用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧

作者：


很多時候我會用到「語音轉文字」的逐字稿功能，例如開重要會議、一對一訪談，甚至要撰寫部落格文章草稿的時候。我會先錄下語音檔案，或者直接使用語音轉文字的即時轉錄工具（我最常用的是「 Google 即時轉錄」，以及「用 Windows 11 語音輸入繁體中文，快速完成會議紀錄、思考筆記」）。

現在很多厲害的語音轉文字工具，不只可以辨識中文，也會自動加上標點符號，基本上一個「看得懂」的逐字稿就產生了。

但是語音轉文字後的逐字稿如果要達到「讀起來通順、精簡、好理解」，就還差了一些。通常這種語音轉文字工具轉出來的內容，一來可能沒有很仔細的分段，二來難免有不少錯字，三來一些口語上的瑕疵也會讓文章直接看起來不是那麼的流暢。




所以，如果真的要產出一份給重要客戶看的會議文稿，或者要把語音內容轉成一份有條理的、可公開發佈的正式文章，裡面要分段論述，重點文句要通順，還要減少錯字與錯誤標點符號。那麼往往還是需要自己再花一些時間整理。

那麼，如果我們把這樣的語音轉文字「逐字稿」，丟給 ChatGPT ，請他轉成有條理的文章呢？

我最近就在進行這樣的嘗試，用語音轉文字工具先產生逐字稿，接著把逐字稿丟入 ChatGPT ，需要給他一些有效的提示（後面我會分享提問技巧），請他幫我直接修改成更通順的文稿。

這樣的流程是可行的，很多時候效果也非常好，加上這份逐字稿本來就是我產出、訪談的內容，所以進行更簡單的校對潤飾後就能使用，節省我自己原本要多花的許多重新調整時間：

  • 原本聽語音檔案，自己打成逐字稿：可能要花60分鐘以上
  • 用語音轉文字工具，先轉成逐字稿，自己去修改：可能要花 30分鐘
  • 產生語音逐字稿後，先讓 ChatGPT 修改一遍，自己再最後校對：可能只要5分鐘以內

最近在高效人生商學院 Podcast 節目中，也和胤丞老師聊了一集相關主題，歡迎大家免費訂閱收聽：「高效人生商學院｜EP.0151｜兩人對談｜EP.0042｜ChatGPT 帶來的工作流程改變？我們的應用方式」。

2024 更新，我實驗了一年的 AI 工作流程總整理：2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作，提示語、常用案例指南





用 ChatGPT 修正語音逐字稿筆記的應用實例示範：

這邊先分享一個實際的案例，讓大家看看具體的效果。

我模擬的情況是這樣的：

  • 現在我需要為自己的「個人數位生產力」線上課程寫一段介紹。
  • 於是我用「語音轉文字工具」先講出一段我腦袋中想像的介紹。
    • 我最喜歡使用的工具是「 Google 即時轉錄」（其他像雅婷逐字稿等皆可）
    • 後來測試，就算是 Google 文件語音轉文字，完全沒有標點符號的情況下，也可以請 ChatGPT 協助加上所有標點符號，並修正錯字。
  • 我大概講了一分鐘左右，產生 700 多字的逐字稿。

如果一分鐘可以寫完 700 多字文章，那樣的產出是很驚人的，語音才能有這樣的速度，可是這樣產生的語音逐字稿通常還很混亂，無法直接使用。

於是，我打開「 ChatGPT 」，問了他下面這個問題：「下面是一段介紹「個人數位生產力」線上課程的語音轉文字逐字稿，介紹了四個章節：打造防彈第二大腦、拆解子彈行動、設計敏捷工作流程、建立防彈原子習慣。請幫我根據章節分段，重新潤飾文字，並且修正語音轉文字過程中的錯字、標點符號錯誤：」接著我貼上了整段語音逐字稿。




然後不到兩秒鐘的時間， ChatGPT 提供給我下面的結果（歡迎參考斜體字的部分，我一個字都沒有改動），這裡面有幾個很厲害的地方：

  • 原本語音逐字稿寫成時代行動、房貸原子習慣，但經過我的「提示」，專有名詞幾乎都修正成正確的「子彈行動」、「防彈原子習慣」。而且還加上「」引號。
  • 真的自動根據四個章節的重點分段。
  • 幫我補上語音轉逐字稿過程中的漏字，把原本逐字稿不通順的地方自動改成通順的語氣（不過這裡會有一點點 AI 自動創作的補字）。
  • 修正大多數的其他錯字，修正大多數錯誤的標點符號與斷句。

