[高效能職場筆記法-9] 分辨這 5 種筆記，你就能建立高生產力系統
例如我們的筆記都是一些很片段的紀錄，無論這是某個會議的筆記，還是某個任務的想法，或是某個專案的資料，我們都是全部丟在一個筆記本當中，想要一起分類整理。但其實，這裡面有些筆記只有臨時的用途，有些筆記可能需要長期追蹤，有些筆記則只是需要時拿出來參考而已，他們有各自不同的整理方法，我們卻都只是用同樣的「寫筆記，放進筆記本」來管理，最後當然是一片混亂的系統。
甚至當我們無法分辨關鍵的筆記類型時，我們可能花了很多時間記錄，但所有的筆記都停留在臨時筆記的狀態，臨時筆記或許可以幫助我們解決很近期（這幾天）發生的問題，然而一旦面對更長期的目標、專案時，如果沒有把臨時筆記「切換到更好的筆記類型狀態」，那麼我們就無法規劃與管理那些更重要的事情。
今天這篇文章，就從職場筆記出發，來看看面對職場的專案、任務，我們需要分辨、建立、轉換哪 5 種筆記類型與狀態，我會用自己多年來在 Evernote 累積的真實筆記為例，但是也可以呼應到不同的筆記乃至於專案管理系統中。
01. 暫時的筆記
不是完全不可以建立零散的筆記，因為有時候真的就是很忙、很緊急，只能快速的記錄。但關鍵就是，我們應該設定一個區域，專門收集這些零散的筆記，並且認知到這些只是「暫時的筆記」，還需要後續處理，要不然都會變成無法有效使用的筆記。什麼是這些「暫時的筆記」呢？
- 例如開會時，討論了很多事情，一時之間，只能先開一則新筆記，把這次會議紀錄寫下來，這種筆記就要意識到這是「暫時的筆記」。（參考：職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘？）
- 例如我看到一本書籍的介紹，有點想買來看，先記下書名，但還沒把書籍的資料、閱讀的規劃寫好，我也會當作「暫時的筆記」。
- 例如我在網路上看到一則食譜的影片或文章，想要練習，於是先收集下來，但是我還沒仔細拆解要買的食材、食譜步驟，我也會當作「暫時的筆記」。
- 例如一篇文章或報告想要讀，先收集下來，但是還沒真的讀，我也會當作「暫時的筆記」。
- 例如一個可能要做的企劃，目前只是有一些想法寫下來，但還沒安排下一步行動，還沒約定明確的行程時間，還沒排入工作流程，我也會當作「暫時的筆記」。
- 我在 Evernote 中設定一個記事本叫做「收集箱」，並且把這個記事本設定為預設記事本（也就是隨手丟資料、新增筆記時，如果沒有決定要放到哪裡，就是放進這個記事本）。
- 所有暫時的筆記，就先丟進「收集箱」。（延伸閱讀：一張便利貼、一個暫存箱就能改變工作效率）
- 我會每天到收集箱瀏覽一遍「暫時的筆記」，如果其中有一些緊迫性的任務，例如早上的會議紀錄、緊急的任務企劃，我會下班前把他們整理成後面提到的真正的「任務筆記」。
- 如果是其他類的「暫時的筆記」，例如只記了書名的筆記，只收集一個影片的食譜筆記，只擷取了內文的文章等，我會看心情與時間，如果沒什麼特別感覺，先擺著放在「收集箱」也沒關係。
- 我甚至會在一段時間後，把一些積壓很久卻沒有變成任務筆記或資料筆記的「暫時筆記」，全部刪掉。
- 第一個問題是，有可能我們會把這些暫時筆記，就丟進某個專案、某個分類中，可是這些沒有經過簡單處理，沒有確認下一步行動，沒有成為我的任務的筆記，最後只會「被遺忘」，於是我們的專案分類中可能愈來愈多這些「暫時的筆記」，但感覺就是整個專案分類很混亂，搞不清楚哪些是真的要處理的。
- 第二個問題是，這些「暫時的筆記」有可能其實是很重要的事情的筆記，只是當下我們沒時間，只能先收集、記錄了再說，也就是說他們是真的需要處理的。結果我當作「暫時的筆記」亂丟在系統中，最後我就會漏掉某些關鍵的行動步驟，某些重要的資料。
02. 知識與經驗筆記
「暫時的筆記」經過處理後，可能會變成兩種筆記：「知識與經驗筆記」、「任務筆記」。其中「知識與經驗筆記」有兩種來源：- 一種是「暫時的筆記」經過處理後，發現不需要採取什麼行動，但以後有參考價值，這時候就會變成「知識筆記」。
- 一種是「任務筆記」完成後，不需要再採取行動，但以後有參考價值，會變成「經驗筆記」。
- 前述的會議暫時筆記中，有一部分討論了公司的政策方針，這些方針只要參考就好，沒有行動需要去做，那麼我會把這部分獨立出來，變成一則「知識筆記」。
