Google 文件變真正專案協作工具，新增進度選單、專案表格範本
這樣的「進度狀態」欄位對於自己一次要管理大量任務、文件檔案時很有幫助，可以清楚的看到其中特別需要注意的重要項目。這樣的「進度狀態」欄位在「多人協作」過程中更加重要，可以讓每一個協作者用清楚的方式回報自己目前的工作階段。
而現在 Google 文件也在這一年來不斷強化的「 Smart Canvas 」格式中，加入了滿足上述需求的專案管理功能：「專案表格範本」、「進度狀態的下拉選項清單」。
於是，我們可以利用最簡單的多人協作工具：「 Google 文件」，設計出一個對大多數合作者來說都好上手、容易使用的「專案協作文件」，裡面可以連結專案的不同任務、指派專案的不同合作者，並且設定每一個任務、文件項目的進度狀態。
這一年來， Google 文件中幾個比較重要的更新包含了：
- 待辦清單功能（Google 文件「@插入選單」，快速新增表格、圖片、標題、待辦清單）
- 同步行事曆的會議範本（Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學）
- 可協作的郵件草稿（從 Google 文件發送 Gmail ！以後都應該這樣撰寫郵件更有效率）
- 表格也強化得更有彈性（Google Docs 文件表格功能大強化，自動排序、固定標題圖解教學）
而今天開始， Google 文件將會對所有用戶推出下面兩項更新：
- 製作下拉式選單（dropdown chips）
- 可以用來設計各種狀態、進度標籤
- 插入預設表格模板
- 包含了專案進度追蹤、產品審核追蹤、檔案資料管理、上市狀態管理等等預設範本。
這兩項更新，可以讓 Google 文件更能直接成為一個「多人協作的專案管理工具」，無論是要多人一起處理大量檔案，或是多人合作多個任務進度，都能利用上述功能來滿足。
2024/10/12 更新：Google 文件推出「分頁」，高效整理專案文件、論文研究資料庫
Google 文件專案協作新功能的使用情境
你可以利用 Google 文件的「下拉式選單（dropdown chips）」，在原本的待辦清單後，除了指定要分配任務給誰之外，還能讓每一個人加入目前處理進度的標籤，這樣的待辦清單更加一目了然。
結合 Google 文件中可以插入各種雲端硬碟文件（參考：Google 文件插入超連結隱藏高效率功能：來源標題自動取代、文件簡報預覽），這樣一來，簡單的 Google 文件就能發揮專案統整中心的效果。你可以參考看看我之前寫過的兩種應用案例：
如何設計 Google 文件中的下拉進度選單
如果想要插入或自訂「下拉式選單」，可以在 Google 文件任何位置，透過「插入」功能選單中的「下拉式選單」來建立。
你也可以透過「新增下拉式選單」，為這份 Google 協作文件設計屬於這個專案的特殊選項。
而這些進度、狀態、標記選項，可以靈活運用在 Google 文件的任何地方。
如何插入 Google 文件預設的專案表格範本
同樣在這一次的更新中， Google 文件的表格也有了進化，加入了多種跟專案進度管理相關的表格範本，我們在插入表格時可以直接套用。
把前述的「下拉式選單」（進度狀態選項），和這邊的專案表格範本結合，那麼就能在 Google 文件中更精準的管理任務。
如果某一欄有設計「下拉選項」，當新增下一列時，該欄位也會自動載入「下拉選項」。
有了「下拉選項」後，也可以利用 Google 文件的表格排序功能，快速排序出進行中、完成中的任務、文件。
Google 文件的新功能，讓其又更向 Notion 、 AitTable 這類專案協作工具邁進了一步，雖然功能還是簡單的，不過也相對的更親切好上手，值得好好利用在多人合作管理中。
那麼，如果你問 Google 試算表有沒有這樣的功能呢？當然有，歡迎參考我的這篇文章：「Google 試算表團隊協作任務清單教學，製作簡易版 Airtable 範本下載」。
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