把 Notion 頁面轉成 wiki 模式，維護團隊知識庫、專案任務新方法

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Notion 這幾月推出了不少新功能，首先是「 Notion AI 」幫我們快速進行筆記整理、內容改寫。接著「 Notion button 」提供了設計一鍵自動化流程的功能。而最近「 Notion wiki 」新功能推出，這個功能字面的意思是「把頁面（Page）轉換成 wiki（知識庫）模式」，看似簡單，卻可以讓你的知識庫和專案管理更具效率。

想像一下，我們團隊一起建立了一個產品行銷資料頁面，頁面中的「子頁面」有各種市場分析報告、競品資料、產品規格、行銷策略案例等等。以前，這些子頁面就是某種樹狀大綱清單的形式。但是現在，如果把這個頁面轉換成「 wiki 模式」，就可以更方便指派由業務去管理市場分析、開發者去管理產品規格、行銷人員去管理行銷策略案例，並且設定市場分析報告要每個月更新確認一次，或是產品規格要經由專案經理驗證。

又或者，團隊正在一起進行一個專案，在 Notion 的專案頁面中已經用「子頁面」列出每一個階段的任務。以前，這些子頁面就是某種樹狀大綱清單而已。但是現在，如果把這個頁面轉換成「 wiki 模式」，可以同時兼顧頁面的流程、資料庫的彈性，讓每一個任務有明確負責人、有確認日期、有標籤分類，更方便過濾與搜尋需要的任務。





例如下圖這個範例，原本只是一個單純樹狀大綱的資料管理頁面。


一旦轉換到下圖的「 wiki 模式」，前面的子頁面清單增加了用 Database 資料庫管理的模式，可以指派每一個項目的維護者，可以設定每個項目的驗證日期，可以用資料庫的 property 設定各種標籤。

於是這些子頁面也變得更能有彈性的管理：

  • 讓「 Page 」中的下一層頁面，轉換成可以像是資料庫一樣管理
    • 也可以隨時轉換回來
  • 可以分配每個下一層頁面的負責人
  • 可以設定每個下一層頁面是否驗證完成？有沒有過期時間？
  • 也可以像是資料庫那樣新增標籤
  • 可以鎖住 wiki （避免不小心修改）





無論你之前使用 Notion 來進行團隊或個人知識庫的管理（wiki），還是進行專案任務管理（project），如果你曾經煩惱過 Page（頁面）比較能清楚列出流程，但 Database （資料庫）又能更方便分派人員、時間、狀態，而不知道要用什麼好？

上述這些需求與問題，或許「 Notion wiki 」新功能，把頁面（Page）轉換成 wiki（知識庫）模式，就能帶來一些解答。




要開始試試看這個功能，只要來到某一個專案頁面，在右上方的「...」選單中，開啟「 Turn into wiki 」模式即可。

不用擔心試錯，因為如果不想要這個模式，可以隨時切換回原本單純的頁面功能。




切換到 wiki 模式後，可以看到頁面上方多出兩個功能：

  • 切換不同的資料檢視方式
  • 搜尋按鈕
    • 可以用關鍵字快速搜尋這個頁面中所有的下一層頁面文件。




例如我切換到「Page I own 」的預設檢視模式，就會用資料庫的方式，列出由我負責管理的子頁面（可能是知識庫中的資料維護，或是專案中的負責任務）。




當進入 wiki 模式後，每一個子頁面也擁有了類似 property 的屬性設定功能，並且提供了一些預設的屬性：

  • 誰負責維護這個子頁面
  • 頁面資料是否已經驗證過？或是何時會驗證過期？
    • 例如有些資料需要一定時間後更新
  • Tag 狀態
    • 例如這個子頁面是否完成？或者是否上架？還是正在維護中等等。
  • 我們可以自己添加新的 property ，就跟資料庫的管理一樣。




既然這些屬性其實也很像我們原本在 Database 資料庫中可以做的設定，那麼 wiki 模式的特殊性是什麼呢？

關鍵在於，他是以「頁面（Page）」出發，專案團隊成員、可以查看知識庫的人進來時，優先看到的是類似下圖的大綱、流程，這是屬於「便於查看」的需求，也更適合像是 wiki 、專案那樣要有明確流程架構的需求。




但是，這樣的流程架構背後，需要「維護管理」，這時候就可以切換到資料庫模式，快速查看每一個頁面的維護狀態，或是找到自己負責的頁面。




如果你需要多人一起維護團隊的知識庫，或是一起進行一個專案，不妨試試看現在這個新的 wiki 模式，兼顧專案流程的明確，也有管理任務狀態的彈性。

對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考：


大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中，從如何寫出有效的防彈筆記出發，觸及工作、生活與自我管理問題，解析如何打造一套執行起來更有效率，也更有成就感的生產力系統，歡迎參考（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

我也開設了 podcast 節目，歡迎訂閱追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：把 Notion 頁面轉成 wiki 模式，維護團隊知識庫、專案任務新方法）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. 匿名2023年4月18日 下午5:03

    什麼是 wiki？

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    回覆
    1. Esor Huang2023年4月18日 下午6:43

      Wiki 通常用於創建知識庫、共享資料和實現團隊協作。它的特點是易於使用、實時更新和互動性強。允許多人共同創建、編輯和組織網頁內容。

      最著名的 Wiki 網站是維基百科（Wikipedia），提供了大量免費的百科全書式資訊。

      刪除
  2. 匿名2023年4月24日 上午8:00

    是，維基

    回覆刪除

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