新書 QA 活動影片分享，與《高效人生工作法圖解》直播問答筆記

感謝許許多多讀者朋友這兩個月來持續對《高效人生工作法圖解》 新書的支持，除了有好成績外，更讓人開心的是在讀者社群有很多很棒的討論，而連續三場的新書 QA 活動也順利落幕了，我和趙胤丞老師一起在線上解答了許多讀者提出的問題。

QA 活動雖然結束了，不過因為大家問的問題都很棒，我們兩位作者也做了充分準備來回答，所以決定把留下的錄影影片，分享給各位讀者。

首先，已經購買《高效人生工作法圖解》的讀者，無論是紙本書還是電子書，都可以在書籍翻開的第一頁，找到進入書籍延伸內容的 QR Code（或短網址），點開後，可以看到書籍延伸提供的每章節圖解圖表檔案，可以加入讀者 LINE 社團，以及最新增加的「三場 QA 活動完整影片」。

在這裡，也決定公開其中一場新書線上 QA 活動影片（點擊連結即可觀看），提供有興趣的朋友參考，當然，更歡迎你可以支持與購買我們的新書《高效人生工作法圖解》。

在這三場 QA 活動中，分別有讀者提出了下面 9 大問題（有經過一些整理），我也把自己「活動前準備」的 QA 問答筆記，分享給大家。

通常我的筆記都有相對完整的脈絡，這是我準備活動的方式，雖然還不到逐字稿，但也足夠從筆記理解我對每一個問題的思考與解決辦法。

其實，這些準備好的 QA 筆記會因為直播現場的情況，另一位作者趙胤丞老師的分享，而進行即時的改動，所以就算參與過 QA 的朋友，也可能發現我的 QA 筆記和現場回答有些不同，但正好可以看看我對這些問題最原始的想法。

下面，就讓我們來看看我的 QA 筆記吧！

7/25 第三場QA問答筆記：

• 問題一：這問題可能跟個人能量管理或心態有關，想問問老師們的經驗：
• 我認同規劃時程以及覆盤是重要的，也曾經想試用logseq來作工作管理。但，老師們曾有工作極度忙碌、累到連規劃時程以及覆盤的力氣都沒有? 我曾經就有一段這樣的狀態，試用logseq，然後工作開始忙爆，一天兩天幾天過後，就再也沒有用logseq，後來就依然用我閒散的管理方式(關鍵事都記在檔案夾的命名上，然後檔案夾搬來搬去，要找資料只靠windows搜尋)，算是導入失敗。
• 所以，想知道忙碌的老師們會是：
• 1.從不會如此，我要覆盤時，六親不認，隔絕任何人(包括家人)；
• 2.允許自己斷幾天，但某一關鍵時間點一定要追上規劃時程以及覆盤?
• 我的回答：
• 為自己設定最低限度但最重要的規劃
• 例如我有一個持續好幾年的習慣，就是每個禮拜天晚上，花 30 分鐘左右做出下禮拜每一天的行動規劃，我不會規劃得很細，也不會安排幾點幾分要做什麼，而是簡單決定一下週一到周日，每一天想要、需要推進哪些任務，確保自己預先知道應該推進的任務進度，如此而已。（延伸閱讀：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）
• 這是一個「最低限度」的規劃，意思是我並沒有要做出厲害、漂亮、精細的待辦清單，但也不能下週茫無頭緒的消耗行動，所以用 30 分鐘確認下週的行動方針即可。
• 我其實也並不總是禮拜天晚上就做好這個規劃，有時候會等到禮拜一早上，因為周末可能出去玩、特別累。但正因為我只是設定「最低限度」的標準，所以就算禮拜天晚上拖延一下，也是禮拜一早上找一個 30 分鐘空檔就能完成。
• 完全沒有規劃，會讓我把時間精力消耗在太多不必要的事情上，或是缺乏要趕快推進某一個進度的緊張感。
• 但是規劃得太細，我們卻不一定有時間、有動力做得到，這樣也就更容易忙起來就放棄。
• 所以，我取中間的平衡值，做最基本但也最重要的規劃，偶爾休息一天當然沒關係，但也很容易找一個空檔再延續下來。
• 覆盤就要當下做
• 覆盤也是，如果要做最低限度的覆盤，那麼其實就只需要問三個問題就好：
• 什麼要保留？
• 什麼要修改？
• 下一次修改如何行動？
• （延伸閱讀：KPT 日記法，不問優缺點的工作反省日誌更有效改進）
• 這時候如果平常就有用「防彈筆記法」一個任務一則筆記的原則，累積這個任務執行過程的行動、資料，那麼這時候「覆盤」只需要 5 分鐘左右的時間，要保留的大多數行動資料原本就在筆記中，只要確認需要修改的部分，然後加入下一次行動清單即可。（延伸閱讀：從混亂資料到有序任務， 5 步驟輕鬆寫好防彈筆記，應對繁瑣變動）
• 不需要寫長篇大論的反省日記，而是在自己原本的任務筆記中做調整。
• 這時候，我通常習慣「當下」就做覆盤，可能是剛剛完成任務後的 5 分鐘，或是一邊執行任務一邊遇到問題，就立刻在筆記上完成覆盤。
• 當下就做 5 分鐘覆盤，就不會有需要晚上、週末留下更多時間一口氣做很多任務覆盤，結果因為意外、很累、沒時間而做不了的問題。當下就做覆盤，印象最深刻，事後的覆盤不只花時間，反而可能遺忘更多細節。

