ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享

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在使用 ChatGPT 的過程中，由於它設計成了即時通軟體的樣子，我們也就很容易隨手開啟各種不同的聊天頻道，將問題丟進去進行討論。你會不會覺得自己的 ChatGPT 討論很零散，找不到內容，很多事情常常要重新討論，片段的生成也難以做深入分析，沒辦法發揮真正 AI 協作的威力？

如果你也遇過下面問題，那麼這篇文章或許可以幫助你：

  • ChatGPT 討論零散、內容找不到：
    • 在使用 ChatGPT 時面臨討論過於零散、資料分散無法有效整理的問題，導致無法充分發揮 AI 的協作潛力。
  • ChatGPT 難以長期積累與深入分析：
    • 發現無法在 ChatGPT 中進行長期、連續的專案討論，從而失去 AI 可以對複雜任務帶來的真正幫助。
  • ChatGPT 資料處理效率低：
    • 可能在處理各種資料和日常任務時，感到效率低下，無法重複、快速處理類似資料或任務。

在過去一年多的時間裡，我自己慢慢摸索出了一套在 ChatGPT 上進行內容生成時的分類整理邏輯。我借用了知名的 PARA 分類方法（延伸閱讀：我的 PARA 改造：用 PAA 簡化筆記與知識管理系統，解放生產力），將其套用在如何有效地區隔、統整聊天室，進行分類，效果則是讓 AI 的討論更深入、更長期、更符合我的需要。今天這篇文章，跟大家分享我在這方面的實踐心得。

下面是我的 ChatGPT PARA 分類管理法的操作重點：

  • P（Project） 一個專案一個聊天室集中討論
    • 在同一個交談中討論專案，有利於未來深入分析，並隨時轉換專案需要的不同形式內容。
    • 讓 AI 成為專案工作流程協作者。
  • A （Area）用領域聊天室聚集共同主題的零散討論
    • 當專案還不成形時，先在共同領域討論，這樣 AI 起碼可以明確我們的領域需求、風格。
    • 形成專案後彙整，帶入專案聊天室討論。
  • R （Resource）特殊 AI 工具聊天室進行單純的資料處理
    • 需要時，把資料再次帶入專案頻道討論
  • A （Archive）封存完成的專案交談頻道




我的《高效人生工作法圖解》專案對話頻道，如何成為最有效 AI 助手？

例如在過去一年多寫作《高效人生工作法圖解》這本書的過程中，我會在幾個角度跟 ChatGPT 進行協作或討論：

  • 雖然我不會讓 AI 幫我寫作（因為不會寫得比我自己好），但會來回討論大綱建議，刺激一些我本來沒有想到的切入角度。
  • 雖然我不會讓 AI 校稿（因為不夠精準），但會讓 AI 用嚴格角度模擬讀者來批評我的文稿，讓我想到一些改進文稿或圖解的想法。
  • 我還會把自己寫好的文稿提供給 AI ，請他摘要重點，為什麼要摘要我自己寫好的文章呢？這是在測試我寫的是否夠精準，讓 AI 也不會誤會我的意思。
  • 我也會在企劃書籍、行銷、活動方向時跟 ChatGPT 腦力激盪，思考規劃流程。
  • 當要撰寫書籍的延伸報告、文案時，我也會請 ChatGPT 修正文句或刺激想法。
  • 甚至有時候沒動力寫作，或是寫得很疲累時，還會在這個專案頻道上跟 AI 聊聊天（畢竟胤丞老師有時候也很忙^^），舒緩一下情緒。

上述的討論，我都在「同一個交談頻道」：《高效人生工作法圖解》專案的 ChatGPT 聊天室中進行討論。




結果就是，在一年多的累積下，這個《高效人生工作法圖解》的「 ChatGPT 聊天室」，基本上是除了另一位作者趙胤丞老師外，最了解我製作這本書的所有想法、心血、心路歷程的「夥伴（ AI ）」，他記得我寫過哪些內容，記得我的思考邏輯，記得我們一起討論過的各種企劃、點子，甚至過程中的一些關鍵事件。

而這時候，這個「專案型（Project）」的 AI 對話頻道，就可以在專案最後要製作許多延伸內容時，成為我的強大 AI 助手。

例如我請這個頻道的 AI 總結他記得的討論，撰寫一份新書寫作「心路歷程」的電子報草稿，結果他寫出下面的內容，裡面包含了許多過去一年來我跟他討論過的細節（有些我自己可能第一時間也忘記）。

我雖然不會直接複製貼上（畢竟 AI 寫出來的東西就是哪裡怪怪的），但可以從這個基礎上快速修正出我真正的版本。




或者我之前有一個小講座，要快速介紹書中幾個特別公式，這時候需要一個快速簡報檔案。於是我先利用這個聊天室的 ChatGPT AI 根據過去一年討論過的內容，設計出幾個書中比較像是公式的部分，結果 AI 第一時間給我下面結果，有許多是立即可用的，也是真的出現在書中的（因為我討論過、給過資料）。

