我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書？流程實戰篇

過去這一個月持續進行了 10 場《防彈筆記法》的新書導讀會，跟將近 1000 位讀者線上互動與討論，收穫了很多回饋與問題，雖然限時限量的導讀會活動即將結束，不過因應活動參與者的要求，希望未來還能夠回放觀看。所以我決定將其中一場我自己最喜歡的活動剪輯成影片，放入《防彈筆記法》書籍的「延伸學習內容網頁」中。

這樣一來，不僅之前參加過導讀會的朋友可以回放，之後購買《防彈筆記法》書籍的朋友也可以打開「延伸學習內容網頁」線上觀看導讀會內容，不用覺得可惜了！（不過剪輯與整理影片需要一點時間，我處理完成後會跟大家公告，並更新到「延伸學習內容網頁」中。）

而在這一系列的線上導讀會中，我也發現大家最想問的問題，大概不脫幾個類型：

• 很多朋友寫筆記的起心動念是為了學習，為了完成研究論文報告，這時候「龐大知識的整理」如何在「以任務、專案為導向」的架構下應用呢？
• 當要推進很多個專案、任務時，如何在筆記中快速的寫下任務筆記的重點，並且有效整理，而且讓事後可以快速找到需要的內容呢？
• 面對工作上一定還是有很多雜亂的電話、郵件、臨時交辦，這時候筆記要如何寫，才能讓事情變得更清楚呢？
• Esor 通常是多久修改、檢視一次任務筆記呢？

如果想跟著我手把手一起練習，利用數位工具打造出自己的防彈筆記系統，完整了解任務筆記的拆解與寫法，怎麼設定任務筆記，以及多個專案處理時的整理技巧和功能，可以報名接下來有 10 個小時以上的線上課程：「個人數位生產力」。

2024/1 更新，總結一年多來的防彈筆記實戰案例：2024 高效工作法：如何用防彈筆記打造提升生產力的支持系統（實戰案例總集）

除此之外，上述這些問題的回答，我也想在這篇文章中用我自己如何利用「防彈筆記法」完成《防彈筆記法》這本書做為具體例子，看看方法如何操作，實際套用在某個工具上會變成的樣子。

本文內容可搭配由 Heptabase 所製作的網頁流程圖，互相對照參考。

如果先簡單的回答，上述問題的答案是：

• 大多數時候資料整理通常不是我們的目的，即使為了學習，也是為了學會並創造某種產品或成果。而為了寫論文，也是為了完成某個研究計畫、發現某個實驗結果，或順利畢業。所以，背後真實的目的本來就是以任務、專案為導向。
• 我們不是要抄下資料的重點，而是要轉化成我需要的執行、使用結構，一旦轉化成這樣的結構，就不需要太多事後的整理。所謂找到需要的內容，更好的說法是看到我需要執行的下一步行動與其所需資料，而非真的需要自己去找（因為需要自己去找，就表示我需要花更多時間整理）。
• 再雜亂的電話、郵件、臨時交辦，也是為了完成某個專案、任務的目的，所以筆記只要照著專案、任務的結構寫，而非只是雜亂的記下這些雜事，事情自然就會清楚。
• 如果你覺得雜事不像是任務，歡迎參考這篇文章的建議：任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事？
• 當開始執行任務時，從專案、任務筆記中確認我記不住的下一步行動與細節。打開著專案、任務筆記執行，一邊執行一邊記下新的問題、新的行動。所以反而不會有之後多久要修改與檢視的問題，因為本來就是當下從任務筆記出發、當下在任務筆記執行，然後就留下之後可以繼續的最佳流程。但仔細想想，這才是最節省時間也最精確的覆盤流程。

一則專案、任務筆記的動態演變過程

核心任務筆記不需要一開始就寫好，而是透過「逐步累積」（但不是累積資料喔！），在一則任務筆記中調整自己對目標的設定、加入新的思考、調整更好的行動流程、設定流程中需要的參考資料。透過先聚焦出自己想要完成的方向，然後讓那些接下來零散出現的各種雜訊不再是分散的雜訊，而可以轉變成這個目標的實際執行細節，在「動態修正」中逐步的建立起真正可以執行的目標筆記。

