AI 如何與寫筆記結合？我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例

作者：


這一年來在許多堂 ChatGPT 與 AI 工具課程中，總會有學員問我：「 Esor 那麼熱愛寫筆記，那會利用哪些 AI 功能或工具在寫筆記這件事情上呢？」今天這篇文章將介紹我會如何利用 AI 工具提升筆記效率，幫助自己更好地管理任務和資料。其實，最一開始的時候，我會覺得「自己動手寫筆記」才是筆記，所以反而刻意沒有深入研究 AI 筆記的特殊應用。（延伸閱讀：連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？）

這個大方向上的想法至今沒有很大的改變，從我自己的許多真實使用經驗來看：

  • 目前的 ChatGPT 等 AI 工具並不適合「正確判斷與選擇」的任務，當我們需要他們「憑空生成內容」時也有很大風險性。
  • 但在梳理雜亂資料、建立基本草稿、延伸思考與行動上，卻很適合幫助我們節省時間與腦力激盪。

而寫筆記的過程，確實有許多環節是在梳理資料、建立草稿，或是刺激想法，而這時候 AI 可以成為我們筆記有效的協助者和對話者。

慢慢的，確實在某些跟筆記有關的環節，我會動用到 ChatGPT 之類的 AI 工具進行輔助，下面就是我目前最常應用的 6 種功能與案例：

  • 利用 AI 快速建立任務筆記的基本行動結構
  • 利用 AI 設計筆記的基本模板、撰寫格式
  • 利用 AI 對雜亂資料進行表格梳理或邏輯統整
  • 利用 AI 進行語音筆記
  • 利用 AI 辨識圖像、紙本上的文字內容
  • 利用 AI 搜尋自己的筆記與重新輸出新內容

在 Notion 中你可以透過內建的 AI 提問，在其他筆記工具例如 Evernote、 Obsidian、 Heptabase 中可以透過與 ChatGPT 結合，都能達到類似的 AI 結合筆記的利用。所以基本上，無論你使用哪一種筆記軟體，基本上這些 AI 筆記工作流程都可以實現。

有興趣的朋友還可搭配這篇知識搭配 AI 做輸入輸出的文章：「ChatGPT 結合 AI 工具 10 個「輔助」資料輸入到報告輸出實戰技巧」。

今天這篇文章，就讓我針對 AI 如何輔助我做筆記，分享這 6 種功能與應用案例。








1. 利用 AI 快速建立任務筆記的基本行動結構

在我的「防彈筆記法」中強調以任務筆記為整理單位，而任務筆記中收集資料的原則是「根據行動結構整理」，但是當我們開始建立一則新的任務或者學習筆記的時候，由於筆記上面一片空白，缺乏基本的行動結構，接下來很可能會導致這則筆記在收集資料、撰寫的過程中，變得破碎、零散，或者不知道該如何開始動手整理。

例如想要利用筆記開始收集資料規劃旅行，但剛開始筆記一片空白，感覺不知道從何下手，也可能資料亂七八糟丟進來反而雜亂。




而往往我們的工作、生活也非常繁忙。很多人跟我說，我們不一定有時間靜下心來，好好地先把一則任務筆記的基本行動結構拆解清楚。

我意識到這個問題，於是開始嘗試利用AI來幫我建立任務筆記的基本結構，發現效果還可以。

例如我會在 ChatGPT 上這樣詢問：

「你是一位善用零碎時間的專家，請幫我把下面任務拆解出可利用零碎時間推進的下一步行動清單。請一步一步分析，根據下面提供的行動拆解邏輯，分析下面的任務內容，設計出下一步行動清單。

行動拆解邏輯：###
根據任務需求，拆解從準備階段、執行階段到驗收階段分別要執行的行動，下一步行動應該具體、明確，每一步行動都推進一個小成果，並且盡量讓行動是短時間內可完成的，如果行動太大就拆成更小步驟的行動成果。
###

