讓 ChatGPT 學會專業邏輯，成為自動完成報告文案草稿的真正助手

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在日常工作中，你是否曾經因為重複的瑣事而感到疲態且無聊？想像一下，如果有一個能理解你專業邏輯，且可以幫忙快速完成例行公事的助手，那我們的工作是否可以更加輕鬆，也能有更多時間聚焦在核心內容之上？這就是今天這篇文章想要介紹的 ChatGPT 應用方式，把她設計成可以學習和執行我的專業（但有重複性的格式）任務的 AI 工具。

不論是撰寫不同主題的文案，或是根據特定的格式撰寫報告，例如撰寫一份報名網頁內容，我們都能和 ChatGPT 一起「協作」。我的意思是，當然我們不是完全讓 ChatGPT 去憑空想像，而是當我可以「更直接、更聚焦」在「提供關鍵想法」、「提供重要資料」，或許可以交給 ChatGPT 根據「專案的文案邏輯」、「固定的報告格式」去發揮，讓他把我們的雜亂資料瞬間變成一份符合格式、更有可用性的「草稿內容」。

這樣的過程，我們可以節省那些組織資料、排版格式的繁瑣動作時間，也可以節省一開始沒有草稿時的大腦卡關時間。

當然我們還是要花時間去提供關鍵想法，也要花時間去修改草稿成更好的內容，不過節省「中間這段作業時間」，已經非常值得。




那麼我們如何讓 ChatGPT 做到這樣的結果呢？利用我在「我如何訓練 ChatGPT 撰寫 Midjourney 提示語？AI 繪圖四個階段」一文嘗試過的方法，在那篇文章中，我透過提供 ChatGPT 一些對自己有用的 Midjourney 提示語，讓 ChatGPT 可以自動幫我撰寫未來需要的不同主題提示語，並且符合 Midjourney 提示語需要的專業邏輯與特殊格式。


只要給予足夠的訓練資料（而且不用很多，一開始或許只要兩三則以上的資料範例，就能開始出現效果）， ChatGPT 就能夠像個真正的助手，理解你的需求並為你服務。更棒的是，他的學習過程並不需要你去了解深奧的程式語言或 AI 原理，只需要你提供一些好的文案、好的報告範例，讓 ChatGPT 自己去分析、自己學習裡面的結構，就像是教導新進員工一樣，然後他就會學會自己去做出類似的內容。

這個邏輯其實是讓 ChatGPT 學會我們的工作方式，而不只是讓他憑空發揮。

這樣做，不僅能幫我們省下寶貴的時間，更讓我們有更多的頭腦空間去思考那些真正重要的問題，而不是被那些瑣事所困擾。

在接下來的教學中，會分享我實際使用 ChatGPT 測試的經驗與成果。我會解析如何讓 ChatGPT 開始學習過程，如何訓練他學會我的報告文案結構，到如何請他自己寫出新的報名網頁內容，並且符合我慣用的格式、語言和架構。

一起來看看如何善用這個 AI 助手，將工作效率提升到另一個層次吧！




例如，我在工作上常常要撰寫許多活動報名、介紹的文案，這裡面有許多需要我自己花時間想的部分，像是活動的目的、活動的關鍵特色，也有一些我需要自己收集的資料，例如講者資料、活動場地等等，這些部分，或許 ChatGPT 還幫不了我（畢竟連 Bing AI 有時候撰寫的講者資料都有一些問題，我還是自己收集原始資料更保險）。


但是，要撰寫成一份報名網頁內容，還是有許多繁瑣的動作，例如有一些固定的時間日期地點格式、有一些固定的網頁欄位。也有許多需要我將原始資料進行重新組織的動作，例如活動訴求、活動對象、活動特色等等固定格式。


讓我們來試試看，當我擁有一些基本原始想法、資料的時候， ChatGPT 是否可以經過訓練，「直接」幫我把原始資料變成一份符合固定格式、符合基本邏輯的活動報名網頁文案（報告）。

然後，我就可以在這個基礎上去做進一步的修正。





其實，有兩種方式可以做到這件事情，第一種方式我在「活用你的第二大腦筆記範本，協作 ChatGPT 生成好內容的 6 個案例」這篇文章有提過，如果我們本來就有許多工作的範本，可以提供給 ChatGPT ，請他依照範本結構來處理原始內容，直接變成我們需要的報告。

但如果我們還沒有累積這樣的範本，或者自己也一時之間分析不出這樣的範本結構，則可以試試看這篇文章分享的第二種方法。

我可以先提供幾個「報名網頁」之前的完整內容，請 ChatGPT 幫我分析裡面的結構。我會這樣問他：

分析下面這個「報名網頁」的內容結構，看看設計一個報名網頁需要哪些內容？用什麼格式？文案撰寫的風格特色為何？請用表格拆解：

這時候， ChatGPT（GPT-4）會產出下面的結果。





第一步驟的目的，是經過幾個範例的分析後， ChatGPT 在對話串中就會「記住」這個結構的邏輯。

這時候，第二步驟，我就可以開始請 ChatGPT 根據他記住的報名網頁邏輯來發揮，我會這樣問他：

根據前面你分析且記得的報名網頁結構，撰寫一個關於「2023 防彈筆記法，如何成為個人時間管理系統」的報名網頁，並參考下面的資料，完成報名網頁內容文案撰寫：

一方面，我請 ChatGPT 根據之前他自己分析出來的報告格式來撰寫新主題的內容，但另一方面我也補充一些新的報告原始資料請他改寫。






上面這樣產出的「草稿」，當然我還會進行進一步的微調與修正。

可是也無法否認這樣的草稿，確實已經幫我節省了非常大量的時間，現在我只要做最後的修正即可。

而當如果我平常有許多這樣的報告、文案需要撰寫，透過上述的流程，就可以幫助我快速產生大量的草稿，甚至因為「有時間修正」，而能產出更好的文案內容了。

如果你手邊有需多重複、大量的工作，有類似這樣的固定邏輯、基本格式，或許也能試試看上述的方法，幫助我們節省工作時間，幫助自己最後產出更好的內容喔！



有興趣的朋友還可以進一步研究：


大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中，從如何寫出有效的防彈筆記出發，觸及工作、生活與自我管理問題，解析如何打造一套執行起來更有效率，也更有成就感的生產力系統，歡迎參考（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

我也開設了 podcast 節目，歡迎訂閱追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：讓 ChatGPT 學會專業邏輯，成為自動完成報告文案草稿的真正助手）

電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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