Claap 非同步視訊會議減少開會時間，異步影片討論提升工作效率

這兩年來很流行這類「Asynchronous video meetings」工具，幫助我們減少面對面視訊會議時間，增加自己真正用來專注完成工作的時間。讓我們更能自由安排自己的工作時段，減少打斷干擾，但又能保持即時直接的溝通。連知名的溝通協作平台 Slack ，今年年初也發表過一篇文章推薦「Asynchronous video meetings」這樣的非同步視訊會議方式，並稱其為未來的工作模式。

「async video meetings」（異步同步影片會議）工具大致上都有下面的功能：報告者拍好自己的報告說明影片上傳，其他夥伴可以隨時在雲端影片中討論、註解，而雙方就能同步接收到這些更新。

這是為了因應更多遠距工作的問題，之前在辦公室中，有些面對面要請對方幫忙解決或討論的問題，現在可能變成在視訊會議中解決，但這些視訊會議要大家同時面對面上線，卻干擾了每個人各自的時間安排，一起視訊、輪流報告的過程也會消耗不少時間。

所以「async video」（異步同步影片）工具的用意是，我們拍好自己報告的影片，裡面有我要展示的文件、工具或產品畫面，也有我本人的解說鏡頭，但是其他夥伴不一定要同步收看、不用同步開會，反而可以事後等夥伴有空的時間，讓他們自己到這段影片中點評回饋，達到會議效果，卻給彼此自己調配時間的彈性。

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而「 Claap 」是這類工具中功能相對完整、流暢的選擇，目前免費帳號就能使用大多數功能，以及擁有每個用戶 5 GB 影片上傳空間。所以今天這篇文章，就透過介紹「 Claap 」這個線上服務，來看看這類「Asynchronous video meetings」（異步同步影片會議）工具可以解決什麼問題。

想像一下我們要開一個工作報告會議，會議中要讓幾位同事輪流簡報一下自己負責的專案，然後主管與大家提供意見與提問。假設有4位同事要報告，往往這些流程就要耗上一個半小時到兩個小時，這時候所有會議參與者都要在座（或在線上），等於大家的時間都被耗費在這。

這時候如果使用「 Claap 」這樣的工具可以怎麼做呢？首先可以開一個討論頻道，讓 4 位要報告的同事，分別錄製 10~15 分鐘的短影片，影片中可以同步錄製自己的報告內容，並做口頭簡報，還可以主動加上一些重點註解。（如上圖）

這些影片上傳到討論頻道中，那麼大家都能看到，並且提供建議。可是，這時候並不需要約定一到兩個小時的會議時間，也不用要求大家同時上線或在座。

相反的，所有有討論權限的人，可以先完成自己原本的工作，有空檔時，在到討論頻道看一下報告者的影片，並且用內建的簡單工具在需要的地方加上自己的提問與註解。

而原本報告的人，同樣可以先去處理自己的工作，有空檔時，回到討論頻道看看有沒有新的意見與提問，然後在上面進行回饋。

於是，利用「 Claap 」這樣的平台，大家可以透過影片來同步討論：

但不需要「大家都同一時間上線」，而是可以「在相異時間點」各自回應，完成異步的同步討論。

這其實反而是更能幫助大家掌控好各自時間（不用被要求一個固定時間要開會），並且利用更短時間完成關鍵討論（不需要大家被強制一起聽所有內容），於是就能節省會議時間，把更多時間花在真正的執行上。

我之前在「高效人生商學院 Podcast 」節目的第一集最後，也有談到這樣的「異步協作」（非同步協作）可以節省許多會議時間的方法，歡迎大家來收聽。

建立「 Claap 」帳號，安裝外掛，錄製影片報告：

我們可以把「 Claap 」想像成像是一個影片溝通版本的 Slack，上面可以建立許多主題（會議）的討論頻道，但溝通過程完全在各自拍好的報告影片中進行。

首先需要申請一個「 Claap 」帳號，然後安裝其 Claap Chrome 外掛，這個外掛是幫助我們隨時在電腦上錄製報告影片用的。

接著，假設我們有一份報告要跟同事溝通，就開啟「 Claap Chrome 外掛」，把自己的報告過程、文件內容錄製下來。錄製前，可以決定這則影片訊息的「題目」、「頻道分類」，然後就像一般螢幕錄影工具一樣開始錄製。

錄製完成後，只要關閉螢幕錄影，該則報告影片就會存入「 Claap 」。

這時候，身為報告人，我還可以在影片上先做一些註解加工。

「 Claap 」做得很棒的一點就是，上傳後的影片，我可以隨意在影片上的特定段落「框選」，然後在右方加上報告註解。這些被註解的段落都會成為影片下方的標記，以及右方的討論串，方便之後要「非同步開會」的夥伴進行討論。

多人進行非同步會議，在影片上異步討論：

在「 Claap 」中我可以把團隊成員加入頻道（就像 Slack 的討論群組），也可以透過「 Share 」把影片分享給任何人（外部會議），只要獲得網址的人，註冊帳號後也都可以在影片上一起註解討論。

參與會議的人，在自己有空的時間觀看影片，可以留言答覆，或是也能在影片中直接框選特定段落，發起註解討論。

在這個影片、註解、討論的過程中，「 Claap 」設計成只要我們點擊任何註解、討論串，都會自動跳到該影片段落，方便我們快速找到重點。

進行任何留言、註解時，影片也會自動暫停。

然後為了節省大家觀看報告影片的時間，甚至預設了「快轉」的選項。

進行討論時，因為不是「面對面」，為了增加互動性，「 Claap 」也提供了表情回應、鼓掌、標示為解決等等功能。

而在這些報告影片的管理上，「 Claap 」基本上和 Slack 的模式一樣，可以分類不同的討論頻道，在裡面用各種影片訊息報告各種工作內容。

另外也有一個「 My Claaps 」分類可以管理自己錄製的所有報告影片。或是在「 Inbox 」中收到別人指定要交付給我討論的報告影片。

如果你想試試看，利用這樣的非同步視訊會議方式，減少開會時間，找回大家自主的工作時間，但又能兼顧即時直接的報告，那麼或許可以試試看這類「Asynchronous video meetings」工具。

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