簡單利用 Evernote 表格、 Google 試算表管理大量檔案文件與版本

最近在研究很多工作效率低落的個案時，發現有一個普遍的情況，就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理，導致在執行工作的過程中，卡關的不是自己的專業技能，而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

有效檔案管理，不一定是要做很複雜的檔案整理。

雖然不管理檔案，讓一個任務、專案需要的文件檔案散落各處、缺乏順序，一定沒效率。但我也常常看到的是花很多時間整理檔案，但是即使分門別類建立很多資料夾，最後工作執行起來還是一樣沒效率，因為光是整理、回頭翻找資料都會耗去大量時間。

一個專案中有大量文件檔案需要管理，往往會面臨很多層次的問題，除了一定需要收納檔案之外，還常常要保留不同關鍵修改版本，可能還需要進行檔案狀態或使用註記，甚至還要安排檔案使用順序，方便之後查詢時能快速獲得需要的資料。例如下面這樣的情況：

• 一個書籍專案中，有下面這些文件要管理：
• 36篇文稿原稿
• 36個簡報設計檔案
• 36篇編輯稿
• 第一次校稿前排版版本（未刪減前）
• 每一次重要校稿的版本
• 作者原本規劃的目錄文件
• 版型設計文件
• 試寫文件
• 等等

類似上述需求，可以如何統整管理？或者如何用最簡單的思維，做出符合我們需求的精準整理？

這類情況出現時，我們可以建立一個「專案檔案主控筆記」，用最簡單的表格功能，就可以幫助我們更有效的滿足上述的管理需求。

我自己在 Evernote 中常常運用的做法：

首先，在整理文件資料之前，我會先在 Evernote 筆記中列出這個專案的行動清單。

接著，有些文件資料是屬於某一步行動需要的、產生的文件資料，我習慣把這些文件檔案直接插入行動後面。（參考：整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務）這樣做，有兩個好處：

• 要採取某個行動時，可以在該行動清單下面，就直接取得需要的文件資料。
• 例如試排時需要的試寫文件。
• 要尋找某個舊版文件資料時，透過「他發生在哪一個行動」來回溯，比較容易找到正確需要的文件版本。
• 例如作者與我修改過的幾個大綱目錄文件版本。

我的一個核心整理邏輯是：「不是整理文件檔案，而是整理專案任務如何執行，以及在哪一步的執行需要什麼檔案。」

這個邏輯才能節省不必要的整理資料時間，並且在執行專案任務過程中，最快、最直接找到需要的文件檔案。

不過，有時候一個階段性的行動，需要的不是一兩個檔案，而是數十個以上的文件資料。例如我前面舉例的，可能是這本書籍專案的原稿、素材、編輯稿。

這時候，我會做一個 Evernote 表格來整理他。表格的邏輯通常如下：

• 垂直排序：還是要以文件的處裡順序為主要依序，因為專案的行動流程就是資料整理的流程。
• 以這案例來看，直欄會是一直在調整順序的，調整出每一篇文章最後的大綱順序。
• 橫列展開：展開每一個行動需要的不同版本文件資料，利用表格讓一個行動需要的不同資料可以更方便展現。
• 以這個案例來看，就是一個小單元需要的原稿、設計素材、最後編輯文稿。
• 還可以利用表格，加上一些關於進度、筆記的註記。

如果以 Evernote 的特性來說，你可以注意到我這邊插入表格的文件，幾乎都是「來自 Google 雲端硬碟的連結檔案」。

對於那些最重要的、正式版本的文件檔案，我還是會先儲存一份在雲端硬碟，然後再用連結的方式插入 Evernote 。

• 雲端硬碟是儲存、收納更好的選擇，但是很難呈現出清晰的專案行動流程，於是面對大量資料都在同一個資料夾時，還是會很雜亂。
• 這時候，把這些雲端硬碟的檔案連結，插入筆記、表格中，就可以結合筆記的特性，呈現出我需要的專案整理流程。

另外在表格中，我也可以隨時上下拖曳橫列，調整單元順序。

如果套用在 Excel、 Google 試算表中的做法：

上面這個邏輯與方法，應該並不困難，甚至可以說非常簡單。也可能有許多朋友，平常也會用類似的方式進行檔案整理。

例如可能有讀者就會利用 Excel、 Google 試算表來整理大量檔案（如果有這樣做的朋友，歡迎留言發聲）。

邏輯其實是一樣的，在 Excel、 Google 試算表中建立一個和上述 Evernote 相似的表格：

• 垂直排序：是每一個專案流程需要的順序。
• 橫列展開：是每一個行動需要的多種文件、不同檔案版本。

在這樣一個表格中，一定比任何資料夾的整理方式更能清楚清晰地找到需要的文件，並且不漏掉、不用錯正確的資料。

回過頭來說，如果有這樣一個筆記表格，可以幫我們把文件資料根據專案流程來整理，而且簡單易作。

那麼，其實在雲端資料夾中，或許檔案就用最簡單方式收納儲存就好，也就是下好檔案名稱（檔名還是重要的，方便搜尋），有基本的資料夾歸納（例如每個獨立專案一個資料夾），但不用再作太多複雜的分類整理。

回到管理專案的筆記、表格中，自然就能幫我們一邊整理好專案流程，一邊也就管理好我們的文件檔案了。

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有興趣的朋友還可以進一步參考：

• 用 Evernote 實作康乃爾筆記法，我的心得與範例下載
• Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧
• 如何分類整理 Google 雲端硬碟？不靠資料夾的五個整理技巧
• 一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案

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