用 Notion Dependencies 設計自動排程專案管理行事曆，模板分享

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在分享專案管理工具的時候，很多朋友常常問我：「當遇到有任務相依性的時程，如何在調整其中一個環節後，其他部分可以『重新自動排程』？」這樣可以在時間變動時，更簡單地完成任務時程規劃，也避免任務重疊、進度混亂的困擾。如果有一個具備自動排程功能的專案管理軟體，或可以建立任務從屬關係的甘特圖工具，就可以節省我們一些管理時間。而 Notion 作為一個團隊協作專案管理工具，也具備了這樣的功能，可以設計成一個具備自動排程功能的專案管理工具。

例如：當我們為專案拆解了多個任務，並為每個任務安排了應該推進的時間進度。有些任務跟任務之間有一些相依性的從屬關係。例如，A、B任務必須要先完成，C任務才有辦法推進。這時候，假設A、B任務花了8月1號到8月10號完成，那麼C任務就要從8月11號開始接續。如果其中B任務延遲到8月15號完成，那麼C任務就要修改成從8月16號開始推進。這是專案排程上常常遇到的時間調整需求。




現在，Notion 內建的 Dependencies 功能，就具備可以自動排程時間的特性。

我們只要在 Notion 資料庫開啟 Dependencies ，接著我們在 Notion 專案資料庫裡把一個一個任務的依附關係設定好，當我們開始安排任務時間進度時，就能自動排程，透過 Notion 的甘特圖或行事曆功能輕鬆完成管理。而且，免費版帳戶也可以使用！

簡單可以做到這樣的效果：

當我在五個任務當中修改了第二個任務的時間，把第二個任務提前了一個禮拜，這時候第一個、第三個、第四個、第五個任務也都會跟著第二個任務一起往前提前一個禮拜。而且每個任務之間的時間不會重疊，一個接著一個任務，自動完成重新的排程。

很多朋友會用 Notion 進行團隊的專案管理，簡單的專案自動排程會提供很大的便利性。今天這篇文章就是要跟大家分析 Notion dependencies  功能有哪些細節，怎麼設計。並且文章最後會提供給大家一個簡單的 Notion 專案自動排程模板，讓有興趣的朋友直接複製，動手試試看。


2024/1/18 Notion 行事曆功能有了關鍵更新：Notion 新行事曆整合 Notion 所有資料庫任務與 Google 日曆行程





在 Notion 中先建立一個專案資料庫

在 Notion 中要做專案管理，可以先建立一個 Database 資料庫，然後在資料庫右上方選單開啟兩種功能：
  • Sub-task （非必要），讓任務的上下層關係更清楚，或是用在設定關鍵的里程碑。
  • Dependencies （必要），可以設定任務的依賴關係。




先用簡單的 Table 模式，拆解上下層任務。





設計任務的相依性，如何開啟與設定 Notion Dependencies

打開 Notion Dependencies 的時候，可以設定三種自動排程方式，而且可以隨時回到這裡根據不同需要調整。

  • 1. Shift Only When Dates Overlap:
    • 此功能僅在任務的日期開始重疊時才會觸發日期的移動。如果某個任務的日期被推遲並與下一個任務的日期重疊，那麼重疊的任務的日期將被向後移動。但如果前一個任務推遲後，沒有跟下一個任務的時間重疊，那麼下一個任務的時間不會移動。
    • 通常會先開啟這個選項，透過自動排程，確保相依性任務不會重疊，有足夠日期完成。
  • 2. Shift & Maintain Time Between Tasks:
    • 如果兩個任務之間存在相依關係（例如任務A是任務B的先決條件，但兩者之間有兩天緩衝期），那麼當任務A的截止日期向後推移時，任務B的開始日期也將同步向後推移，無論任務A與B的日期是否重疊。這樣可以確保任務之間的相對時間距離保持不變。
    • 有時候要「一次調整整個專案的所有時間」，可以回到設定切換到這個選項，一次移動整個時間軸。
  • 3. Do Not Automatically Shift:
    • 這個選項會完全禁止任務日期的自動移動。即使存在依賴關係，任務的截止日期也不會因其他任務的變化而變化。





先開啟 Shift Only When Dates Overlap ，開始設定相依性

接著，透過 Blocked by、 Blocking 欄位，設定任務的相依性。

例如「規劃防彈筆記法大綱」任務要完成，才能開始進行「準備案例資料」、「教學截圖」、「訪談問題」等任務。





開始設定任務進度時間

在 Date 欄位，透過開啟 End date ，可以設定一個任務的開始、結束時間，於是有了進度條。




當任務有了相依性關係，設定下一個任務的時間區段時，如果往前日期設定，那麼前一個任務的時間也會自動往前移動。

如果延後了前一個任務的時間，下一個任務的時間也會自動延後。





將 Notion 切換到 Calendar View，輕鬆調整時程進度！

這樣可以看到安排好的時間進度，並且在上面直接拖曳調整，所有相關任務就會跟著一起重新排程了！

關於 Notion 其他專案管理功能，可參考這篇教學：Notion 資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案。





Notion 專案自動排程的案例測試

如果在 Shift & Maintain Time Between Tasks 中調整專案中任何一個任務的時間，所有任務的前後時間都會跟著移動。




如果在 Shift Only When Dates Overlap 中，把某一個任務往前移動一個禮拜，只要跟其他相依任務沒有重疊日期，其他任務不會移動時間。

但如果有跟前面相依任務重疊到，前一個相依任務也會往前，但後一個相依任務一定不會移動（因為不會重疊）。




在專案管理實務中，任務排程和相依性管理是兩個關鍵要素。這篇文章分享如何利用 Notion 的 Dependencies 功能設計一個自動化排程的專案管理行事曆。通過這個機制，不僅可以視覺化整個專案流程，而且在其中一個任務發生變動時，相依任務的時程也會自動調整，大大減少了手動出錯的可能性。

對於想快速上手的朋友，文章還提供了一個簡單的 Notion 專案自動排程模板，供有興趣的讀者試用。

不過，儘管自動排程功能非常便利，但無法取代專案經理在資源分配、風險評估和其他多變因素中，依然需要人去做專業判斷。因此，在搭配自動工具的同時，還是無法忽視我們對專案全貌的持續監控和評估。（延伸閱讀：比起自動化功能，麻煩一點的手動整理與判斷，更適合時間管理）

對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考：



大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：用 Notion Dependencies 設計自動排程專案管理行事曆，模板分享）


文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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