用 ChatGPT 開啟修改 Excel、 Google 試算表教學！分析數據生成圖表

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ChatGPT 早期有一個功能叫做「 Code Interpreter 」，後來改名「進階數據分析」，但都是透過 AI 撰寫 Python 程式碼來分析我們的數據檔案，最直接的利用就是上傳 Excel 試算表後，可以利用這個功能自動做完統計、創建圖表，甚至提供決策建議。而在 OpenAI 推出 GPT-4o 模型後，這個功能又更進一步，現在可以「連結」我在 Google 雲端硬碟中的文件、Google 試算表，在 ChatGPT 中「直接開啟」，並針對表格中的某一段數據進行 AI 提問、新圖表生成。

前一陣子開放 GPT-4o 後，許多功能（包含 GPT-4o ）也開放給免費用戶試用（有使用次數限制），我也看到有免費用戶可以利用 GPT-4o 上傳 Excel ，製作簡單的統計圖表。（這部分操作，跟我之前文章的教學差不多：ChatGPT Code Interpreter 八種應用：分析 Excel、製作圖表與動畫）

不過，付費用戶（ChatGPT Plus、Team 和 Enterprise 用戶）也迎來了一個更強大的、可直接互動的 Excel、 Google 試算表 AI 分析統計功能，結合 GPT-4o ，付費用戶應該這幾天就陸續收到更新。

在改進的「互動式」數據分析功能中，有下面這些特色：

  • 除了上傳試算表，也可以直接開啟 Google Drive、OneDrive 的文件。
  • 在瀏覽窗格中針對特定試算表欄位進行提問、分析。
    • 不過，部分試算表檔案可能無法順利在瀏覽窗格開啟。
  • 圈選特定表格範圍，進行統計分析、提出洞見，畫出圖表。
  • 中文也能正常顯示的可互動圖表，下載圖表圖檔。
  • 針對報表進行數據清理、欄位調整，產生新試算表檔案。

我的帳號也更新了上述的「互動式」數據分析功能，這篇文章跟大家分享我的實測與操作教學。




直接連結 Google 雲端硬碟、OneDrive 文件：

如果你的付費 ChatGPT 帳戶獲得了新功能，會看到提問中原本可以上傳檔案的按鈕，現在還可以直接連結 Google Drive、 OneDrive 中的文件。

只要授權 Google Drive 或 OneDrive，就能直接讀取雲端硬碟上的試算表或文件，帶入 ChatGPT 進行分析。






在 ChatGPT 直接開啟試算表內容：

以前在 ChatGPT 上傳 Excel 進行分析有幾個難題，其中一個是都是 ChatGPT 自己在計算、分析，我們只能看答案，卻沒辦法方便的「對照」原始數據資料。

而現在，只要試算表的格式支援（有些比較複雜的表格會無法正常顯示），上傳檔案（或連結 Google 試算表）後，可以在 ChatGPT 中「直接載入」完整表格內容，還可放大表格進行討論。




把表格放大，就會變成左邊是試算表，右邊是 ChatGPT 問答，我們能夠一邊對照試算表，一邊進行提問。（很像其他便利的 PDF AI 問答工具的設計，例如： ChatDoc）





圈選特定數據欄位，進行 AI 互動分析：

ChatGPT Plus 之前分析 Excel 時還有一個問題，就是他針對整份檔案做分析，如果我想單獨分析其中一部分數據，就要在提問中做各種描述與限制，讓 AI 理解我要處理哪一部分的數據內容。

但是現在有了可以直接開啟、互動的試算表窗格後，這個問題就迎刃而解了。

例如我可以在 ChatGPT 的試算表瀏覽窗格中，先點選「人員」相關的欄位，然後在右方提問下指令：「統計每個人的支出總金額」。讓 AI 明確知道我想針對哪幾個欄位做整理或分析。





生成新試算表，計算更準確，可下載新檔案：

因為有直接圈選，明確的指定欄位，所以 ChatGPT 相對不會搞不清楚哪一欄才是我說的人員，也能更準確地完成總金額的統計。

我也發現在新版數據分析功能中， ChatGPT 相對喜歡生成新的試算表預覽檔案，直接用試算表提供統計分析後的結果給我。這帶來幾個延伸好處：

  • 比起文字回答， AI 透過 Python 在試算表中完成運算，數字計算的結果更準確。
  • 如果你不知道可以怎麼分析，有時候 ChatGPT 還會提供你分析建議選項。
  • 生成新的試算表，都可以下載成另外的 Excel 檔案。
    • 大多時候中文內容也沒問題，但偶爾下載會出現亂碼。





生成中文也能正常顯示的互動圖表，可下載圖檔：

新版數據分析功能還解決了一個問題：中文圖表。

之前 ChatGPT 生成的圖表無法顯示中文（除非你先提供他字型檔案）。

不過，現在我們不只可以利用 ChatGPT 分析中文數據試算表檔案，也可以在瀏覽窗格圈選需要的範圍，製作中文統計圖表。




生成的互動式圖表支援顯示中文（如果切換到傳統圖表，中文預設一樣是無法顯示的空格）。

還可以把圖表下載成 PNG 圖檔，會正常顯示中文，預設是透明底圖。





可以選擇特定欄位，進行數據清理、修改、換算：

結合這些新功能， ChatGPT 的數據分析不只可以幫我們畫統計圖、做決策建議，還可以幫我們「修改數據表格」。

例如在下面這份旅行記帳表中，我先在 ChatGPT 的試算表瀏覽窗格選擇「支出幣別」欄位，請 ChatGPT 自動幫我：「可以幫我把所有幣別換成新台幣，但是支出金額也要根據目前最新匯率做更換嗎？」




於是 ChatGPT 幫我在表格上加了一欄新台幣欄位，然後直接根據原本的美金、日幣完成匯率換算，輸入最新金額。

雖然這不是直接改在原始的雲端試算表上，但我可以下載這份新的試算表替換。





實戰範例：讓 ChatGPT 校正銷售報表，畫出統計圖，提供決策建議

下面我來跑一個模擬案例，看看 ChatGPT 新版數據分析的效果。

我先讓 ChatGPT 幫我生成一個模擬的產品銷售表格，然後我自己製作成一份 Excel 檔案。不過， ChatGPT 用表格方式生成的這個案例，在「累計」銷售數量與金額上有很大的問題。

於是我把 Excel 檔案上傳到 ChatGPT ，先放大打開在左方瀏覽窗格，然後我「圈選」有問題的欄位，請 ChatGPT 用計算公式重新在試算表中算出正確的累計數字。




ChatGPT 一樣會自動寫 Python 來做數據統計，這次確認完成後，ChatGPT 做了一個新表單，把正確欄位跟錯誤欄位進行對比給我看。




不過，我希望更新原本的試算表，所以我請 ChatGPT 把正確欄位加回原始表格中， ChatGPT 又經過了一陣數據運算，最後提供給我可下載的試算表檔案連結。

下圖就是我下載試算表後開啟的結果，除了中文有正常顯示外，原本的累計銷售數量欄位已經被替換成正確版本了。




於是，我把 ChatGPT 提供給我的正確 Excel 報表，再次上傳 ChatGPT ，請他做統計圖，並提供給我決策建議。





如果你擁有 ChatGPT Plus 版本，值得試試看這個最新版的互動式 Excel、 Google 試算表的數據分析、圖表生成功能。

有興趣的朋友可以進一步研究：


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電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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