任務：###
暑假五天四夜的台灣環島親子之旅
###」

下面是 ChatGPT 提供給我的任務行動結構，我直接複製貼上到我的筆記。

這時候，原本一片空白的旅行任務筆記，是不是立刻開始有了行動的方向，開始看到資料整理的結構，開始能有效地累積內容了？




如果是一個學習任務筆記，下面是 ChatGPT 第一時間給我的學習結構，我照著貼上筆記（內容本身沒有任何修改），只是改成待辦清單格式而已。

但從這樣的任務筆記基本結構中，我會知道要去研究、收集考試相關的評分標準、學習資料，並且知道這件文件應該用什麼樣的邏輯結構來整理。




當然，等到任務執行的時候，真正的行動、思考結構一定會跟AI一開始規劃的不一樣。所以我們並不是要讓AI把最終筆記寫出來，而是讓AI給我們一個立刻開始行動的指引。

因為筆記本來就是可以修改的（延伸閱讀：好筆記是修改而非規劃出來的，以如何區隔專案任務筆記為例）。關鍵在於，當這個任務筆記剛剛開始，而筆記上面一片空白時，我們可以先利用AI建立基本的行動結構。這樣我們節省了規劃的時間，可以馬上看到某些可以立即開始的下一步行動，並且知道某些學習資料應該收納在哪個結構的地方。




2. 利用 AI 設計筆記的基本模板、撰寫格式

承接上面的利用邏輯，有時候我開始撰寫一則筆記前，會需要一個基本的「筆記格式、模板」。只是因應不同的需求，可能每次需要的模板、格式會有點不一樣，這時候我也會請 AI 幫我快速設計，我可以直接複製貼上 AI 製作出來的模板。

例如下面這個讀書筆記模板，我是這樣詢問 ChatGPT 而獲得的：

「我要開始練習寫讀書心得，請幫我建立一則讀書筆記的基本結構。請一步一步分析，我的學習應該以問題為導向，解決問題為目的，請參考卡片盒筆記法的結構，設計我的讀書筆記模板，並用表格設計。」




例如要開會之前，我修改一下上面的 ChaGPT 指令，設計出一個會議筆記模板：

「我要開始撰寫會議筆記，請幫我建立一則會議筆記的基本結構。請一步一步分析，我的會議應該以目標的關鍵問題為導向，解決問題的行動為目的，請參考OKR的結構，設計我的會議筆記模板，並用表格設計。」

如果帶入一些真實的會議情境與資料，這個模板還可以做得更直接可用。

這樣一來，我們同樣不用從空白筆記開始雜亂的記錄，而可以立即透過 AI 擁有一個基本可用、快速記錄的筆記格式。





3. 利用 AI 對雜亂資料進行表格梳理或邏輯統整

無論是任務筆記、學習筆記，在收集資料的時候如果只是複製貼上，那麼雜亂資料丟進筆記，結果還是雜亂資料。所以轉換到筆記時，資料應該經過一些梳理與統整。

資料的梳理與統整又分兩個階段，第一個階段是找出資料的邏輯架構，第二個階段是輸出我們自己的判斷與詮釋。

第二個階段需要「人」自己動手才有意義，但第一個階段可以請 AI 來幫一點忙。

例如我讀到一篇「介紹防彈筆記法」的文章，文章很長，我想快速在筆記梳理出這些內容的邏輯架構，於是我會把文章貼上 ChatGPT 並這樣詢問：

「請幫我針對「如何開始實踐防彈筆記法」用繁體中文摘要下面這篇文章，請一步一步分析，首先根據我的問題一段一段摘要這篇文章的重點，最後幫我用前面的讀書筆記表格整理出「實踐防彈筆記法」的邏輯系統。
文章：###」

結果 CahtGPT 幫我快速建立了下面這樣的筆記表格，配合前面的讀書筆記模板，把文章的重點內容進行了有效的梳理。

當然，後續我需要自己思考怎麼實踐的方法？我自己的獨特理解？如何應用回自己的案例中？但是 AI 幫我做的第一階段梳理，也確實可以節省自己一些做筆記的時間。




我在「讓 AI 成為閱讀助手， ChatGPT 摘要、翻譯與學習筆記提示語分享」這篇文章中分享我自己利用 ChatGPT 摘要文章、整理表格的方法。

對我來說最常使用的，就是利用 ChatGPT 分析一堆雜亂資料，先梳理出一些有邏輯、有系統的表格架構，於是我會快速複製到筆記，然後從這個基本梳理架構繼續延伸我的詮釋、理解與進一步整理。




