為什麼我不寫 Journal 日誌？以及我如何快速記錄臨時想法

前幾天颱風夜，《高效人生工作法圖解》進行了一場新書讀者 QA 線上活動，沒想到還有將近 50 位朋友上線，我們也一一回答了讀者提出的問題，其中有一個問題是：「先記錄工作時的步驟跟想法在當天的journal（利用 heptabase），但下班後就很累，就不想處理，等到週末累積更多資料後更不想動，結果就是好多暫存資料分散在 Journal 中，這要怎麼辦呢？」

有閱讀過我另外一本書《防彈筆記法》的朋友，大概知道我會怎麼回答。其實從好幾年前開始，我就放下了寫日誌、寫日記、把臨時交辦先記錄在待辦清單中的做法，因為我也意識到，如果「先快速記錄」到日誌，久了之後，原本同一個任務的想法、行動，反而變得分散在不同日誌中，這更加不利於任務專案的統整，而且「以後整理」更加麻煩。

我更意識到：「自己是無法每天晚上、週末，找時間去把日誌再做統整的！」也就是說，如果你可以做到事後的覆盤整理，那麼當然沒問題，但如果沒辦法怎麼辦？（而在忙碌的工作生活中，可能大多數朋友都沒辦法。）

於是我的解決辦法很簡單，直接解決問題的根源：一開始就不要寫日誌。

那麼不記錄在日誌（journal）中，要怎麼記下這些臨時的想法、事件、資料、交辦行動呢？（延伸閱讀：試試看開始這樣寫防彈日記，小改變讓你的日記聚焦出目標）

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工作上遇到新任務、新交辦、新想法，我會怎麼做？

首先，任何臨時的想法、事件、資料、交辦行動，並沒有我們想的那麼「臨時」。

• 為什麼我們會出現這個想法？往往是最近我在煩惱要解決一個問題。
• 為什麼會出現這個事件？往往是某個工作或生活任務引發的。
• 為什麼需要收集這個資料？因為接下來某個任務需要。（否則我收集幹嘛？）
• 為什麼要交辦我這個行動？因為要我完成某種任務。

所以，想法、事件、資料、行動看似臨時，背後其實都有目標，可能是要解決一個問題、要完成一個任務。而辨識出後者，就是提升效率最關鍵的開始。（延伸閱讀：被生活瑣事壓垮了嗎？學會三步驟整理法，簡單重新掌控一切！）

這時與其寫日誌，把這些想法、實踐、資料、行動分散在不同日期的待辦清單，還不如一開始就直接針對那個要解決的問題、任務，撰寫聚焦的「任務筆記」。

與其寫一次在日誌，又再寫一次回到真正的任務、專案統整筆記中，不如一開始就寫到任務筆記裡。

舉個具體的例子，我有一則關於「印製銀漆貼紙」這個小小行政、瑣事任務的筆記。從這則筆記的「結果」來看，裡面有我如何完成這個任務的行動步驟清單，有需要的 Excel 檔案，下面還有幾家廠商的比價資料。

但是，這個可以讓我以後處理「印製銀漆貼紙」都能直接複製貼上的任務範本，並非我一口氣規劃出來的，也不是我整理出來的。而是我透過「不寫日誌，直接寫到任務筆記」的方式，不用整理就能累積出來的模板。

怎麼說呢？以這個「印製銀漆貼紙」為例，當時第一時間我接收到的其實是一則廠商資訊，老闆希望我去做一套貼紙，然後給了我一則廠商資訊去詢價。

這時候，我們看到的是哪一種內容呢？

• 要去詢價的臨時交辦（臨時交辦、資料、想法）
• 最後要完成一套貼紙的任務（最後的任務成果）

關鍵就在於，這個當下要看出第二種內容，也就是詢價之後，真正要完成的是一套貼紙任務。

於是我當時並沒有把這個詢價資料紀錄在分散的日誌上，而是直接就「建立一則新的任務筆記」（因為當時我第一次接觸這個任務），那時候第一時間把它命名為「貼紙製作」（以最終任務成果命名），然後把第一時間拿到的廠商資料，直接記錄到任務筆記中。

接著，我又陸陸續續詢問了三家不同的廠商，在一邊做一邊學習怎麼處理的過程中，確認了一些重要的步驟，製作了一份工單的格式等等。

這些過程，當然是來自於「不同日期」的任務處理進度、想法與資料，但他們都是同一個「貼紙任務」。試想看看，如果這整個執行過程，是分散在一整個月不同日期的日誌，到時候要怎麼統整這個任務的SOP或執行流程？之後又要如何有效的覆盤？有效的複製使用？

所以當我不寫在日誌，而是直接寫在「任務筆記」上時，自然就累積出上面那樣有「完整行動流程、文件、資料」的筆記，而這反而可以幫我：

• 比起分散的日誌，更容易確認「一個任務」的進度、資料、執行過程。
• 比起分散的日誌，更容易進行「一個任務」的覆盤、反省、修正。
• 比起分散的日誌，更容易進行「一個任務」下一次要用時複製使用。
• 比起分散的日誌，也不需要針對日誌做整理或連結。