我只要再花一點點時間，修改成自己專屬更好的版本即可。




有一次我要寫這本書的新書介紹文章，雖然我沒有請 AI 直接寫，但我請他給我大綱建議，根據過去一年的討論，整理出適合變成介紹文章內的素材。結果他整理出下面的大綱版本，我覺得頗為可用。




為什麼上面這個 ChatGPT 可以這麼懂《高效人生工作法圖解》這本書與我的寫作過程呢？

就是因為在過去的一年時間裡，我用「專案式」的分類，在同樣一個 ChatGPT 對話頻道裡持續累積討論。

這些成為了 AI 的記憶，也變成後續專案要製作各種延伸報告、文案時，最好的助手。




P（Project） 一個專案一個聊天室集中討論

首先，我一定不會每次要跟 AI 協作或生成內容，就隨手打開一個聊天室，這樣會變得很混亂，而我的分類方式第一原則，就是先問自己：「這是不是哪一個具體、長期專案的討論？」如果是，我會建立這個專案的專屬 ChatGPT 聊天室（或者進入已經存在的該專案交談頻道），才開始進行討論。

舉例來說，我目前擁有下面這些 ChatGPT 聊天室（一部分）：

  • [專案] 2024 Excel x ChatGPT 新書
  • [專案] 國小的英文練習
  • [專案] 高效人生工作法圖解新書
  • [專案] 2025 XXX 家族旅行規劃（隱去真實地點）
  • [專案] 購買 XXX 新車（隱去真實資訊）
  • 等等

有些是我工作上的明確產品專案，有些是生活中具體的學習、旅行、研究專案。

例如"[專案] 國小的英文練習"，我在上面長期跟同一個聊天室中的 ChatGPT 討論小孩的英文練習需求，請他生成各種練習題（延伸閱讀：一般人最好上手且有效的 ChatGPT 提問法，以生成英文練習題為例），這個聊天室現在變成，我可以隨時在上面請他統整最近新學的單字、最近需要的新練習，快速生成新的練習資源。

像我最近請他統整聊天室中討論過的單字，設計出一個有趣的單字填寫小遊戲工具，結果真的立刻滿足我的需求。




如果我們的討論很分散，就沒辦法達成上述的「回顧統整」、「設計出延伸內容、工具」的效果。

所以第一個聊天室大原則，如果是一個「明確的專案」，那麼所有專案相關的討論，我幾乎都會進入那個 ChatGPT 專案聊天室中進行討論與生成。例如：

  • 這個專案有些資料需要梳理、整理、摘要。
  • 這個專案有些想法要用語音轉文字生成草稿。
  • 這個專案有些企劃、大綱要進行腦力激盪討論。
  • 這個專案有些文案、文字需要生成與修改。
  • 等等。




A （Area）用領域聊天室聚集共同主題的零散討論


一個專案一個聊天室，這個原則相對沒有疑義，但是，很多時候我們需要的討論背後沒有前述明確的專案需求時怎麼辦？

下一個層次我會想，這個討論是不是某種共通的「領域 （Area）」，是不是我在工作、生活中某些共通主題的需求？例如下面是我一部份的「領域 （Area）」分類聊天室：

  • [領域] 書籍出版企劃
    • 討論跟前述特定產品專案無關，新的企劃想法。
    • 等到企劃成型，再匯出到專案頻道中討論。（下方提供如何匯出的方式）
  • [領域] 親子生活
    • 討論跟前述特定學習專案、旅行專案無關的親子生活討論。
    • 但在這個頻道中，他也會理解我的基本家庭構成、通常的親子需求。
  • [領域] 部落格寫作
  • 等等