4. 利用 AI 進行語音筆記

我不太喜歡讓 ChatGPT 等 AI 工具為我「直接憑空生成內容」，除了不夠精準有效外，更因為那不是來自於我的內容。

所以前面幾個例子，其實你會看到我會提供任務背景資料，或者只是讓 AI 給我如何整理內容的行動方向，或是讓 AI 分析既有的具體資料，都是相對有憑有據，而非憑空生成。

同樣的，撰寫筆記內容這件事，應該人自己動手來，要不然筆記沒意義。但這不妨礙我們可以利用「 AI 」把語音轉成筆記文字，語音來自於我自己的內容，只是請 AI 打成通順文字，因為這樣確實會比打字、手寫要快上許多。

我在「利用 ChatGPT App 寫語音筆記，提升輸出效率的秘密武器」這篇文章分享過自己利用 ChatGPT 進行語音轉筆記的應用，現在我依然常常這樣做。

我會使用 ChatGPT App ，開始錄音提問功能，開始前我會加上一段指令：「幫我把下面語音逐字稿轉換成通順文章，要保留原始語氣、語句、用語，只要修正錯誤與重複之處，並加上標點符號與適當分段。」

然後接下來我就把腦中的想法，用語音的方式完整地說出來，讓 ChatGPT AI 重新整理成適合放入筆記的通順內容，下面就是其中一則整理的結果，這一大段內容，大概就是兩分鐘內說出來並轉換成文章的結果。




很多時候這樣的語音筆記利用，我會加上一些變化，例如一開始不是請他轉成通順文章，而是直接請 AI 把我講出來的內容轉換成表格、條列重點、待辦清單，而這些也可以快速變成我的筆記內容，增加我撰寫筆記的效率。




像是最近 Evernote 推出了「錄音檔案」轉成中英文內容的功能，就很符合我需要的這個語音筆記情境。





5. 利用 AI 辨識圖像、紙本上的文字內容

這是一個簡單，但對我來說使用機率也滿高的應用。筆記的 OCR 功能行之有年，不過搭配 ChatGPT 的文字梳理，效果往往更好。

所以當我有時候還是會在紙本上手寫筆記，或是得到一些圖片資料時，我會拍照上傳 ChatGPT ，請他幫我轉成文字內容，這樣我就能快速的獲得可以在筆記中重新整理的文字內容。






6.利用 AI 搜尋自己的筆記與重新輸出新內容

最後一個應用，是利用 AI 搭配搜尋，讓找到自己筆記資料、輸出新內容的過程變得更直接、更有創意。

像是 Evernote、Notion 都有內建 AI 搜尋，可以直接在自己的筆記資料庫找內容，並根據自己的筆記內容生成回答。（延伸閱讀：Evernote 新一代 AI 搜尋實測，解析從 AI 過濾到 AI 摘要第二大腦筆記）

下面是 Notion AI 的搜尋結果，我問他如何克服拖延，他從我的 Notion 筆記資料庫中找出跟這個主題相關的頁面，從中生成回答內容，並且每一段回答都有引用來源，可以讓我快速跳到來源的頁面去查看原始筆記。




這裡的重點是 AI 從我們自己的筆記資料庫「輸入」內容，然後透過 AI 生成能力「輸出」新內容，而這個新內容符合我的資料庫內知識。

這個流程是關鍵所在，避免 AI 憑空生成也減少胡說八道，生成的新內容符合我們的原始觀點、資料，更具備可用性。

而就算你沒有使用上述筆記工具，其實也可以搭配下面兩種做法，就能讓 AI 針對你的筆記資料庫作分析，然後從你的筆記資料庫再次輸出新內容：


像是我最近要在課程中分析克服拖延的案例與方法，我就從自己的筆記資料庫搭配 AI ，做了下面的應用嘗試。

我先把跟養成習慣、時間管理、克服拖延相關的幾則筆記匯出並上傳到 ChatGPT。




我請 ChatGPT 先分析這些筆記背後的邏輯與案例。




然後我詢問如何從我的筆記資料庫中，生成克服拖延的方法。

結果產生了下面這個我覺得很棒的回答架構，基本上當然都來自於我的內容，但也幫我快速整理出需要的新形式、新論述、新邏輯，讓我可以快速輸出利用。




以上就是我會在做筆記時，搭配 AI 進行筆記、輸入、輸出的幾種具體應用，分享給大家參考。

有興趣的朋友可以進一步研究：


大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：AI 如何與寫筆記結合？我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. 匿名2024年7月16日 下午3:36

