執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例

之前分享如何設計標籤的文章（如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用），有讀者提問說：「標籤的使用對我來說有點抽象😂，可能因為情境總是難以明確的定義？常常會覺得同一個任務又具有每日推進的性質、但也具有思考醞釀的性質，結果在下標籤的時候就猶豫不決，不知道您是否曾經也會有同樣的困擾呢？」

可能有些讀者也會遇到，好像怎麼設計分類都不對？好像怎麼整理都可以更好？有好多整理方法論或範例，不知道怎麼都套用在自己的工作流程中？

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不要憑空設計系統

而要解決這些問題的關鍵，就在於翻轉這個問題本身：「為什麼我們要憑空先設計分類？直接套用一個別人的整理系統呢？」

以我的標籤設計邏輯來說，關鍵不是我用了什麼標籤，而是因為我用「自己行動需求」的角度來設計標籤。

「我們不需要去煩惱自己用不到的標籤（或是各種資料夾、整理邏輯）」，也就是只要在自己真正有某種需求時，才需要針對這種需求設計分類與工作流程，

而不是一開始就憑空去設計或定義一個執行系統，這樣非常容易過度整理、過度分類。

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執行，優先於整理：

用任何方法整理資料、筆記時，最重要的一個原則，就是「執行優先於整理」。

很多時候我們憑空先去創造一個系統，等到花了很多時間去整理後，反而沒有時間、沒有動力去真正執行專案，除了因為時間、精力都在整理上耗盡，還因為這樣憑空想像的系統，根本不是我們真正執行需要的系統。

舉個例子，每個禮拜都有一個時段，我和老婆、孩子會在基隆田寮河附近一起吃午餐或喝咖啡、飲料。於是我開始認真收集田寮河附近的美食餐廳筆記。

這時候，如果是「一開始就憑空設計系統」，很有可能我們會：

• 開始建立分類：規劃如何根據各種類型分類這些美食餐廳。
• 設定每則筆記的格式：例如在屬性或表格中，開始設計出完整的餐廳資訊欄位。
• 動手設計各種連結：想要把各種美食餐廳地圖都納入一個龐大的系統中。
• 努力調整各種提醒、置頂、過濾功能：讓自己到時候可以快速過濾出這些餐廳筆記。
• 更努力的收集很多未來要去吃的美食餐廳筆記。

看起來很棒？我們也確實有可能獲得一個非常完整的美食餐廳資料庫。

但這時候，我卻會「執行優先於整理」，用下面的步驟建立我需要的系統：

• 剛好今天吃到一家不錯的餐廳、咖啡店，就記到筆記中。
• 剛好散步經過一家看起來不錯的，下次想吃吃看，就記到筆記中。
• 筆記不用刻意填寫什麼格式，但因為需求是基隆田寮河的美食散步體驗，所以一定要打上「基隆田寮河」的關鍵字即可。
• 筆記的內容，如果需要餐廳資訊，不如連結一個Google 地圖網址，到時候還可以方便自己導航。
• 每次吃到、喝到什麼很棒的選擇，就順手筆記或拍照下來即可。

看起來很陽春？但我卻可以獲得一個每次到田寮河散步，只要搜尋「田寮河」關鍵字，就會展開我的美食地圖的系統，而我可以在這裡自由選擇。如果想要單獨過濾出咖啡館，也只要加個相應的關鍵字即可。

沒有更多的功能，但是剛剛好滿足我的需要。

延伸教學：如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法

兩種整理方式的時間花費比較：

而這兩種做法，他們的整理時間卻有很大的差距：

憑空建立系統	時間	執行優先於整理	時間
花費大量時間建立分類、格式和連結設計	額外數個小時到數天	逐步添加，根據實際需要調整筆記系統	執行當下即可整理
還沒開始使用，就先收集大量資訊	每天額外數十分鐘	實際遇到有用的資訊時記錄，無需預先收集	執行當下即可
建立統一筆記格式，需要時間製作與填寫，也可能會填寫許多不需要的資訊	每次額外數分鐘	筆記格式自由，依據個人需要再添加記錄	執行當下即可
設計多種提醒、置頂、過濾功能，增加系統複雜度	額外數小時	簡單標記如地點關鍵字，快速搜索和導航	幾秒鐘
定期檢視並調整整個系統，愈多格式功能要花愈多時間維護	額外數小時	根據使用情況添加或刪除資訊，低維護需求	執行當下即可
初始設置複雜，調整和應用需要較長時間，執行時還需要時間做各種設定		快速應用，隨用隨記，適應性強，執行時搜尋找到即可，專注在真正需要的處理與資料上

應該說明的是，這裡是以建立個人筆記系統，對知識學習、專案任務推進有幫助的筆記系統而言。而不是講產品、企業等級系統的架構，後者反而可能需要左半邊的邏輯。

• 系統設計：
• 憑空建立系統要求在開始前就必須有一個全面的計畫，這可能會花費大量的時間去預測未來的需求和可能的資料類型，而實際上這些預測可能並不準確。相反地，執行優先於整理的策略允許更靈活的調整，隨著實際需求的出現進行最小化的系統設計。
• 資訊收集：
• 憑空建立系統可能會導致過度收集不必要的資訊以填充設計好的系統，這不僅耗時而且可能引起資訊超載。而執行優先的方法則是在碰到實際需要記錄的資訊時才記錄，避免了不必要的前期工作。
• 筆記格式和功能設計：
• 過度設計的系統可能包括很多不常用的功能，這增加了學習和使用的成本。而簡單的系統更容易上手，並且可以根據個人的使用習慣隨時調整，這種靈活性在日常使用中更為實用。
• 資料更新與維護：
• 複雜的系統需要定期維護和更新，這本身就是一個耗時的成本，而靈活的系統則減少了這一需求。
• 實際應用效率：
• 從應用的角度來看，一個過於複雜的系統可能在初期看起來完善，但在日常使用中可能會因為不斷的調整和學習新功能而減慢效率，甚至無法持之以恆。而一個以執行為優先的系統則能快速適應變化，提高實際應用的效率。
• 延伸閱讀：如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統？

工作筆記也可以從執行開始，由下而上整理，建立彈性系統：

在工作上整理任務時，掌握「讓執行優先於整理」的原則同樣重要。

有許多朋友在筆記整理課程中問我：如何區隔專案筆記與任務筆記？以及如何有效規劃專案的目錄連結結構？」回顧我自己真實的使用經驗，其實我自己很少刻意去區分專案與任務筆記，更不會刻意去規劃專案的目錄結構。

延伸閱讀：解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略：記錄驅動目標法則

例如，我曾經開始一個簡單的任務，想要為某個我喜歡的方法論畫出圖解。

完成這個任務後，我發現這可以擴展到幫更多方法論設計圖解。因此，在這個任務筆記中，我繼續添加其他方法論的圖解。當不同方法論圖解累積到一定程度後，我意識到這可以發展成一本書的專案。

從那時起，我從書籍專案的角度，規劃出所需的方法論圖解和架構。

這個筆記最初是從一個簡單的任務筆記開始，慢慢演變成一個大型的任務筆記，最終變成了專案筆記。在這個過程中，

我沒有刻意去區分什麼是任務和什麼是專案，而所謂的專案目錄結構其實是根據實際執行的需要逐步建立的。

這種靈活的進展方式使專案的目錄結構能夠根據實際的執行需求不斷調整，以達到最佳的執行狀態，形成了一個完善的專案目錄筆記。

這樣的做法也有效地達成「執行與整理的平衡」，剛剛好的整理，就是在執行的過程中完成整理。

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• 目前最新著作：《防彈筆記法》
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