AI 如何與寫筆記結合?我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例
這一年來在許多堂 ChatGPT 與 AI 工具課程中,總會有學員問我:「 Esor 那麼熱愛寫筆記,那會利用哪些 AI 功能或工具在寫筆記這件事情上呢?」今天這篇文章將介紹我會如何利用 AI 工具提升筆記效率,幫助自己更好地管理任務和資料。其實,最一開始的時候,我會覺得「自己動手寫筆記」才是筆記,所以反而刻意沒有深入研究 AI 筆記的特殊應用。(延伸閱讀:連續寫了 101 則每月待辦清單,為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記?)
這個大方向上的想法至今沒有很大的改變,從我自己的許多真實使用經驗來看:
- 目前的 ChatGPT 等 AI 工具並不適合「正確判斷與選擇」的任務,當我們需要他們「憑空生成內容」時也有很大風險性。
- 但在梳理雜亂資料、建立基本草稿、延伸思考與行動上,卻很適合幫助我們節省時間與腦力激盪。
而寫筆記的過程,確實有許多環節是在梳理資料、建立草稿,或是刺激想法,而這時候 AI 可以成為我們筆記有效的協助者和對話者。
慢慢的,確實在某些跟筆記有關的環節,我會動用到 ChatGPT 之類的 AI 工具進行輔助,下面就是我目前最常應用的 6 種功能與案例:
- 利用 AI 快速建立任務筆記的基本行動結構
- 利用 AI 設計筆記的基本模板、撰寫格式
- 利用 AI 對雜亂資料進行表格梳理或邏輯統整
- 利用 AI 進行語音筆記
- 利用 AI 辨識圖像、紙本上的文字內容
- 利用 AI 搜尋自己的筆記與重新輸出新內容
在 Notion 中你可以透過內建的 AI 提問,在其他筆記工具例如 Evernote、 Obsidian、 Heptabase 中可以透過與 ChatGPT 結合,都能達到類似的 AI 結合筆記的利用。所以基本上,無論你使用哪一種筆記軟體,基本上這些 AI 筆記工作流程都可以實現。
有興趣的朋友還可搭配這篇知識搭配 AI 做輸入輸出的文章:「ChatGPT 結合 AI 工具 10 個「輔助」資料輸入到報告輸出實戰技巧」。
今天這篇文章,就讓我針對 AI 如何輔助我做筆記,分享這 6 種功能與應用案例。
2024/8/25 更新:ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法:增強 AI 協作威力實戰案例分享
1. 利用 AI 快速建立任務筆記的基本行動結構
在我的「防彈筆記法」中強調以任務筆記為整理單位,而任務筆記中收集資料的原則是「根據行動結構整理」,但是當我們開始建立一則新的任務或者學習筆記的時候,由於筆記上面一片空白,缺乏基本的行動結構,接下來很可能會導致這則筆記在收集資料、撰寫的過程中,變得破碎、零散,或者不知道該如何開始動手整理。
例如想要利用筆記開始收集資料規劃旅行,但剛開始筆記一片空白,感覺不知道從何下手,也可能資料亂七八糟丟進來反而雜亂。
而往往我們的工作、生活也非常繁忙。很多人跟我說,我們不一定有時間靜下心來,好好地先把一則任務筆記的基本行動結構拆解清楚。
我意識到這個問題,於是開始嘗試利用AI來幫我建立任務筆記的基本結構,發現效果還可以。
例如我會在 ChatGPT 上這樣詢問:
「你是一位善用零碎時間的專家,請幫我把下面任務拆解出可利用零碎時間推進的下一步行動清單。請一步一步分析,根據下面提供的行動拆解邏輯,分析下面的任務內容,設計出下一步行動清單。
行動拆解邏輯:###
根據任務需求,拆解從準備階段、執行階段到驗收階段分別要執行的行動,下一步行動應該具體、明確,每一步行動都推進一個小成果,並且盡量讓行動是短時間內可完成的,如果行動太大就拆成更小步驟的行動成果。
###
任務:###
暑假五天四夜的台灣環島親子之旅
###」
下面是 ChatGPT 提供給我的任務行動結構,我直接複製貼上到我的筆記。
這時候,原本一片空白的旅行任務筆記,是不是立刻開始有了行動的方向,開始看到資料整理的結構,開始能有效地累積內容了?