    「Know-What」要進入到「Know-How」，也是一道不小的門檻

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用？立可得與 ibon教學+比較表

作者：
圖片
現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如： 小朋友學校的勞作作業 想要製作家庭相框 用照片來當小禮物 把照片貼在紙本手帳上 這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？ 如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候 「便利商店」同樣也提供了印照片的服務 ，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。 之前我在電腦玩物分享過：「 不需買印表機也免隨身碟， 7-11 全家雲端列印超方便教學 」。這篇文章則從印照片出發： 同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。
........................繼續閱讀全文內容

Google Maps 我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略

作者：
圖片
在之前寫完「 善用 Google 航班搜尋找出理想便宜機票的 10 個技巧 」一文後，我想繼續挖掘 Google 幫我們規劃自助旅行的潛力。 今天這篇文章，就深入的來聊聊 Google 的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具 ，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「 台灣推薦空拍地點地圖 」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！ Google 「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題： 國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。 在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。 好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。 自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。
........................繼續閱讀全文內容

Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道

作者：
圖片
你聽過或用過 Slack 嗎？過去一年， Slack 這一個團隊通訊平台服務不僅在國外爆紅，在台灣我也看過好幾個創業團隊使用 Slack 來做公司內部的訊息管理，到底 Slack 有什麼魅力？它是不是比起 LINE 或 Facebook 或 Email 更能有效率的管理團隊溝通呢？我自己今年也有機會在一個專案合作中使用了 Slack 一段時間，我覺得它吸引人之處有三點： 1. 「 很有趣 」： Slack 裡擁有跟 LINE 或 Facebook 一樣易於讓公司同事聊天打屁、傳送有趣影音圖文的功能。 2. 「 有效率 」：但是 Slack 的頻道、群組機制讓茶水間的聊天，不會干擾工作的討論，並且星號與釘選功能讓每個同事可以從聊天中記錄重點。 3. 「 有彈性 」： Slack 的架構可以讓每一個團隊設計出符合自己需求的通訊平台， Slack 的軟體則讓同事可以在任何地方和公司保持聯繫。 如果你需要中文版的同類平台，可以參考： JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學，比 Slack 更適合中文用戶 。 2017/3 新增 ： Sortd for Slack： 改造 Slack 討論串介面變成專案任務排程看板
........................繼續閱讀全文內容

Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學，老師、學生、創作者利器

作者：
圖片
Google NotebookLM 是一個以 AI 筆記本為概念的線上生成式 AI 問答工具。和 ChatGPT 、 Copilot 不同的是， Google NotebookLM 「相對」不會憑空生成內容，也不是上網找答案，而是結合文件資料庫 AI 分析功能（透過  Gemini Pro  分析我們的知識庫），幫助我們根據自己上傳的大量筆記、文件，生成有明確引用的論文摘要、報告企劃、文章大綱。 相較之下很適合自己已經有足夠資料，只是需要 AI 協助分析與輸出的人，例如老師規畫課程、學生製作報告、研究者撰寫論文、創作者撰寫草稿來使用。
........................繼續閱讀全文內容

畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI 幫你的簡報文章手繪視覺思考圖

作者：
圖片
今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。 為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。
........................繼續閱讀全文內容

