寫好一則 Evernote 任務筆記的 6 步驟：切割流程、階段提醒教學

要解決工作忙亂、雜事干擾、無法判斷輕重緩急、工作效率遲遲無法提升等問題，關鍵在於從「寫好一則任務筆記」開始。（延伸閱讀：[高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？）很多人的筆記、待辦清單其實是流水帳，很多人的任務管理其實只是有什麼做什麼的行動管理，這時候，都難以建立一個有效的工作管理系統。

上禮拜分享的「簡單利用 Evernote 表格、 Google 試算表管理大量檔案文件與版本」，提到我如何把一個專案、任務的大量雜亂檔案，放在一則 Evernote 任務筆記中的表格進行排序與整理。

今天這篇文章，進一步來分享，還可以利用哪些功能，拆解、整理好一則 Evernote 中的任務筆記。

01. 先在筆記中寫下並反覆思考目標

「寫好一則任務筆記」的根本，你覺得應該是什麼呢？是如何收集關於這個任務的各種雜訊？是如何整理這個任務的各種資料嗎？我覺得都不是，而是：

從頭拆解這個任務的目標，並且在反覆思考過程中，不斷調整修改。

如果少了這一點，那麼一則任務筆記就很難稱之為好的任務筆記，而且也很容易就淪為不好用的資料筆記，變成整理了還是無法提升效率的雜亂筆記。

好好發揮筆記的功能：「寫下思考」吧！

無論你是不是要套用我在時間管理課程中分享的目標拆解技巧，我認為光是可以針對一個你要完成的任務，思考為什麼要做？要做到什麼成果？可能會需要解決什麼問題？其實就已經可以變成一個好的任務筆記。

甚至生活中的一個任務，我也是先從在任務筆記裡寫下並思考目標開始。（參考：有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載）

而這裡我使用的筆記功能，就是最簡單的「項目符號清單」（所有的筆記軟體應該都有這種大綱結構），最主要是可以分層看出關鍵目標、關鍵問題的結構層次即可。

如果有需要，我可能會把一些重要目標、問題加上螢光筆，提醒自己需要關注。

02. 利用「工作事項」開始切割任務的階段性成果，並追蹤未完成成果

現在我很依賴 Evernote 新版的功能「工作事項」。

當前面寫好了任務的目標思考後，我就會開始設計這個任務的「階段性產出成果」。這個「階段性產出成果」就可以利用「工作事項」功能來設定。

什麼是「階段性產出成果」呢？以小題大作的角度來看，如果我要寫好一份企劃案，那可能拆解出兩個階段性成果：「完成大綱草稿」、「完成企劃案內容」。

成果不是行動，而是某個階段性可以交付的內容產出，拆出階段成果可以幫助任務更有效、準確的完成。

例如大綱草稿可以先給客戶看看有沒有問題，最後才是把完成內容交付客戶，於是有兩個階段性成果。

在 Evernote 的「工作事項」清單中，可以透過「記事」分頁，查看每一個重要任務裡，還有哪些未完成的「階段性成果」（工作事項）。

03. 利用「核取清單」，拆解完成階段成果需要的行動

我現在絕大多數重要任務，都利用「工作事項」去切割一個任務內要逐步推進的階段性成果。

然後，我會在「工作事項」（階段性成果）的上方，用一般的「核取清單」（行動清單）功能，拆解出：

要完成下面那個階段性成果，需要完成哪些行動，勾選這列清單，才代表下面的階段性成果完成。

尤其複雜一點、困難一點的任務筆記，就可以在「一則筆記」中，清楚的劃分出階段性的工作流程。

04. 在「工作事項」設定成果的交付日，並追蹤近期要交付的成果

一個任務拆解出幾個階段性成果，很多時候這些成果是有明確的「需要完成日期」（成果交付日）的。

這時候，如果是 Evernote 付費版本，就可以在「工作事項」上設定到期（交付）日期。

我自己會利用 Evernote 左方「工作事項」清單，透過「到期日」分頁，查看接下來一週內有哪些階段行成果要到期，這時候就可以進入各自任務筆記，盡快推進需要的行動清單。

05. 搭配「提醒」功能，常駐釘選相對緊急的任務

Evernote 舊有的「新增整則筆記提醒」的功能，對我還是很有幫助。

例如這個企劃案任務有兩個階段性成果，分別是 4/10、4/30 要交付。這時候，為了完成第一階段 4/10 的成果，我拆解出 6 個需要完成的行動，於是我可能會設定一個整則筆記的提醒是「 4/2 」。

為什麼呢？因為這是提醒我從這一天開始，每天要推進起碼一步行動，以達成 4/10 的階段成果。

Evernote 提醒到期的任務筆記，會固定在「提醒事項」這份記事清單中，這其實就是一個檢視相對緊急任務的清單。（記得這裡要選擇記事用「提醒事項日期」來排序）

06. 根據拆解出來的目標、成果、行動流程，整理任務的資料

有了上述的結構， Evernote 最強大的還是在收集各種資料上，但資料不能亂收集、亂分類。

所以我這裡會根據「[高效能職場筆記法-2] 整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務」這篇文章提到的原則：讓任務資料，根據任務的行動順序排序。

把行動需要的資料、解決問題的資料、完成成果後的產出檔案等等，插入在上述工作流程的相對位置。

未來要找這個任務的各種資料，就根據工作流程的順序，去找到相應需要使用的文件、檔案。

這就是我寫好一則任務筆記的基本架構，以及撰寫順序。

之前在「2021覆盤：圖解我的 Evernote 任務提醒系統，不遺漏下一步行動」一文中，我有提到比較「功能面」的「工作事項」提醒等利用。

又過了幾個月，慢慢的「工作事項」除了是我常用的功能外，也在整理好一則任務筆記的流程中，有了固定的用法，所以透過這篇文章，分享給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

有興趣的朋友還可以進一步參考：

• Evernote 連結 Google 日曆新功能推出，初步測試與新專業版分析
• 2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例
• 讓生活有效管理的 11 則真實筆記案例，簡單筆記系統整理生活雜事

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：寫好一則 Evernote 任務筆記的 6 步驟：切割流程、階段提醒教學）