簡報需要的素材講稿第三單元所需設備大綱分鏡表需要的簡報需要的素材講稿 ... ... ...

而且一旦簡報、素材、企劃想法、分鏡腳本等等都有各自的分類，反而切碎了專注在「拍好一個單元」的任務流程。

與其在執行一個任務的過程中（拍攝每一個單元），還要在筆記不同分類資料庫中東找西找，不如讓他們都在同一則筆記裡。

事實上，我們通常不需要分類會議記錄、簡報、資料文件、企劃想法這種「資料型」筆記。
我們真正需要分辨的只是「要完成什麼具體任務」，也只需要根據任務來做出最簡單的分類層次即可。

為了記錄資料，筆記太多版本

而且一旦我們不小心陷入「分類資料」的迷思，不僅會像上面所說，愈分類愈零散，而且會愈分類愈版本錯亂。

還是一樣的邏輯，這是簡報的第七版還是第六版，其實沒有意義，因為這是從資料角度看的邏輯，就算做了再多層次的版本分類，最後我們依然無法確認要用第六還是第七版。

有意義的是從任務角度出發，這是這個單元添加了所有練習的版本，這是這個單元為了精簡時間後的刪減版，而這只能回到個別任務中記錄與管理，沒辦法單純在個別資料中分類。

你的每一則職場筆記，應該都是可以獨力完成一個任務成果的原子筆記

所以如果呼應卡片盒筆記法的原子筆記，我的管理建議是這樣的：

每一則筆記都是可以展開任務全貌的第一層筆記，在這第一層筆記中你就有足夠資訊幫助你完成這個任務。

為什麼筆記要原子化？起碼可以帶來下面的好處：

1.方便整理

基本上這樣的筆記，不太需要整理，搜尋「任務的關鍵字」就能找到。例如搜尋某個課程單元的名稱，搜尋某一個產品的名稱，一定能找到該任務的原子筆記，而裡面就有你要完成這個任務所需的各種資訊。

2.方便修改

執行工作時一定會有許多變動、臨時意外、新增資料，這時候，凡是跟某個任務有關的更新修正，就修改到該任務的原子筆記即可。簡單、明確，而且不用花時間去想這個額外資料要整理到哪裡。

3.聚焦成果

在煩亂的工作與學習中，聚焦在要產出的成果。而不要迷思在一大堆資料，一大堆散亂的行動中，一開始我們就建立以任務成果為核心的原子筆記，自然我們就能在工作上聚焦在這些真正要完成的成果上。

4.深化思考

可以把思考聚焦在真正的產出上，而不是散落在一堆雜亂資料上。前者可以引導我們優先去想一個任務如何執行的更好、避免問題、採取更有效的行動。後者只會讓我們出現一堆雜亂的待辦清單。

5.重新組合

有了以任務為成果的原子筆記，你會更容易重新組合成未來你需要的專案，因為專案是「任務的組合」，你有了以各種任務為核心的一則一則原子筆記，就能更彈性的組合出各種專案流程。例如這次執行了一個國際快遞包裹的任務，這個任務當然有一則原子筆記，之後另外一個專案也需要寄送國際快遞包裹時，只要連結之前這則國際快遞包裹的原子筆記即可。

這時候，你還會發現原子筆記更好覆盤，並且可以隨時把過去執行過的任務，拿出來在新的專案上利用。但如果你之前的筆記是一堆資料筆記，往往未來要執行其他專案時，就算裡面藏著一些可用資料，我們也會懶得去找回來使用，因為太花時間了。

建立原子筆記，這樣簡單分類，真的可以嗎？

害怕以後資料不能彈性重新組合？

如果覺得要把資料分得很細，每一個任務的不同資料都切分成更多筆記，希望以後可以重組成另外一個需要的任務，這個想法很有可能造成我們光是設計重組的彈性流程，就要花掉更多的時間了，反而沒有時間完成任務。

所以在擁有足夠的筆記切分，但又不要切得太瑣碎的平衡上，我覺得「任務成果」是最好的平衡。

在一個目前專案中，最重要的就是推進一個又一個的任務成果，既然如此，我們的筆記原子單位也應該聚焦在其上。
未來的新專案、新任務，雖然會有獨特性，但這時候只要搜尋找回之前類似專案、任務的原子筆記，用最簡單的複製貼上，把之前任務的行動清單、所需資料，一次複製到新任務筆記中（因為以任務為原子單位，這則任務筆記的第一層就是完成這個任務所有行動和資料，那麼就一次就能複製貼上），然後根據新任務筆記修改調整即可。

害怕以後找不到筆記？

建立好任務原子筆記，如果你使用的是有基本搜尋功能的數位筆記系統的話，我的想法是不需要其他分類整理。
其實根據資料類型分類，才會真的讓我們以後找不到筆記，因為「資料分類」其實失去了「為什麼、要如何使用」的邏輯，例如前面表格中根據簡報來分類，但為什麼這邊要用這個簡報呢？跟第一單元的哪個大綱或講稿相關呢？有沒有要搭配什麼素材呢？這些是資料分類很難呈現的，或者要花很多時間整理才能呈現的。
反而根據任務的邏輯，建立簡單的層次，這樣以後反而不會遺失「為什麼、要如何使用」的邏輯，更容易找到資料。因為在一則任務原子筆記中，核心架構是任務的行動流程，行動流程中包含每一段需要解決的問題，以及解決他們需要的資料，這樣在這個流程中，就不會遺失那些關鍵的「為什麼、要如何使用」的邏輯。

這樣的「原子筆記」論點，其實也很好的呼應了我這一系列「高效能職場筆記法」文章的方法論。

這篇文章從原子筆記、筆記單位的角度切入，我們可以發現，掌握好一個有效的「筆記單位」，往往就能解決很多筆記問題，也讓自己的筆記變得更有效率。（可以延伸參考：如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理）

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Esor Huang

電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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