日期不是筆記的好單位，所以我這樣寫會議記錄、想法筆記

一旦有想法，要不就跟既有的「任務筆記」整合，要不就直接設定為一個「新任務」開始累積。遇到任何資料、想法、交辦，我一定先問問自己：「這是為了完成什麼任務？」

或許在現實情況中，還是會有一些「零散的想法」，但透過上面這樣的提問與原則，我讓自己零散想法的比例降到最低，而讓想法盡可能回歸到他們真正要處理的任務上。

那真正的零散想法怎麼辦？或許就先寫在日誌或待辦清單吧！但通常最後也是無疾而終，也沒有關係，因為既然是零散想法，本來發揮作用的可能性也不高。而重要的是，我們已經把握住大多數真正跟「完成任務」有關的片段想法了。

讓我再舉幾個例子，有一次朋友跟我推薦一個人的相關文章，我覺得很有意思，但當我要記下這個資訊時，我問自己：「這是為了完成什麼任務？」當然，那個當下，這個資訊就是朋友丟過來的，沒有任何目的，但是當我要記下來時，我會問問自己可不可以將資訊「任務化」？

於是我想，如果我找這個人出書合作，可以變成什麼產品了？我就簡單花兩分鐘思考一下，寫下我的初步企劃（筆記開頭那幾段），然後變成一則有機會做成產品的任務筆記。

如果我只是記下這個人的資訊，可能現在什麼都不會發生。如果我記在某天的日誌，可能現在早就忘記。但我記下一個任務，目前就變成正在跟他進一步洽談中。

我也常常提倡，不要寫分散的、日期式的會議記錄（除非你的工作就是提供當天的會議記錄），會議背後一定有明確任務，可以的話，就直接寫到任務筆記中。

下面是我跟一位作者討論的新書企劃，我們已經開過好多次會議，但我並沒有留下幾月幾號的會議記錄，而是留下下圖這樣一則「專案企劃的筆記」，圖中的筆記並非我規畫出來的，而是每次會議直接修正統整後的結果。

每一次開會，可能這次討論書名，可能下次討論TA，可能有一次討論了書名、TA和特色，難道我們要讓這些討論分散在不同日期的會議記錄上嗎？

還是像我一樣，開會時，我就打開這次會議要討論的專案筆記、任務筆記，這次會議上討論了什麼新想法、新內容、新行動，直接記錄在專案、任務筆記中。而避免先紀錄在會議記錄、日誌上，之後還要整理。

但這樣一來，反而只要逐步累積，一個專案、任務的企劃和行動自然就變得完整、可追蹤、可隨時確認了。（延伸閱讀：職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘？）

如果需要寫「日記」時，我會這樣寫，所以不需花時間整理暫存筆記

因為上述的習慣，我把自己「事後整理」的時間節省到最少，也不用留下晚上、週末覆盤整理的時間，因為我當下用幾秒鐘的時間直接打開任務筆記，記到任務筆記中，就不用額外整理暫存日誌了。

可是，如果真的就是「日記」怎麼辦？我依然會把日記任務化，而我覺得這是真正會把日記拿出來用、拿出來看的方法。（延伸閱讀：任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事？）

例如在《高效人生工作法圖解》那天晚上的 QA 活動中，我就直接舉了一個當天發生的真實例子。那天是颱風天，小孩在家，中午要爸爸煮義大利麵給他吃，煮的過程我想到了一些不錯的做法，試試看，效果還滿好的，小孩說很喜歡。

這時候，想把這樣的做法、這樣的心情、事件，記錄下來，我會怎麼做呢？

我就在自己的筆記系統「搜尋」那一道義大利麵料理的食譜筆記，找到任務筆記後，把這次修正的做法記錄進去，改寫原本的做法。然後也把小孩說好吃的心情與照片放進去，當作日記。

如果你說，寫在任務筆記（食譜筆記）中的，怎麼會是日記呢？

但是仔細想想，一則 2024/7/24 的日記，我們有多大的機會在未來拿出來看？拿出來回憶？拿出來使用？

但是，一則「鮮蝦義大利麵」的食譜任務筆記，以後要做這道義大利麵，就會搜尋，找出這則筆記，這時候，就會看到 2024/7/24 那天做了什麼新的嘗試，以及回憶起那天小孩開心的心情。

這不才是真正讓日記有效的方法嗎？（延伸閱讀：寫日記任務化，我從育兒日記練習生活洞察）

因為只有真正成為「任務筆記」，我們才會在以後需要這個任務時，自然的搜尋找出這則任務筆記，而這時候上面的想法、資料、行動，無論之前來自於哪一天的記錄，都會一起被拿出來使用。

更重要的是，上述的流程，我就是在吃完麵的當下，幾秒鐘搜尋，然後幾秒鐘打上一些想法，幾秒鐘插入一張照片，一分鐘之內完成，接著就不需要任何整理日誌的時間，也能確保以後做這個任務時一定可以拿出來用。

我們要記錄日誌，也需要花時間打開日誌，那還不如多花幾秒鐘打開任務筆記，直接記錄到任務筆記中。我認為這才是真正節省時間的做法。

所以，我很多年來，都不在寫分散在不同日期的日誌，而是直接把各種臨時想法、資料、交辦，找回他們不臨時的任務筆記，直接記錄在任務筆記中。

你也可以試試看這樣的作法。

如果你想追問，那寫在任務筆記時，如何提醒自己去做？一個是想做時就搜尋，另一個是善用筆記的提醒功能即可：「把不同筆記中的待辦清單統一管理！ Evernote 強化原本已經很好用的工作事項功能」。

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