如果是一個學習任務筆記,下面是 ChatGPT 第一時間給我的學習結構,我照著貼上筆記(內容本身沒有任何修改),只是改成待辦清單格式而已。
但從這樣的任務筆記基本結構中,我會知道要去研究、收集考試相關的評分標準、學習資料,並且知道這件文件應該用什麼樣的邏輯結構來整理。
當然,等到任務執行的時候,真正的行動、思考結構一定會跟AI一開始規劃的不一樣。所以我們並不是要讓AI把最終筆記寫出來,而是讓AI給我們一個立刻開始行動的指引。
因為筆記本來就是可以修改的(延伸閱讀:好筆記是修改而非規劃出來的,以如何區隔專案任務筆記為例)。關鍵在於,當這個任務筆記剛剛開始,而筆記上面一片空白時,我們可以先利用AI建立基本的行動結構。這樣我們節省了規劃的時間,可以馬上看到某些可以立即開始的下一步行動,並且知道某些學習資料應該收納在哪個結構的地方。
2. 利用 AI 設計筆記的基本模板、撰寫格式
承接上面的利用邏輯,有時候我開始撰寫一則筆記前,會需要一個基本的「筆記格式、模板」。只是因應不同的需求,可能每次需要的模板、格式會有點不一樣,這時候我也會請 AI 幫我快速設計,我可以直接複製貼上 AI 製作出來的模板。
例如下面這個讀書筆記模板,我是這樣詢問 ChatGPT 而獲得的:
「我要開始練習寫讀書心得,請幫我建立一則讀書筆記的基本結構。請一步一步分析,我的學習應該以問題為導向,解決問題為目的,請參考卡片盒筆記法的結構,設計我的讀書筆記模板,並用表格設計。」
例如要開會之前,我修改一下上面的 ChaGPT 指令,設計出一個會議筆記模板:
「我要開始撰寫會議筆記,請幫我建立一則會議筆記的基本結構。請一步一步分析,我的會議應該以目標的關鍵問題為導向,解決問題的行動為目的,請參考OKR的結構,設計我的會議筆記模板,並用表格設計。」
如果帶入一些真實的會議情境與資料,這個模板還可以做得更直接可用。
這樣一來,我們同樣不用從空白筆記開始雜亂的記錄,而可以立即透過 AI 擁有一個基本可用、快速記錄的筆記格式。
3. 利用 AI 對雜亂資料進行表格梳理或邏輯統整
無論是任務筆記、學習筆記,在收集資料的時候如果只是複製貼上,那麼雜亂資料丟進筆記,結果還是雜亂資料。所以轉換到筆記時,資料應該經過一些梳理與統整。
資料的梳理與統整又分兩個階段,第一個階段是找出資料的邏輯架構,第二個階段是輸出我們自己的判斷與詮釋。
第二個階段需要「人」自己動手才有意義,但第一個階段可以請 AI 來幫一點忙。
例如我讀到一篇「介紹防彈筆記法」的文章,文章很長,我想快速在筆記梳理出這些內容的邏輯架構,於是我會把文章貼上 ChatGPT 並這樣詢問:
「請幫我針對「如何開始實踐防彈筆記法」用繁體中文摘要下面這篇文章,請一步一步分析,首先根據我的問題一段一段摘要這篇文章的重點,最後幫我用前面的讀書筆記表格整理出「實踐防彈筆記法」的邏輯系統。
文章:###」
結果 CahtGPT 幫我快速建立了下面這樣的筆記表格,配合前面的讀書筆記模板,把文章的重點內容進行了有效的梳理。
當然,後續我需要自己思考怎麼實踐的方法?我自己的獨特理解?如何應用回自己的案例中?但是 AI 幫我做的第一階段梳理,也確實可以節省自己一些做筆記的時間。
我在「讓 AI 成為閱讀助手, ChatGPT 摘要、翻譯與學習筆記提示語分享」這篇文章中分享我自己利用 ChatGPT 摘要文章、整理表格的方法。
對我來說最常使用的,就是利用 ChatGPT 分析一堆雜亂資料,先梳理出一些有邏輯、有系統的表格架構,於是我會快速複製到筆記,然後從這個基本梳理架構繼續延伸我的詮釋、理解與進一步整理。
4. 利用 AI 進行語音筆記