• 問題二：＂想問兩位老師都是在什麼時間，處理一些暫存的記事?如果累積很多雜亂的記事，又該怎麼從頭整理？
• 因為我剛就職沒多久，很多新學習的任務，都還沒有任務筆記，所以邊執行時我就只有先記錄工作時的步驟跟想法在當天的journal(我是用heptabase)。每次都想等下班比較有空時，才整理到專案筆記，但是平時下班就很累了，會不想處理，寄望在週末一次完成。結果等到週末比較有空閒時，又看到很多龐雜資料就覺得無力整理，結果就累積了好多暫存資料，分散在journal裡面。
• 想問看看兩位老師會怎麼找時間處理暫存記事，才能避免這樣的問題呢？如果在joournal中的經驗筆記已經變得很雜亂，又該怎麼整理到專案筆記會比較好？
• 我的回答：
• 這個問題，後來我將其改寫成一篇正式的文章：我不寫日誌、暫存筆記、會議紀錄，所以我也不需要有太多事後整理的時間。（延伸閱讀：為什麼我不寫 Journal 日誌？以及我如何快速記錄臨時想法）
• 分散在日誌、待辦清單、會議紀錄上的事情，只是方便當下暫時的紀錄，但對於事後任務、專案的整理，其實是製造額外的麻煩。
• 所以我會以任務為單位，把經驗、資料、想法，回歸到他們各自要處理的任務，第一時間就記錄到任務筆記中。
• 這樣一來，我反而沒有暫存資料需要整理，下班後就下班了，但下次工作時，打開上次某一個任務的筆記，裡面就會有之前片段累積下來，這個任務需要的行動、資料與想法。

• 問題三：想請問遇到預先安排的任務行動拖延了，兩位老師會怎麼滾動式調整呢？
• 因為之前我有試著先建立了兩則最常遇到要執行專案的專案筆記，然後安排到進攻行事曆並且分配每日要做的任務份量到每日待辦清單。但是執行時都會卡關，很容易當天拖延，沒有執行預先安排的任務行動。但是一天沒執行就會影響到後續的任務，就會覺得本來預排的當週目標就又被打亂了，好像要一直修正，每天都在改待辦清單，結果就變成花費的時間都在安排任務進度，卻沒有真的去執行任務。
• 我的回答：
• 我會用一週要完成的任務成果為單位，作為衝刺目標，而不去糾結每天的行動細節是否拖延。
• 以週為目標，設定這一週要完成的任務成果，過程中可能禮拜一多做一點，禮拜二少做一點，但不需要為了一兩天的拖延與細節變動而調整，而是在一週內可以用各種辦法，完成這週設定要完成的任務成果即可。
• 當然，這樣的情況也可能會拖延，但就以「週」為單位，如果這週的成果有一些延誤，那麼下週就重新設計相對不容易拖延的行動，讓下週的進度可以跟上。
• 這樣避免了每天無時無刻都在調整細節，但也有一定的節奏，可以每週快速做出微調，讓下週可以更順利。

7/10 第二場QA問答筆記：

• 問題一：書中兩位老師覺得自己會最優先去實踐的方法是哪一個？
• 我的回答：
• 我會優先去實踐「覆盤」這個章節的做法，因為這是持之以恆實踐其他方法的敲門磚。
• 覆盤的概念，提醒我可以先做一個小的測試成果，一邊做一邊調整，逐步調整成最終更好的版本。
• 這樣一來，不用花時間做太多規劃才開始做，也不用擔心做了不如預期，而是一開始就設定更短期的成果目標，持續覆盤，每一次覆盤都是微調，就能逐步達成更接近目標的成果。
• 而如果一個方法要變成習慣，也需要透過覆盤的方式，大多數方法都不太可能直接套用在我們身上，所以一定是邊做邊調整，但就在這樣的覆盤調整中，我們其實也就開始了方法的實踐與持續。

• 問題二：GTD要如何運用，這算是一個思考的方法嗎？
• 我的回答：
• 通常我們把 GTD 當作一種工作流程、工作系統的方法論，如果要在自己身上架構一套完整的 GTD 方法論，確實很困難。（延伸閱讀：重溫 GTD 時間管理 5 個經典步驟，讓在家工作、自我管理不雜亂）
• 這時候，如果把 GTD 最核心的思維方式提煉出來，變成自己原本工作流程的判斷、提醒準則，或許更容易產生立即可見的效果，而我認為 GTD 最核心的思維有三個：
• 清空大腦：
• 把瑣事、資料、行動收集到第二大腦系統，不要讓第一大腦去煩惱要記住哪些片段資料，第一大腦應該是用在判斷第二大腦要取用的內容上。
• 拆解下一步行動：
• 任何訊息背後一定是關聯著某個下一步行動，我們收集資訊時，更要理清下一步行動是什麼，這樣才不會變成死資料，資料才能對真正推進任務有幫助。
• 覆盤：
• 系統很難一直維持穩固，計畫很難沒有變化，所以定期的覆盤，微調自己系統中開始變得混亂的部分，就是保持系統有效性的最佳作法。

