從 Google 專案文件「指派任務」到同事的 Google Tasks 與日曆

在真實的工作流程中，有時候最簡單的 Google 文件協作，其實就是團隊中大家最好上手的工作方式，我們不只可以把他當做文書工具，也可以當作專案企劃、待辦清單的工具來使用。尤其這幾年來， Google 文件陸續強化了待辦清單、專案模板、任務進度等相關功能，其實可以看出 Google 文件自己也想變成文件型的管理工具：

• Google 文件變真正專案協作工具，新增進度選單、專案表格範本
• Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能
• Google 文件開啟「不分頁」，讓專案表格、企劃圖文內容不中斷

最近 Google 文件的企業版（ Google Workspace ）又加入了一個很有用的新功能：「指派任務」。

當我們在 Google 文件列出專案待辦清單後，可以把待辦清單「指派給同事」，並且「設定完成日期」，這時候，這一條待辦清單也會出現在同事的 Google Tasks 工作表與 Google 日曆上！達到即時同步的任務分配協作。

而且，如此一來 Google 文件可以成為更好的專案筆記，保留專案的資料與內容，同時管理專案的待辦清單，並且保留專案完成的進度記錄！

首先，這個新功能只限 Google Workspace ，也就是 Google 企業版的用戶才能使用（個人帳戶無效）。但如果你的公司使用 Google Workspace ，這個功能可以有效的簡化管理效率。

在 Google 文件中，先插入待辦清單。

游標移動到待辦清單前方，可以看到浮現一個「指派任務」按鈕，點擊後，可以指派負責這個任務的同事，並設定一個截止日期。

不只如此，當完成這樣的任務指派後，會同步到：

• 同步出現在接收任務的同事的 Google Tasks 工作表
• 同步出現在接收任務的同事的 Google 日曆上（如果有指派日期）
• 並且內建快速打開相關 Google 文件的連結

如果我在 Google 專案文件中更新待辦清單的描述，可以選擇「更新」，把更新後的描述也同步到指派任務的同事的 Google Tasks 與 Google 日曆。

更棒的一點是，如果同事在 Google Tasks 或 Google 日曆中把該任務標示為完成， Google Tasks 預設這條待辦清單會消失。

但 Google 文件上則自動保留完成的刪除線，這樣一來，反而是 Google 文件的待辦清單可以更好的追蹤任務完成的進步與記錄了！

好好利用這項企業版的功能，那麼即使簡單的 Google 文件，也能成為專案任務規劃、任務指派的多人協作利器。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

最近我也開設了新的 podcast 節目，歡迎追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱），歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：從 Google 專案文件「指派任務」到同事的 Google Tasks 與日曆）