我不太喜歡讓 ChatGPT 等 AI 工具為我「直接憑空生成內容」,除了不夠精準有效外,更因為那不是來自於我的內容。
所以前面幾個例子,其實你會看到我會提供任務背景資料,或者只是讓 AI 給我如何整理內容的行動方向,或是讓 AI 分析既有的具體資料,都是相對有憑有據,而非憑空生成。
同樣的,撰寫筆記內容這件事,應該人自己動手來,要不然筆記沒意義。但這不妨礙我們可以利用「 AI 」把語音轉成筆記文字,語音來自於我自己的內容,只是請 AI 打成通順文字,因為這樣確實會比打字、手寫要快上許多。
我在「利用 ChatGPT App 寫語音筆記,提升輸出效率的秘密武器」這篇文章分享過自己利用 ChatGPT 進行語音轉筆記的應用,現在我依然常常這樣做。
我會使用 ChatGPT App ,開始錄音提問功能,開始前我會加上一段指令:「幫我把下面語音逐字稿轉換成通順文章,要保留原始語氣、語句、用語,只要修正錯誤與重複之處,並加上標點符號與適當分段。」
然後接下來我就把腦中的想法,用語音的方式完整地說出來,讓 ChatGPT AI 重新整理成適合放入筆記的通順內容,下面就是其中一則整理的結果,這一大段內容,大概就是兩分鐘內說出來並轉換成文章的結果。
很多時候這樣的語音筆記利用,我會加上一些變化,例如一開始不是請他轉成通順文章,而是直接請 AI 把我講出來的內容轉換成表格、條列重點、待辦清單,而這些也可以快速變成我的筆記內容,增加我撰寫筆記的效率。
5. 利用 AI 辨識圖像、紙本上的文字內容
這是一個簡單,但對我來說使用機率也滿高的應用。筆記的 OCR 功能行之有年,不過搭配 ChatGPT 的文字梳理,效果往往更好。
所以當我有時候還是會在紙本上手寫筆記,或是得到一些圖片資料時,我會拍照上傳 ChatGPT ,請他幫我轉成文字內容,這樣我就能快速的獲得可以在筆記中重新整理的文字內容。
相關教學可參考:「ChatGPT 圖文混合提問 9 種超能力:程式、教育、學習到行銷應用」。
6.利用 AI 搜尋自己的筆記與重新輸出新內容
最後一個應用,是利用 AI 搭配搜尋,讓找到自己筆記資料、輸出新內容的過程變得更直接、更有創意。
像是 Evernote、Notion 都有內建 AI 搜尋,可以直接在自己的筆記資料庫找內容,並根據自己的筆記內容生成回答。(延伸閱讀:Evernote 新一代 AI 搜尋實測,解析從 AI 過濾到 AI 摘要第二大腦筆記)
下面是 Notion AI 的搜尋結果,我問他如何克服拖延,他從我的 Notion 筆記資料庫中找出跟這個主題相關的頁面,從中生成回答內容,並且每一段回答都有引用來源,可以讓我快速跳到來源的頁面去查看原始筆記。
這裡的重點是 AI 從我們自己的筆記資料庫「輸入」內容,然後透過 AI 生成能力「輸出」新內容,而這個新內容符合我的資料庫內知識。
這個流程是關鍵所在,避免 AI 憑空生成也減少胡說八道,生成的新內容符合我們的原始觀點、資料,更具備可用性。
而就算你沒有使用上述筆記工具,其實也可以搭配下面兩種做法,就能讓 AI 針對你的筆記資料庫作分析,然後從你的筆記資料庫再次輸出新內容:
像是我最近要在課程中分析克服拖延的案例與方法,我就從自己的筆記資料庫搭配 AI ,做了下面的應用嘗試。
我先把跟養成習慣、時間管理、克服拖延相關的幾則筆記匯出並上傳到 ChatGPT。
我請 ChatGPT 先分析這些筆記背後的邏輯與案例。
以上就是我會在做筆記時,搭配 AI 進行筆記、輸入、輸出的幾種具體應用,分享給大家參考。
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