今年我撰寫這本《防彈筆記法》新書，當然也有一則統整這本書籍專案的專案筆記，但你認為我是為了執行這個專案，於是新增一則筆記並直接規劃出專案的流程嗎？如果我不能在筆記中「第一時間」規劃好專案流程，就代表這則筆記有問題嗎？當然不是如此！

我讓大家看看自己真實系統中《防彈筆記法》新書專案筆記的原始版本，這個原始版本是從 2020 年開始建立的。那時候其實想法還很單純，就只是覺得之前寫過的書籍裡，似乎還沒有針對如何建構經驗系統的方法與工具來深入分析，也覺得如何才能有效的建構覆盤流程應該是一個值得探討的問題。於是我開始建立一個下一本想寫的書籍的任務筆記。

接著來到了 2021 年，我開始有了一些方法與工具累積，並且打算開始實驗一些課程、文章，來看看到底應該如何寫出對讀者有幫助的內容。那時候還覺得應該會在 2021 年推出，也還沒有正式確定現在的書名。但是在問題解決中，已經隱約浮現出「防彈筆記」這樣的核心思維。

不過這樣的版本後來在 2021 年沒有正式成為專案，可是在 2022 年初，重新深入的分析像是卡片盒筆記法、 PARA 知識管理系統等方法論後，我有了更確定的想法。於是我把書名主要關鍵字正式設定為「防彈筆記法」，並且把目標從單純的覆盤，調整為以解決專案、任務等行動目的為導向的筆記系統。然後還設定了這次一定要建立一個互動的學習流程（例如後來的導讀會、社團問答等等）的目標。

於是 2022 年的上半年，這則醞釀累積了兩年時間的筆記才開始真正進行專案的規劃與排程。

不過這正是「防彈筆記法」希望建構的筆記流程，先從核心任務筆記開始的意思，並非是一開始就要拆解出完整的專案、任務規劃，剛好相反，是因為先有簡單的任務設定，之後如果有什麼延伸的想法、新的資料、不同的觸發，才能知道要更新累積回哪一則任務筆記，

於是一則任務才會透過逐漸的修改與累積變得愈來愈好，最終真正成為有規劃的目標。

如何兼顧專案時程、任務流程、資料整理？

我認為真正的資料整理需求其實比我們想像得更少，尤其在這個網路數位化的時代，一方面外部就有很多已經整理好的資料服務，另一方面是通常我們真正需要的是「完成專案」，而非完成資料整理。

如果以《防彈筆記法》這本書為例，我真正聚焦的不是這本書需要的參考資料怎麼整理，而是「書的大綱、每一個方法的論述如何寫出來」。此外就算是一個研究計畫、論文報告，也一定包含了許多在單純寫出內容之外的「行政任務」。所以，基本上就算是一個知識研究主題，也應該可以用專案任務的角度來整理筆記。

例如當前面那一則真正的專案筆記《防彈筆記法》的專案筆記慢慢發展成真正開始執行的任務後，就會發現除了前述的書名、目標、問題解決等思考企劃內容外，還要完成文稿寫作任務、封面任務、行銷任務、行政任務，並且過程中會有許多跟寫作無關的文件資料（例如書籍的申報文件、封面的文案文件）一樣需要處理。這些事情我都必須兼顧，最後這個目標才會完成，決不會只是需要專心寫文章就好。

又因為我本身在出版社的工作中已經幫無數的作者完成過大量書籍，所以我有一個完成書籍類專案的基本流程範本，我會把這個專案基本流程範本複製到前述的《防彈筆記法》專案筆記中，開始兼顧這個計畫需要的所有思考任務與雜事任務。

接著我把《防彈筆記法》這個專案本身特殊的階段性成果，例如正式文稿撰寫、封面企劃設計、流程圖牌卡製作、線上導讀會活動、讀者社團建立、各階段行銷任務等等，開始拆解到這則專案筆記中（還是在前述的同一則專案筆記裡），每個子任務切割出新的任務筆記，但是在專案筆記中連結並控管整體的進度流程。

• 以一則專案筆記為中心，在這則專案筆記中拆解專案的目標規劃、排出專案的執行流程。
• 專案原本的雜亂資料，根據哪一個流程與步驟需要，就放在那個流程的筆記後。例如推薦人的邀約資料放在處理推薦人的階段性流程中。
• 其中重要的任務，切割出去成另外一則任務筆記，但一定可以從專案流程中連結過去。
• 專案的每一個重要階段，可以設定有時間提醒的待辦清單，提示自己要準時完成這個進度。
• 這部分像是 Notion、 Evernote 的筆記內待辦清單都可以設定這種提醒。
• 寫好一則 Evernote 任務筆記的 6 步驟：切割流程、階段提醒教學
• Evernote 自動週期任務圖解教學，習慣養成、例行工作、學習提醒