於是我只要再檢查一下有沒有錯字，或是注意一下 AI 自動補字有沒有改掉我獨特的語氣或語意即可。

----------------------------------------------------------------------
以下是潤飾後的文字，並且修正了語音轉文字過程中的錯字和標點符號錯誤：

我現在來介紹「個人數位生產力」這一堂線上課程。這個課程有四個大章節，第一個章節是「打造防彈第二大腦」，第二個章節是「拆解子彈行動」，第三個章節是「設計敏捷工作流程」，最後一個章節是「建立防彈原子習慣」。

第一個章節「打造防彈第二大腦」，它幫助大家解決工作生活中的雜事太多、資料太多、工作流程太不清楚的問題。平常找資料和整理資料的時候往往會花費很多時間，而工作步驟也常常很混亂，輕重緩急分不清楚。在這個章節中，我們會學習如何在真實的工作流程中解決這些雜亂和低效率的狀況。

第二個章節「拆解子彈行動」，我們要學習如何設計目標、如何拆解任務，以及如何有效地透過設計行動來克服拖延工作。當我們面對工作和生活上不同的事情的時候，能夠更快地展開行動，並且開始知道如何安排有效的行事曆或者設計更好的每日行動清單。

第三個章節「設計敏捷工作流程」，這個章節中會結合像是雲端的協作工具、雲端檔案的資料整理方法，或者讓我們建立一個更龐大的檔案文件整理系統的過程。我們可以運用哪些整理邏輯、哪些工作流程，幫助我們在工作過程中減少這些瑣事的阻礙，並且進一步提高效率。

最後一個章節的目標是建立防彈原子習慣，它可以幫助我們從基本的持續努力開始，進而建立有生產力的系統。透過這堂課程，我們可以打造生產力的基礎，建立有效率的第二大腦，並且學習如何拆解任務、設計敏捷工作流程，進而減少瑣碎事物的干擾。最後，這些方法可以成為我們的習慣，幫助我們在工作和生活上更有效率，這也是本課程所要達到的目標。
--------------------------------------------------------------------------




利用 ChatGPT 修正語音逐字稿筆記的提問技巧：

不過，如何正確的「提問」，確實會在這裡發揮作用。我後來繼續嘗試了許多語音筆記、會議逐字稿、語音草稿的修正，發現有幾個技巧可以使用。

就像我在之前幾篇文章提到的一個共通邏輯（我如何利用 ChatGPT 提高寫作效率，跟 AI 對話強化論點而不抄襲）（如何活用 ChatGPT 拆解目標計畫？ 5 個提問技巧，實測旅行規劃），如果是我們個人的對話使用，不用把提示語（咒語）想得太複雜，最好的方法就是「一層一層追問」就好。

追問、反問幾次，慢慢修正成我們需要的內容。

但還是有一些基本技巧可以掌握。


1.下命令前，說明逐字稿主題

例如我會說：
  • 下面是一段介紹「個人數位生產力」線上課程的語音轉文字逐字稿
  • 下面是一段針對「被偷走的專注」書籍介紹的語音轉文字逐字稿
這樣 ChatGPT 會更容易從混亂的逐字稿中找到主題，轉成的文章會更有效。


2. 請他分段前，提示分段重點

例如我會說：
  • 介紹了四個章節：打造防彈第二大腦、拆解子彈行動、設計敏捷工作流程、建立防彈原子習慣。
  • 下面是一段語音轉文字的逐字稿，介紹了如何先利用語音轉文字，再用ChatGPT進行文稿修正。
    • （是的，本文的整段開場白，是我先用語音轉文字稿，然後用 ChatGPT 理清，我再最後潤稿）
這樣 ChatGPT 會懂得去修正文稿中的專有名詞錯誤，也會懂得在哪些地方分段重點。


3. 請其分段、修正錯字、潤飾文字、修正標點符號錯誤

例如我會說：
  • 請幫我根據章節分段，重新潤飾文字，並且修正語音轉文字過程中的錯字、標點符號錯誤
不過有時候我會試試看不要問得那麼複雜，就簡單寫：「請幫我分段、修正錯字」，也會有一定程度效果。

所以要下多少條件，就看你的需求。


4. 請 ChatGPT 轉換成表格

你還可以請 ChatGPT 把整理出來的文稿做更多的變化，例如一份會議文件，直接轉換成表格。

這樣一來：語音－逐字稿－正式文章－表格，這個流程就在不到 5 分鐘的時間內全部都能做完。

例如像下圖這樣，我的語音文字，就變成可以直接貼在網頁上的表格了。



5. 分析時卡住，可以請他繼續下去

我在利用這個「語音－逐字稿－正式文章－表格」流程時，滿容易發生的情況是， ChatGPT 分析一段比較長的逐字稿時，整理到一半卡住，沒有繼續下去，這時候怎麼辦呢？