- 前述的書籍筆記，會先經過「任務筆記」的階段，最後書籍看完了，整理出了重點、自己的想法與實踐經驗，那麼這則書籍筆記也會變成「知識＋經驗筆記」。
- 一篇文章讀完，寫下自己的想法，但沒有要採取行動，卻有參考價值，那也會直接變成「知識筆記」。
- 食譜的筆記，我覺得反而不會變成單純的「知識與經驗筆記」，為什麼呢？因為他永遠會是一個「任務」，每一次都會有新的實驗與行動，知識與經驗會需要一直更新，有很多任務也都是這樣。
- 一個企劃想法，決定不做，或是做完了，但有些想法可以在其他專案、任務參考，也會變成「知識＋經驗筆記」。
- 首先，如果是比較偏向「知識」的筆記，例如看完的書籍心得（例如某些拆解問題方法論）、讀完一篇文章的想法（例如某些文案寫作技巧）、自己寫完的文章（例如自己研究過的各種技巧文章），我會統一丟在一個「第二大腦」的記事本，以後需要這些知識時，搜尋關鍵字找回來即可。
- 接著，如果是比較偏向「經驗」的筆記，例如完成某個任務後的經驗記錄，實作過某個企劃後的經驗筆記，我會放入「工作封存」記事本，以後一樣可以搜尋任務、企劃、專案關鍵字找回來。
- 「知識」、「經驗」有時候會在一則「筆記」中同時出現，例如一本讀完的書中也會有我的實作案例經驗。
- 還有一個最最關鍵的重點，我會常常思考每一則「知識與經驗筆記」可以「插入連結」到哪一則、哪幾則的「任務筆記」、「專案筆記」，如果這些知識與經驗不能在現在、未來的任務中被重複使用，是沒有意義的。
- 問題一，我們會誤把「暫時的筆記」當作「知識與經驗筆記」，但其實前者只是一個很快就用不了的資料而已。我們要知道：「需要處理過，資料才會變成知識。要實踐過，資料才會成為經驗。」要不然，就真的只是暫時資料，以後我們要不就是找不到，要不就是找到了也用不了。
- 問題二，我們很容易忽略了「留下知識與經驗」的重要性，知識是我自己對於一個任務的理解、一個方法的詮釋，經驗是我自己實作過程的各種想法、反思。這些是非常值得保留的內容，有意識地留下「知識與經驗」，我們的筆記系統才會更有效果。
- 問題三，但是「知識與經驗筆記」無法直接推動我們的執行，所以要記得這類筆記一定要連結到「任務筆記」、「專案筆記」，如果沒有這樣的連結，就會變成寫了一堆知識、經驗，但還是無用武之地。
03. 任務筆記
今天我們聚焦的雖然是「職場筆記」，但其實我覺得生活中的筆記也一樣，所有的筆記都應該經過「任務筆記」的階段，才會更有價值：一開始收集片段資料的時候只是「暫時的筆記」。但是經過行動的測試，變成「任務筆記」。執行到完成後則變成「知識與經驗筆記」，這是一則筆記最好的生命週期。
什麼是這些「任務筆記」呢？
- 例如會議記錄中，拆解出了 A 任務要做的 3 個行動、 B 任務要研究的 2 種資料，於是拆解出「A任務筆記」、「B任務筆記」，裡面包含了各自要完成的任務成果規劃、行動清單設計、相關需要的資料。
- 例如一則書籍筆記，一定是先經過「閱讀」、「實踐」這樣的行動階段，先成為「任務筆記」，才有後面真正的知識與經驗。（參考：數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統）
- 總之，從「暫時的筆記」出發，我們第一時間要思考的是這些內容是要「產出什麼任務成果？」、「採取什麼行動步驟？」，於是就可以把暫時的筆記變成真正的「任務筆記」。
- 任務筆記一定要有「成果設定」、「行動清單」，把這兩種內容寫進筆記中，才能讓筆記成為「任務筆記」。
- 任務筆記有時候需要「時間提醒」，提醒我什麼時候需要執行他。（圖解我的 Evernote 任務提醒系統，不遺漏下一步行動）
- 任務筆記是需要「優先順序判斷」的筆記，我會利用標籤的功能，來過濾出重要的任務、特殊情境的任務。（參考：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用）
- 任務筆記會歸類到他們各自所屬的「責任領域」中（借用 PARA 的概念），例如工作領域有哪些任務筆記、家庭領域有哪些任務筆記。
- 任務筆記（包含後面的永久型任務筆記、專案目標筆記）是用來管理其他知識、經驗筆記的中心，只要在任務筆記中插入需要的知識、經驗筆記的連結，那些筆記就能被好好利用。
- 任務筆記的區分，是給我們一個很重要的提醒，那就是沒有變成或經過「任務階段」的筆記，幾乎沒有意義。為什麼呢？