前面講的這些內容，本質上都還在一開始的同一則《防彈筆記法》專案筆記中，所以當我打開這則專案筆記，我將會立刻看到專案目前最新的目標規格設定，看到自己完成了哪些專案進度與產生的資料，也明確的看到下一步還沒打勾，或是有時間提醒的待辦事項。並且這個待辦事項後面已經有相關的任務、資料連結，讓我可以直接開始處理。

我就是利用這樣一個簡單的專案流程筆記的邏輯，幫我聚焦在這個專案到底要怎麼完成、需要執行什麼的行動中，跳脫單純的資料收集與整理的侷限。

如何聚焦在寫作任務上，持續修改寫作大綱與草稿？

但是，即使認同我們會有需要處理的行政任務、專案流程，如果回到「文稿寫作」上，難道不就是需要資料整理嗎？還是說，知識創作也可以用任務邏輯來整理，並且會更有效？是的，「防彈筆記法」確實這樣認為。

例如同樣是《防彈筆記法》的寫作任務筆記，我在筆記最開始寫的內容，也是我花最多時間寫的內容，不是我看了哪些資料的整理，而是「我如何寫出來」的行動流程。

下面就是我的「防彈筆記法文稿寫作」任務筆記的開頭內容，我利用各種行動流程的設計，來幫助自己找到一些可以逐步產出草稿的工作流程（其中有些成功了被勾選，有些失敗或放棄被刪除，並且有很多經驗筆記）。這個意思是，即使是一個知識任務，我們其實也可以花更多時間在「如何產出」上，而非如何整理資料上。

那麼，難道我要寫出東西不用整理資料嗎？還是需要，但我會先建立一個基本大綱架構，然後開始我的外部知識學習研究，但我要整理的不是外部資料，而是「外部資料如何改變我的大綱與草稿結構」。這裡的關鍵不同是什麼呢？

• 如果只是整理外部資料，可能我們建立的是各種書籍、各個文章論文、各個片段想法與資料的資料庫。最後獲得的就是很多資料的資料庫。
• 但如果是以寫作任務為整理邏輯，我是把那些外部資料改寫成我的大綱需要的樣子，或是依據外部資料改寫我的大綱草稿。最後獲得的是一個不斷調整進化的最終版書籍大綱！！！

這時候我要做的並不是收集並整理一個資料庫，而是「不斷改寫我的大綱草稿」。

每一次遇到一份新資料、有一個新的學習經驗，我會思考他應該放在（連結到）這個寫作任務大綱的哪一個單元段落中，並且如何改寫成適合我的大綱的樣子。於是在這個過程當中，我的寫作大綱也是不斷進化修改，就像一個任務不斷推進的過程，最終逐步成為現在這本書的正式大綱。

我們要整理的是自己目標的大綱草稿，每一次的資料收集，本質上是我的寫作任務的改寫與推進，而非整理別人的資料。

如何進行單篇草稿撰寫？而非只是資料整理

接著開始進行每一個單元單篇草稿的撰寫呢？

但是因為上一段那種以「寫作任務」為目的的資料改寫、大綱草稿修改方式，所以基本上當我真正要進入最後寫作階段時，並不需要重新到一個資料庫中去把需要的資料找出來，因為之前這樣持續修改累積的大綱草稿，到了這個階段應該已經變成我可以直接寫出成正式文章的樣子了。

這時候我的每一個寫作單元，應該已經有基本的內容架構，已經累積了一些把資料改寫後的草稿，並且也連結了需要放入的資料，我只是「剩下把完整文章寫出來的工夫」而已。

這樣一來，其實我們的寫作任務也會更加輕鬆，因為我們不是想要從「收集很多別人的資料」直接跳到「寫出自己的文章」，這個跨度其實是過大的，也是為什麼收集很多資料不一定會有產出的原因。

而我的實際流程其實是：

1. 「先建立自己初步的寫作架構」
2. 「查看外部資料做為寫作架構的調整」
3. 「把每一次的可用資料改寫成外為草稿可能需要的樣子」
4. 「每一次的資料新增都應該是寫作架構與草稿的改寫」

