利用 Google 試算表色階即時自動過濾、排名最重要的欄位數值

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當我們在 Google 試算表、 Excel 中處理了一份比較繁雜的數據資料，例如可能是多個單位在不同月份、不同產品的業績報表，或是多位學生的不同科目分數成績，還是一個大專案中每一個項目的成本數據，這時候，我們可能希望更清楚的看出裡面的「關鍵數字」在哪裡？

  • 例如我們想要看到其中哪幾位學生在哪幾個科目的成績最高？或者成績偏低？
  • 例如我們想要快速看到哪一個單位的整體成績表現最好？哪些單位又低於預期？
  • 例如我們想要看到哪一個單位的成績持續進步，哪一個單位業績又逐漸降低？
  • 例如我們想要看到是專案早期花費比較高？還是晚期？哪一個項目還有機會節省成本？

想要在一份充滿雜亂數據的報表中，快速辨識出偏低或偏高數值，快速看到上收或下降的趨勢，方便報告，也方便自己分析，那麼就值得試試看 Google 試算表、 Excel 中的「色階醒目提示」功能，可以即時、自動的進行數據欄位的過濾和排名。





色階提示基本教學

下面就用 Google 試算表為例，說明一下如何操作。

首先把想要利用色階自動過濾、醒目提示的範圍圈選起來，然後開啟「格式」中的「條件格式設定」。




接著，在右方的「條件格式設定」中，切換到「色階」的分頁，在「格式規則」中選擇一種「預設的色階範例」。

這樣一來，就會自動根據預設的色階，展示出左方表格中「從最大到最小」，不同階層的欄位。

例如下圖選擇的範例中，偏小的數值是綠色、中間的數值是黃橘色、偏高的數值是紅色，這樣一來，就可以清楚的看出最高的成績、最多的經費在哪裡，以及他們的分布趨勢了。




我也可以套用預設的由淺到深的漸層方式，這時候預設最淺的是最小值，最深的是最大值，於是我們也可以快速的如下圖般看到誰的數據好？哪裡有特例？

並且未來數值更新，都會自動套用色階，即時的展示出高低數字的分布圖。





色階格式延伸設定

除了預設的最小值、最大值的漸層自動分布外，我們還可以自動設定幾種不一樣的色階漸層判定方式。

設定「數字」，我們可以指定下限點、中間點、上限點三個數值，讓顏色分布更符合我們需要的判定標準。

例如下圖中，我設定低於或接近 10000 的色階是趨近於白色，接近 50000 的數字則從淡黃色到深黃色分布，而接近 100000 的數字則從綠色到深綠色。這樣一來，我就可以快速判斷出呈現綠色的優秀超標成績分布、有達標的黃色成績分布。 




還可以設定「百分比」，如果說我沒有預設特定的數值標準，而是希望看到哪些欄位在所有數據中所佔的比例較高，就可以設定百分比來判斷。

例如哪些數據是屬於低於平均成績 30% 的，哪些數據是高於平均成績 70% 的。




或者也能設定「百分位數」，看出哪些欄位是在後段班，哪些欄位是在前段班（接近100分）。




透過上述的設定，我們就可以快速幫助自動的報表設定一個「用顏色」自動過濾、排序的規則，方便自己分析與報告。

有興趣的朋友還可以延伸參考：

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（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：利用 Google 試算表色階即時自動過濾、排名最重要的欄位數值）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. 匿名2022年9月2日 晚上10:57

    有一天你一定會懂得，養生重於一切。身體是所有，而非完成多少件工作。

    回覆刪除

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