其實很簡單，追問他就好：「可以繼續回答下去嗎？」




而且，就算是像 Google 文件語音轉文字產出的那種完全沒有分段、沒有標點符號的文字稿，都能請 ChatGPT 改成有分段、有標點符號、錯字更少的版本喔！





還有朋友問，那如果只有語音檔案，可以如何把語音檔案轉成逐字稿呢？可以試試看：「pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片」。或者接下來一定有更多強大的語音轉文字工具出現，例如：「Good Tape」。

先把語音轉成文字，然後再利用 ChatGPT 進一步修正。



我最近利用這樣的流程：「語音－逐字稿－正式文章－表格」，處理了好多會議訪談逐字稿、想法語音筆記等等，想想看如果每個流程都能在幾分鐘內完成，我就更能善用語音快速產出內容，但也節省原本需要的大量編修時間，最後可以留下時間去做屬於我自己真正獨特的潤飾與分析。

也提供大家參考與嘗試看看。

有興趣的朋友還可以進一步研究：

大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中，從如何寫出有效的防彈筆記出發，觸及工作、生活與自我管理問題，解析如何打造一套執行起來更有效率，也更有成就感的生產力系統，歡迎參考（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

我也開設了 podcast 節目，歡迎訂閱追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. Chang2024年11月16日 中午12:18

    Esor站長你好，我目前在澳洲的醫院做行政助理，基本的會議都長達1小時，而我是可憐的會議記錄。我一直在尋找能用A I取代會議記錄(meeting minutes)的部分。我目前手下有九個會議，而每個會議都有固定的討論項目(standing agenda items)但有時也會增加一些新的議題(new business)，但很多A I都無法真正達到我想要的結果。不知站長可否給我一些建議或可行方向去達成目標？謝謝

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用？立可得與 ibon教學+比較表

作者：
圖片
現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如： 小朋友學校的勞作作業 想要製作家庭相框 用照片來當小禮物 把照片貼在紙本手帳上 這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？ 如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候 「便利商店」同樣也提供了印照片的服務 ，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。 之前我在電腦玩物分享過：「 不需買印表機也免隨身碟， 7-11 全家雲端列印超方便教學 」。這篇文章則從印照片出發： 同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。
........................繼續閱讀全文內容

Google Maps 我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略

作者：
圖片
在之前寫完「 善用 Google 航班搜尋找出理想便宜機票的 10 個技巧 」一文後，我想繼續挖掘 Google 幫我們規劃自助旅行的潛力。 今天這篇文章，就深入的來聊聊 Google 的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具 ，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「 台灣推薦空拍地點地圖 」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！ Google 「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題： 國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。 在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。 好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。 自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。
........................繼續閱讀全文內容

Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道

作者：
圖片
你聽過或用過 Slack 嗎？過去一年， Slack 這一個團隊通訊平台服務不僅在國外爆紅，在台灣我也看過好幾個創業團隊使用 Slack 來做公司內部的訊息管理，到底 Slack 有什麼魅力？它是不是比起 LINE 或 Facebook 或 Email 更能有效率的管理團隊溝通呢？我自己今年也有機會在一個專案合作中使用了 Slack 一段時間，我覺得它吸引人之處有三點： 1. 「 很有趣 」： Slack 裡擁有跟 LINE 或 Facebook 一樣易於讓公司同事聊天打屁、傳送有趣影音圖文的功能。 2. 「 有效率 」：但是 Slack 的頻道、群組機制讓茶水間的聊天，不會干擾工作的討論，並且星號與釘選功能讓每個同事可以從聊天中記錄重點。 3. 「 有彈性 」： Slack 的架構可以讓每一個團隊設計出符合自己需求的通訊平台， Slack 的軟體則讓同事可以在任何地方和公司保持聯繫。 如果你需要中文版的同類平台，可以參考： JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學，比 Slack 更適合中文用戶 。 2017/3 新增 ： Sortd for Slack： 改造 Slack 討論串介面變成專案任務排程看板
........................繼續閱讀全文內容

Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學，老師、學生、創作者利器

作者：
圖片
Google NotebookLM 是一個以 AI 筆記本為概念的線上生成式 AI 問答工具。和 ChatGPT 、 Copilot 不同的是， Google NotebookLM 「相對」不會憑空生成內容，也不是上網找答案，而是結合文件資料庫 AI 分析功能（透過  Gemini Pro  分析我們的知識庫），幫助我們根據自己上傳的大量筆記、文件，生成有明確引用的論文摘要、報告企劃、文章大綱。 相較之下很適合自己已經有足夠資料，只是需要 AI 協助分析與輸出的人，例如老師規畫課程、學生製作報告、研究者撰寫論文、創作者撰寫草稿來使用。
........................繼續閱讀全文內容

畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI 幫你的簡報文章手繪視覺思考圖

作者：
圖片
今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。 為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。
........................繼續閱讀全文內容

Google 表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期

作者：
圖片
Google 表單，是 Google 雲端硬碟裡用來製作線上問卷調查的免費工具。 愈來愈強大、愈來愈漂亮的 Google 表單，可是設計出各式各樣擁有專業問題、滿足特殊調查需求的精美問卷，如果你還不知道怎麼活用他的基本功能，那麼一定要參考下面三篇我在電腦玩物中所寫的一系列教學，從基本功能到隱藏功能，會帶你上手這個好用的工具： 設計問卷調查快速免費，新版線上 Google form 表單教學 不再只有醜醜範本！如何幫 Google 表單美化背景外觀？ Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學  也因為寫了一系列實用的 Google 表單教學，所以很多朋友來問我： Google 表單還能不能滿足某某個需求？ 而其中被詢問度最高的就是：「 可不可以讓 Google 表單 自動關閉回覆 ？時間過期了問卷就關閉，填寫人數到達限額了就自動停止。 」如果可以做到，那麼 Google 表單甚至可以用在報名表、抽獎表之類的應用了。好消息是，這個問題有解了，今天開始 Google 表單可以做到限期、限額自動關閉回覆的功能囉！ 2017/8/31 新增 ： 自動移除額滿選項！ Google 表單報名購物限制數量最簡單教學
........................繼續閱讀全文內容

為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

作者：
圖片
這幾年看到身邊許多的創業團隊、學校社團、辦公室裡的部門，或是個人在需要專案管理、生活管理時，選擇了一個叫做「 Trello 」的雲端服務，這到底是一個什麼樣的管理工具，讓這麼多人都愛用 Trello ？在電腦玩物上，我也從旁敲側擊的角度，寫過幾篇「 Trello 概念」的管理教學文章： 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法 Google Drive 變身 Trello ！幫雲端硬碟建立專案看板 但是，我自己也一直使用著 Trello ，卻還沒有在電腦玩物上寫過一篇完整的介紹！雖然錯過了幾年前第一時間推薦 Trello 的時機，但在這段時間的使用經驗下，剛好可以讓我整理沉澱自己的使用方法，歸納出「 為什麼值得試試看 Trello 的關鍵特色 」，然後轉化成這篇文章深入淺出的 Trello 上手教學。 2015/6/13 新增： 免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 2016 年新增 ： 如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化 2016/7/7 新增 ： 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 2016/7/13 新增： 如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧 2016/8 新增： Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 2016/8 新增 ： Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學 2016/11 新增： [時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載 2017/2 新增 ： Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 2017/6 新增： 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 2017/7 新增： 如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧 2017/8/23 新增 ： 如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享
........................繼續閱讀全文內容

Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板，專案圖解實例教學

作者：
圖片
團隊一起開會討論專案規劃、產品設計， 為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。 例如用 心智圖 展開專案流程，用 系統思考法 釐清專案關鍵環節，或是畫一張 商業模式精實畫布 。 面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。 但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」 。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有： Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器 Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用 但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到： 「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。
........................繼續閱讀全文內容

最簡單養成習慣方法是「解決問題」，不靠時間表、獎懲與意志力

作者：
圖片
要持之以恆並非一件容易的事，先不說長時間的堅持往往強人所難，光是要每天重複一樣的行動、相同的規律，難道不會覺得膩？這時候一旦新鮮感淡去，剛好遇到其他事物的干擾，或者自己偶爾處在懶洋洋不想動的低潮中，那麼這件事情就很容易開始拖延下去，而想要養成的習慣也往往中斷了。
........................繼續閱讀全文內容

Excalidraw 免費 AI 生成流程圖，一鍵畫出知識圖表、專案流程、寫作大綱

作者：
圖片
用一句話簡單提示主題，就能透過 AI 生成一幅流程圖。或是提供基本的想法大綱，一鍵請 AI 畫出可接續修改的流程圖草稿。於是「老師」可以快速生成教學用的 知識圖表 ，「軟體工程師」快速畫出 技術開發架構圖 、「管理者」獲得 專案流程圖 與 商業決策分析圖 、「行銷人員」製作 活動企劃流程表 、「創作者」也能立即獲得視覺化的 寫作大綱 或 故事線草稿 。上述的應用情境，在 「 Excalidraw 」 這款線上流程圖工具中已經可以實現，他加入了「Text to diagram 」AI 功能，幫助我們透過簡單文字，快速生成複雜的流程圖表，生成草圖後還可繼續手動修改。
........................繼續閱讀全文內容