Google 表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期

作者：
圖片
Google 表單，是 Google 雲端硬碟裡用來製作線上問卷調查的免費工具。 愈來愈強大、愈來愈漂亮的 Google 表單，可是設計出各式各樣擁有專業問題、滿足特殊調查需求的精美問卷，如果你還不知道怎麼活用他的基本功能，那麼一定要參考下面三篇我在電腦玩物中所寫的一系列教學，從基本功能到隱藏功能，會帶你上手這個好用的工具： 設計問卷調查快速免費，新版線上 Google form 表單教學 不再只有醜醜範本！如何幫 Google 表單美化背景外觀？ Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學  也因為寫了一系列實用的 Google 表單教學，所以很多朋友來問我： Google 表單還能不能滿足某某個需求？ 而其中被詢問度最高的就是：「 可不可以讓 Google 表單 自動關閉回覆 ？時間過期了問卷就關閉，填寫人數到達限額了就自動停止。 」如果可以做到，那麼 Google 表單甚至可以用在報名表、抽獎表之類的應用了。好消息是，這個問題有解了，今天開始 Google 表單可以做到限期、限額自動關閉回覆的功能囉！ 2017/8/31 新增 ： 自動移除額滿選項！ Google 表單報名購物限制數量最簡單教學
........................繼續閱讀全文內容

為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

作者：
圖片
這幾年看到身邊許多的創業團隊、學校社團、辦公室裡的部門，或是個人在需要專案管理、生活管理時，選擇了一個叫做「 Trello 」的雲端服務，這到底是一個什麼樣的管理工具，讓這麼多人都愛用 Trello ？在電腦玩物上，我也從旁敲側擊的角度，寫過幾篇「 Trello 概念」的管理教學文章： 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法 Google Drive 變身 Trello ！幫雲端硬碟建立專案看板 但是，我自己也一直使用著 Trello ，卻還沒有在電腦玩物上寫過一篇完整的介紹！雖然錯過了幾年前第一時間推薦 Trello 的時機，但在這段時間的使用經驗下，剛好可以讓我整理沉澱自己的使用方法，歸納出「 為什麼值得試試看 Trello 的關鍵特色 」，然後轉化成這篇文章深入淺出的 Trello 上手教學。 2015/6/13 新增： 免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 2016 年新增 ： 如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化 2016/7/7 新增 ： 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 2016/7/13 新增： 如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧 2016/8 新增： Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 2016/8 新增 ： Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學 2016/11 新增： [時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載 2017/2 新增 ： Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 2017/6 新增： 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 2017/7 新增： 如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧 2017/8/23 新增 ： 如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享
........................繼續閱讀全文內容

Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板，專案圖解實例教學

作者：
圖片
團隊一起開會討論專案規劃、產品設計， 為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。 例如用 心智圖 展開專案流程，用 系統思考法 釐清專案關鍵環節，或是畫一張 商業模式精實畫布 。 面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。 但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」 。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有： Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器 Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用 但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到： 「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。
........................繼續閱讀全文內容

最簡單養成習慣方法是「解決問題」，不靠時間表、獎懲與意志力

作者：
圖片
要持之以恆並非一件容易的事，先不說長時間的堅持往往強人所難，光是要每天重複一樣的行動、相同的規律，難道不會覺得膩？這時候一旦新鮮感淡去，剛好遇到其他事物的干擾，或者自己偶爾處在懶洋洋不想動的低潮中，那麼這件事情就很容易開始拖延下去，而想要養成的習慣也往往中斷了。
........................繼續閱讀全文內容

Excalidraw 免費 AI 生成流程圖，一鍵畫出知識圖表、專案流程、寫作大綱

作者：
圖片
用一句話簡單提示主題，就能透過 AI 生成一幅流程圖。或是提供基本的想法大綱，一鍵請 AI 畫出可接續修改的流程圖草稿。於是「老師」可以快速生成教學用的 知識圖表 ，「軟體工程師」快速畫出 技術開發架構圖 、「管理者」獲得 專案流程圖 與 商業決策分析圖 、「行銷人員」製作 活動企劃流程表 、「創作者」也能立即獲得視覺化的 寫作大綱 或 故事線草稿 。上述的應用情境，在 「 Excalidraw 」 這款線上流程圖工具中已經可以實現，他加入了「Text to diagram 」AI 功能，幫助我們透過簡單文字，快速生成複雜的流程圖表，生成草圖後還可繼續手動修改。
........................繼續閱讀全文內容