不再漏掉 Google 協作文件的重要修改，開啟編輯通知功能教學

這是常常有人詢問我的問題：「如果有很多份 Google 文件、簡報、試算表都在跟不同人協作，我要如何知道哪些文件被修改呢？」尤其有些重要的文件，或是修改中與我有關的部分，有沒有什麼更準確的方法，可以幫助自己「確實」收到有誰修改、修改了什麼地方的通知？

原本 Google 雲端硬碟提供了幾種方法，首先在 Google 雲端硬碟的網頁右方有一個「活動通知清單」，打開後，可以看到所有被改動過的文件通知，這是之前追蹤有沒有文件被修改的好方法。（操作教學可參考：聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態）

此外，原本的 Google 試算表也有可以設定特別通知的功能。你可以到「工具」選單中開啟「通知規則」設定，設定每一天提供一份 Google 試算表哪些地方被變更修改的摘要通知。

而最近「 Google Docs （ Google 文件）」也加入了類似 Google 試算表的新功能，可以讓我們針對個別重要文件，設定專屬通知規則，讓自己收到有仔細標明修改處、修改人、修改時間的郵件電子通知。

我獲得這項功能更新後實際嘗試，覺得確實可以幫助我們更有效的追蹤重要文件的協作流程。但是有一些設定需要自己手動完成，這篇文章特別分享如何操作的介紹。

首先，我們要確認自己有開啟 Google 雲端硬碟的「電子郵件通知」功能。

在「 Google 雲端硬碟的網頁端」開啟右上方的齒輪設定按鈕，切換到「通知」設定分頁，要勾選「透過電子郵件取得所有最新訊息」，後面的功能才會有效。

接著，我們要打開某一份 Google 文件檔案，在「工具」選單中開啟新出現的「通知設定」選項。

這裡有個要注意的小細節：

• 每份文件都需要手動進行通知設定，才會收到通知。
• 預設是文件被編輯修改時不會有郵件通知，除非對方加上註解。
• 但是每份文件也就可以獨立根據自己的需求，設計不一樣的通知。
• 例如不需要每份文件一有改動，我就收到郵件。

打開通知設定，有兩種修改可以設定：

• 針對註解，要不要通知？
• 如果這份文件很多人註解，就可以改成只有在註解中特別標註我時才通知。
• 針對編輯修改，要不要通知？
• 預設是不做郵件通知。
• 但是如果這份文件很重要，那就可以改成一旦有人在文件中修改內容，就會通知我。

要注意的是，這裡的通知設定是「針對我自己」的獨立設定，也就是我在這邊的設定不會影響到其他一起協作文件的人的通知。

做好了通知設定，一旦這份文件有某些地方被人編輯修改，我就會收到像是下面這樣的電子郵件，而且新功能的郵件通知非常完整：

• 假設這份文件被修改了很多不同段落，會在郵件中分段標明修改的地方。
• 會註明是誰修改、什麼時間修改。

通常在對方修改後（對方進行各種修改，並且關掉文件之後），我可以在 5～ 10 分鐘以內，收到這份完整正式的郵件通知。

郵件開頭，有被修改文件的連結可以快速開啟，還可以在郵件中直接調整通知設定（例如改成不需要通知等等）。

不過，目前 Google 簡報似乎還不具備這樣的明確郵件通知功能。

無論如何，針對那些最重要的 Google 文件、試算表，現在我們可以透過這些更明確的郵件通知，避免漏掉裡面的重要修改了！

有興趣的朋友還可以延伸參考：

• Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集，四個高效率的管理邏輯
• 從 Google 文件發送 Gmail ！以後都應該這樣撰寫郵件更有效率
• Google 文件變真正專案協作工具，新增進度選單、專案表格範本

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