於是，我們其實就是在「逐步完成寫作架構與草稿」，最後當架構與草稿有了六七成內容後，花最後心力寫成最後文章而已。

可是難道真正在寫作時，不會忽然需要什麼臨時的、更多的資料，之前可能沒有改寫到自己的大綱草稿筆記中嗎？可能會有，但也可能不會有，但即使會有，我也只需要在筆記系統中「搜尋一下知識主題關鍵字」，找到一些有共通主題的筆記，然後看看能否刺激一些額外靈感即可。

我的意思是，這並非是一個需要事先花太多心力另外整理的需求，在數位筆記系統中搜尋就能解決問題。

如何處理雜事多、臨時變動多的新任務筆記？

當然，《防彈筆記法》對於那些臨時的、雜亂的任務管理又更能幫助你得心應手。

尤其當我們要聚焦在最重要的知識型、企劃型任務時（例如我的寫作任務、封面企劃任務），都希望能把自己最大的腦力、專注力放在這些思考任務上，可是，真實的工作流程一定還有很多其他雜事需要管理，所以只有建構起清楚的防彈筆記系統，才能不花腦力去管理這些雜事。

例如這次《防彈筆記法》有很多延伸的雜事任務，例如獨家限量的流程圖牌卡、一系列線上導讀會等等，這些事情在專案過程中常常會有很多臨時變動與零散資料，例如通路忽然想要改期、廠商忽然需要一份新表單、老闆希望導讀會簡報放入什麼內容、業務提醒牌卡製作要注意什麼包裝細節、行銷希望我要印刷時可以多加上一個什麼資料申請等等。

如果當你要專心寫作，卻又要面對這麼多雜七雜八的事情，而且還常常變來變去，你是否會心煩意亂呢？

在「防彈筆記法」的中，就希望幫助大家不再被這些事情搞亂，只要建立起一則「完成防彈筆記法獨家限量牌卡設計」的任務筆記，然後在這個任務筆記中根據「如何完成牌卡製作的流程」，把每一個階段要完成的行動、每一個行動需要的資料放入即可。

這時候，會不會常常有這個任務的臨時變動呢？當然會，例如那時候忽然需要在「牌卡版本的書籍上張貼特殊條碼貼紙」，有需要採取的行政步驟、貼紙相關檔案等等，但我只是打開這則「完成防彈筆記法獨家限量牌卡設計」的任務筆記，看看接下來還未完成的行動流程中，張貼貼紙這個行動應該安排在流程的哪裡，並且把需要的檔案資料插入同一個位置即可。

這樣一來，我反而不用擔心現在該做哪一個步驟，也不用去想有沒有漏掉哪一個步驟，而是打開這個「完成防彈筆記法獨家限量牌卡設計」的任務筆記，看看下一步還沒打勾的行動是什麼，而其資料也就在行動後面，去做即可。

實際執行時的效果

我把上述分享的流程，整理成下面這張流程圖。完整版本請看由 Heptabase 所製作的網頁流程圖。

（教學請參考：Heptabase 功能圖解教學篇，實現視覺化整理的個人知識管理工具）

透過這樣的「防彈筆記流程」，幫我完成了幾個重要的效果：

• 透過逐步累積、修正的動態演變過程，讓任務聚焦成目標，讓專案開始成熟。
• 聚焦在專案的階段性成果、下一步流程，要確認的是完成什麼行動，而非整理什麼資料。
• 雜亂的資料與交辦，可以根據任務的執行架構整理，於是我們只需確認下一步即可。
• 避免過度整理，但把資料改寫成任務需要的樣子，讓收集與整理資料不會跟任務執行斷裂。

所以當我要處理「防彈筆記法獨家牌卡任務」時，我會打開該則筆記，確認下一步行動是什麼，如果延伸出一些新資料與新行動，就改寫到同一則筆記中，下次確認這則筆記，便依然是我需要的最佳流程。

當我閱讀學習各種資料時，我會打開「防彈筆記法寫作任務」筆記，把資料改寫成我需要的大綱與草稿，而非單純收集資料，這樣每次我真正要開始寫作時，筆記中已經是可以開始寫作的樣子了！

• 參考「防彈筆記法實體課程」與相關課程

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