- 可能我只是在系統中一直收集資料，卻忘了最重要的創造成果，結果最後任務推進還是延遲、還是沒有好成果。
- 可能我忽略了任務成果導向的思考，以及行動拆解，於是我的筆記就變成斷簡殘篇，缺乏架構。
- 我會盡可能讓自己所有的筆記都變成或經歷過「任務筆記」的階段。
- 就算是一則閱讀筆記，我也要加上行動清單在自己的生活中測試，這就是讓所有的筆記都經歷過「任務筆記」階段的意思，這樣也才有好的知識與經驗筆記的誕生。
04.永久型任務筆記
「永久型任務筆記」是「任務筆記」的延伸，但特別區分為一類的原因是，要提醒我們盡可能在系統中建立更多比例的「永久型任務筆記」，當我們的「永久型任務筆記」愈多，其實代表我們更有效的進步與累積。（延伸閱讀：維護一則長青筆記，而非不斷新增拋棄式筆記）什麼是這些「永久型任務筆記」呢？
如果沒有區分「永久型任務筆記」，會有什麼問題呢？
- 例如我有很多閱讀筆記，一直處於不斷產生新行動去測試的階段，對我來說這些閱讀任務不是讀完就好，而是反覆從裡面拿出東西來在實際任務中測試，那麼他就是「永久型任務筆記」。
- 例如生活中某些任務，每一次執行時我都反覆調整他的行動方式，想要找到更好的行動，也會一直發現新的問題，於是這則筆記反覆需要執行，但也反覆需要修正，永遠都在「永久型任務筆記」的狀態。但這也代表我會某種生活課題的長期成長成果。
- 例如工作中有某些可以反覆精進的技能，或是某些一直需要微調的工作流程，我也會在一則任務筆記中不斷反覆修改精進，讓這些筆記多年來保持在「永久型任務筆記」的狀態。
- 「永久型任務筆記」的處理方式和任務筆記大同小異，唯一不同點就是反覆修改，反覆拿出來執行，為什麼要這樣呢？這代表在某一件事情上我們的專精程度、精進程度。
- 所以，透過建立更多「永久型任務筆記」，代表我們在工作、生活中有更多專精的流程，這也是某種高效能系統的證明。
- 千萬不要同一個任務，卻每次都新增筆記，結果前面的錯誤沒有傳承到後面，曾經想過的方法沒有延續到未來，那麼就算有再多任務筆記，效能還是依然停滯不前。
05. 專案目標筆記
最後，在眾多「任務筆記」、「永久型任務筆記」中，辨識並建立「專案目標筆記」，是我們維持一個簡單、精準系統的關鍵要素。什麼是這些「專案目標筆記」呢？
- 例如很多的閱讀任務筆記上層，有一個閱讀專案筆記（你可能會這樣想對不對？），但還有更好的方法，那就是我的許多閱讀是為了解決親子溝通問題，所以有一則更上層的親子溝通「專案目標筆記」，統一管理所有相關的閱讀、課程、實作筆記。
- 例如很多我想寫的文章任務筆記，但背後有一個系列的主題，建立一則「專案目標筆記」來管理這類主題的系列文章，拆解還有什麼問題沒解決。
- 例如一個很大的專案目標，那本身應該先建立一則「專案目標筆記」，然後拆解出下面的「任務筆記」來執行他。
- 其實很簡單，就是在「專案目標筆記」中，拆解目標的設定、階段性的產出與行動清單，然後插入需要的任務筆記、知識經驗筆記的連結。
- 我會盡可能把所有的任務筆記、知識經驗筆記，都跟某些「專案目標筆記」做連結。
- 最後會產生這樣的結果，如果我有 1000 則任務、知識經驗筆記，但他們可能只是關聯到 10 個「專案目標筆記」，這時候，我可以專注在這 10 則「專案目標筆記」進行管理就好，是不是一瞬間輕鬆很多？
- 問題一，我會變成要在一大堆任務、知識經驗中做整理，這樣是「事倍功半」。找出這些筆記背後真正關聯的少數專案、目標，讓我們在少數的「專案目標筆記」中做管理，才是「事半功倍」的作法。
- 問題二，很多時候，我們其實忽略了辨識「目標」的重要，可是這樣一來我們會無法判斷事情的優先順序。例如我們以為寫課程大綱很重要，但其實最終的目標是一堂成功的線上課程，這時候還包含了市場研究、行銷設計，如果沒有更上層的「成功線上課程」這樣的「專案目標筆記」，我們就很容易陷入某個任務而忽略了專案整體成效。
- 問題三，沒有「專案目標筆記」，我們會忘記整合的重要。時間是有限的，如果做一個任務產生多重效益呢？我現在寫的這篇文章，除了發布在部落格，有沒有可能變成書籍的一部分？有沒有可能錄成 podcast？這時候，要有「專案目標筆記」的思維，才能把一個任務做出「複利」的連結。
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