• 問題三：子彈筆記真的有效嗎？兩位老師如何寫待辦清單？
• 我的回答：
• 我的習慣是「任務筆記」、「專案筆記」優先於待辦清單（子彈筆記）。
• 對我來說，待辦清單是輔助，不是管理中心，待辦清單的目的只是指引我每一天行動的方向而已。
• 真正的任務筆記、專案筆記才是重點，那是對任務成果、專案成果的深入思考、拆解與資料的彙整，幫助我完成一個一個重要的成果。
• 而完成一個一個重要的成果，比掌控每天行動的瑣碎細節，前者比較值得花時間，後者只要有大概紀錄即可。

6/26 第一場QA問答筆記：

• 問題一："我常因為疲倦感而做不到覆盤作業@@請問作者日常是在什麼時候進行覆盤作業，或在做覆盤作業前後會有哪些儀式？謝謝您"
• 問題二：請問講師針對不同任務完成後，進行AAR所花費的時間？如何提升AAR的效率？又，怎樣等級的任務才會需要啟動AAR呢？
• 我的回答：
• 這邊我的回答和本文前面第三場的回答差不多，不過這裡我有寫成一篇完整的文章分享，歡迎參考：「寫筆記的時機：什麼時候要收集、記錄、規劃或覆盤？我的經驗談」。

• 問題二：工作需要大量閱讀文獻和產出論文，希望作者可以建議如何利用防彈筆記法進行有效輸入與輸出，謝謝您！
• 我的回答：
• 一開始就以產出論文（而非整理資料）設計任務導向的筆記
• 例如我要寫一本書時，我會先建立初步書籍大綱的任務筆記，接著閱讀到任何資料，都先根據書籍大綱的結構，連結到這則任務筆記中。
• 有效輸入，在於一開始就帶著輸出論文的問題意識去讀
• 換句話說，既然我都知道自己要寫一本書，那麼閱讀任何資料，我都會問自己：跟書有什麼關係？我會如何改寫？可以成為哪一個段落的素材？
• 這些回答，就會引導我把資料連結回書籍大綱的任務筆記，並且也根據資料持續調整書籍大綱。
• 輸出是一個不斷修改的流程
• 我也不只會把資料連結到書籍大綱而已，在閱讀時，我會盡量開始產出輸出需要的片段內容，先把當下的想法寫進資料筆記中，再連結回書籍大綱的任務筆記。
• 這樣一來，每次打開書籍大綱的任務筆記，就會看到目前所有連結的資料，打開下一層資料筆記，會看到當時累積的書籍撰寫想法，減少二次重複閱讀的時間，更容易在正式寫作時把這些想法拿出來使用。
• 延伸閱讀：我如何利用防彈筆記法完成《防彈筆記法》新書？流程實戰篇

• 問題三：老師通常會如何檢視自己的工作法？又如何轉換新的工作法？
• 我的回答：
• 大原則：不要被工作法的各種理論侷限了，沒有所謂一定要遵循的工作法。
• 大原則：不要有轉換新工作法的思維，而是把方法論微調成更適合自己的樣子。
• 解決我們自己的問題最重要，方法應該拿來自由的取用需要的部分即可。
• 就像寫讀書筆記的時候，幹嘛整理別人的書的重點，應該直接寫成自己的問題解決筆記就好。
• 我認為沒有所謂一定要遵循的工作法，既然我沒有刻意要遵循什麼工作法，所以也不會有轉換新工作法的思維，而是隨時從自己的問題與需要出發，掌握某個方法的其中幾個思維或步驟，再根據自己的工作流程微調成更適合自己的樣子。
• 你一定有一套自己的工作流程，這套工作流程已經幫助你走到現在，說不定還有些成就。而人生當中難免會遭遇許多不同的問題與難關，這通常不代表你原本的工作流程應該被完全推翻，而是需要做一些變通而已。
• 所以如果說我怎麼檢視與轉換自己的工作方法？我會說，找出問題點，在問題點上做修正即可。工作法是慢慢微調到更適合自己的狀態，而非一口氣的套用與轉換。

以上就是三場 QA 問答活動中，我的活動前筆記，不過在《高效人生工作法圖解》 新書 QA 影片中，還有另一位作者趙胤丞老師的意見，以及我根據回應的即時反饋，所以也歡迎到影片查看完整內容喔！

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• 2024/6 最新著作上市，歡迎支持：《高效人生工作法圖解》

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