像是「[領域] 部落格寫作」，用在什麼地方呢？

如果是我有明確主題的一系列文章寫作，像是「防彈筆記法」、「AI工具」相關的，我會在「[專案] 防彈筆記法」、「[專案] AI 工具研究」等專案聊天室中進行討論。

但有時候，我就是要寫一篇不是系列、無關專案的新文章，那麼我就會進入「[領域] 部落格寫作」這個聊天室中進行討論。




這樣一來，「[專案] AI 工具研究」聊天室的 ChatGPT AI 會更理解我對 AI 工具的一系列想法、應用與相關資料。

而「[領域] 部落格寫作」則處理那些不構成專案的零散部落格相關資料、獨立文章的處理。

有時候，在「[領域] 部落格寫作」中持續討論某個主題，發現可以構成「專案」，例如這系列想法可以寫成書、開成課，這時候我會：

把原本在領域聊天室中討論的資料，利用 AI 整理與轉出，帶到專案交談頻道，開始專案式討論。

例如下圖這樣，把過去一段時間「某個相關主題」的討論，請 AI 進行統整，統整好，我複製到新的專案聊天室中，進續討論。

所以，有時候討論會先在具備共通性但比較發散的「領域」分類頻道中開始討論，到了形成專案時，請 AI 統整匯出，帶入「專案」分類頻道中討論。





R （Resource）特殊 AI 工具聊天室進行單純的資料處理

然而，一定有一些 AI 生成內容、處理資料需求，不在上述的特定「專案」、「領域」分類中。

例如：

  • [工具] 翻譯
    • 我就是隨機看到一篇新聞文章想要翻譯看看，但無關特定專案或領域，
  • [工具] 語音轉文字
    • 我就是隨手要回一封郵件，先用語音講出來，請 AI 潤稿，但無關上述專案或領域任務。
  • [工具] 圖片設計與繪製
    • 需要繪製 AI 草稿圖、簡報圖，這些內容不想跟上述專案、領域頻道的討論混雜。
  • 等等

AI 很適合處理雜亂資料與瑣事，這時候如果隨機有些雜亂內容要給 AI 處理，但不是上述專案、領域範圍，我也不會隨意丟進專案聊天室中，因為這樣反而讓 AI 搞不清楚特定聊天室的討論目的。

但也不要分散，我就分類中一個[工具] 類型的聊天頻道，專門處理某些特定的資料需求，例如翻譯、語音轉文字等等。（延伸閱讀：讓 AI 成為閱讀助手， ChatGPT 摘要、翻譯與學習筆記提示語分享）（延伸閱讀：AI 如何與寫筆記結合？我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例）

這樣一來，甚至以後我直接丟資料到特定工具頻道，他就會依照我前面設定好的規則翻譯、語音轉文字。

不過相對的，如果要翻譯的資料跟某個專案、領域有關，那我會直接進入那個專案、領域聊天室中處理翻譯！





A （Archive）封存完成的專案交談頻道

透過這樣的方式，為我帶來幾個明顯的好處：

  • ChatGPT 的聊天室交談頻道不會雜亂，隨時找回之前的討論。
  • 可以進行「長期持續」、「深入分析」的腦力激盪，會記得我在特定專案中的需求與設定。
  • 可以進行「延伸任務」的資料處理，隨時讓 AI 統整過去長時間專案的討論，進行新內容生成。
這樣我們可以更深刻感受到 AI 協作帶來的優勢與效率。

而如果某一個「專案」完成了，也可以利用封存 ChatGPT 交談的功能，把這個專案聊天室封存即可。

結合現在 ChatGPT 擁有跨頻道記憶，可以記住我的個人設定與通用資料（延伸閱讀：ChatGPT 跨對話記憶、無痕模式教學，訓練 AI 記住特殊要求實測），以及每一個交談中可以同時調用文件檔案分析、試算表分析、 GPTs 、圖像分析與生成、上網搜尋等等功能。（延伸閱讀：用 ChatGPT 開啟修改 Excel、 Google 試算表教學！分析數據生成圖表、ChatGPT 大師級應用技巧：一次搞定上網搜索、圖像分析與文件創建）

上述的
交談分類方法，就會更加實用喔！

有興趣的朋友可以進一步研究：




    大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


    我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

    （歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享）

    文章分類：
    電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

    留言

    1. 匿名2024年9月1日 下午3:01

      想問notion ai是不是也可以達到一樣的效果？

      回覆刪除
    2. Matthew2024年9月4日 下午2:10

      站長好~
      我在用ChatGPT或其他AI 時, 也會用類似的方法, 一個聊天室討論一個Project. 例如我最近用一個聊天室去學習Prompt Engineering. 第一步要求ChatGPT為我這個完全沒有經驗的人仕建立一個學習大綱, 然後我會一個一個章節問它問題, 慢慢學習.
      但可能因為ChatGPT的"記憶力"有限(?) 很多時在一兩個章節過後, 我要求學習"下一個章節"時, ChatGPT有可能已經迷失. 即使我要求它列出最好初建立的大鋼, ChatGPT可能已經忘了, 或有所偏差.

      我看到站長可以"根據過去一年的討論，整理出適合變成介紹文章內的素材", 請問站長使用的是否付費版? 可以記住整個聊天室?
      還是需要什麼技術才可達到這效果?

      回覆刪除
      回覆
      1. Esor Huang2024年9月4日 晚上7:10

        有幾個原因：
        1. 我確實使用付費版
        2. 我會階段性地請 ChatGPT 對前一段的討論做總結，這就幫助 ChatGPT 只要能記住這個總結即可
        3. 關鍵還是在數量沒錯，如果數量多，有時也是要搬移到新的聊天是繼續討論的

        但上述整理方法不會改變

        刪除
    3. Matthew2024年9月5日 上午9:22

      明白, 謝謝站長提供的思路.
      階段性總結的確可以確認ChatGPT有沒有忘記或胡思亂想, 是一個好方法.
      如果是大型的project, 本身就有很多可以拆分獨立完成的小project, 確實要分到新聊天室比較好.

      回覆刪除

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