時間管理Q&A：因為我個性拖延，所以就算列待辦清單也不會去做？
我們其實不只愛對別人貼標籤（當然這樣是不太好的），更愛對自己貼標籤。但是貼上一個「我的個性就是愛拖延」的標籤，卻往往更加不利於自己去用「更簡單的方式」解決問題，反而會讓自己繞上遠路，甚至在很多關卡陷入惡性循環。
因為當我們把自己貼上「愛拖延」的標籤後，我們會開始陷入一種「是非題困境」：
- 別人列了待辦清單會立刻去做，是因為他不拖延。
- 我列了待辦清單還是拖到最後才做，也常常來不及，是因為我愛拖延。
但如果我們能夠先撕開這層愛拖延的標籤，不要讓它擋住了隱藏在其中的許多真正問題，或許我們就可以為「列了待辦清單還是拖到最後才做，也常常來不及」，找到更多元、更簡單的解套方法。
例如有一次的時間管理課程，我收到這樣的回饋：「（該位學員）每日有很多人員面談會議，結束後要完成記錄回報主管；時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出，且花很多時間在整理當初的會議紀錄。」
一開始學員也覺得是自己個性拖延的問題，但是課堂中我特別提醒，很多時候我們把時間管理的問題歸咎在自己拖延、不專注、沒有毅力上，其實反而會蒙蔽了真正解決問題的方法，也讓自己變得更痛苦。
那要怎麼辦呢？我會建議，與其把自己貼上「我就是怎樣」的標籤，不如回到自己「基本的行動步驟」上去尋找問題，調整流程。
就像前面這個案例，如果貼上我就是拖延的標籤，那麼「禮拜一的會議紀錄會拖到禮拜五才發出」，就變成一個自己合理化的理由，也覺得就是因為拖延才讓這樣的待辦清單拖到最後才做。
可是如果從工作流程來檢視問題，可能會發現：「為什麼會議過程中我什麼紀錄都沒有，導致會議結束還要花很多時間整理？於是也導致了我想要拖延？」如果從這個角度來檢視與調整，或許要解決的不是我愛不愛拖延，而是如何讓會議結束後有一個基本記錄，讓我可以更輕鬆完成。
在這樣的溝通後，那位學員把他的工作流程調整為「會議前先準備大綱與問題」、「會議中在大綱中記錄關鍵字句」，這樣會議之後，就不需要擺上一個「從頭完成剛剛面談會議記錄」的待辦清單，而是只要把草稿整理成文件，就可以發送出去。
這時候你會發現，我們很多時候真正要解決的問題，不是我個性愛不愛拖延，每個人其實都有想拖延跟不想拖延的多重面向，並非全部就是愛拖延，或者全部都是不會拖延的。把自己貼上個性拖延的標籤，很容易陷入這種非黑即白的陷阱，但反而是變成自己真的會拖延的理由。
當我們說「因為我的個性就是愛拖延，所以就算列出子彈般的待辦清單，還是很容易把事情拖到最後一刻才做。」我們確定自己列出來的真的是「子彈般的」待辦清單嗎？還是我們把自己貼上的某種標籤，導致我們反而沒看到自己列出來的有可能就是容易拖延的待辦清單、很難執行的待辦清單呢？
要逼自己不要拖延，其實往往是很痛苦的，除了這種個性上的改變很困難，又會讓人心裏不舒服外。也因為真正的問題並非在這裡，真正的問題是「我的會議紀錄整理真的很麻煩又花時間」，但我卻想要逼自己不拖延去做，這樣做起來不僅效率很低，也帶給自己很大的壓力。
但如果我們不要貼上這種標籤，反而老老實實地去檢查工作流程步驟上的問題，結果發現，其實是因為「我在面談會議時沒有採取一些方法做記錄」，於是我調整一下步驟，在會議前先準備方便記錄的大綱，會議中就能快速做關鍵字句的記錄，會議後也就有整理起來更輕鬆的草稿。
那麼，這樣的工作流程與步驟的改變，會不會就讓我們這個禮拜一的面談會議記錄，可以在禮拜二就寄發呢？那位課程中的學員，最後甚至找到了當天的面談記錄，當天就能寄出的工作流程。
歸咎個性，是一種定型心態，（找理由時）比較簡單，但無助於改變。
- 拖延，其實有可能只是我沒設計簡單可行的下一步行動。
- 懶惰，可能只是我沒有設計比較省力氣的工作流程。
- 缺乏專注，可能只是我沒有設計適合專注的任務與環境。
要小心別讓自己把自己貼上某些標籤，相信自己是什麼個性的人，往往會陷入下面兩種矛盾情況：
- 我覺得我是拖延的人，所以面對許多事情，就會開始覺得拖延一下再說。
- 我覺得我是不會拖延的人，但是面對到真正困難的事情，阻礙與問題很多時，那不是一句「不拖延」就能解決的，一旦困難重重還是很容易陷入再度拖延的情況，而這時候因為自己的行動與自我認知的落差，反而更加痛苦。
而且當解決步驟流程的問題之後，我們發現自己「原來可以當天完成會議記錄就寄出」，反而有助於形塑我們想要的那種「不拖延」的個性，甚至在別人的評價裡我們是不容易拖延的人。
如果能夠經歷過幾次這樣解決問題的方式，依靠流程調整、依靠問題解決，而不是依靠個性，反而會開始形塑出那些自己期望的正向性格。
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這篇也寫得太好
回覆刪除感謝 收穫良多
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