為什麼我喜歡清單式的筆記法？說說他的優點與侷限

在多年來持續保持著很重度的寫筆記習慣，也用了許多的筆記工具和方法後，我自己最終都會回到相對簡單但有效、反璞歸真的選擇上。所以，大多數時候我使用的筆記方法就是最單純的「清單筆記」。

雖然我也嘗試過在 Notion 中為專案做出很詳盡的圖表模板規劃，但我自己卻更喜歡把整個專案的流程、細節和資料展開在一份完整的清單筆記當中。這樣一來，我不需要進入任何一個項目或表格欄位，就能快速管理所有的內容（雖然看起來很長，不夠漂亮）。

另外，我也嘗試過像 Heptabase 或心智圖等相關工具，許多朋友覺得它們非常有幫助。不過，為了同時結合下一步待辦清單的管理，最終我還是回到用最簡單的大綱或樹狀層次的清單來管理自己對於專案任務的思考，以及對各種知識細節的整理。（下圖是我的 ChatGPT 學習筆記：擺脫資訊焦慮強化產出，利用防彈筆記法整理 ChatGPT 學習筆記）

清單筆記方法當然會有侷限，但同時也帶來了一些額外的優點。

因此，今天這篇文章我想和大家分享我多年來堅持實踐清單式筆記方法的經驗，以及我為什麼選擇不追逐潮流，使用更多可自訂格式的模板或圖像化流程圖的筆記工具，無論在 Evernote、 Notion 或 Heptabase 上都是以完整清單筆記做為優先考量的原因。

我會用具體案例分享清單筆記的邏輯，對我帶來的好處，以及我意識到的一些侷限。

什麼是清單筆記法？

筆記的「模板」五花八門，但一則有效的筆記，我們需要達到的效果是什麼呢？或許每個人的定義都不一樣，而我的定義是：

一則有效的筆記，能夠幫助我相對精準、不會遺漏的掌控下一步行動與資料，就功德圓滿了。

我自己喜歡用最簡單的清單方式寫筆記，清單就是行動清單（或是目標的優先順序），筆記依照行動邏輯寫，配上需要的資料，就是一則我需要、可使用的筆記。

最近一次企業上課時分享到：「所有收集的資料無非是為了要完成任務，而要完成任務無非是要執行，執行就是一步一步下一步行動推進，所以根據行動流程排序，是最簡單、精準的筆記方法」

就算是讀書筆記，閱讀學習的目的依然是展開行動，所以最終還是一個「我如何行動」的清單筆記。（延伸閱讀：個人知識管理的時間平衡技巧，忙碌中我如何維持高效率輸入輸出？）

剛好最近也有讀者在新書《高效人生工作法圖解》社團提問：「如何有效記下工作流程與經驗，讓自己不會重複犯錯。」他提到自己常常筆記花很多時間寫，但實際執行時還是會遺漏。

我提供一個想法，就是「筆記」應該朝寫得「更簡單一點」的方向去調整，例如我可能會在這樣的筆記只專注在兩個最重要的細節：「每一步行動要怎麼做」、「這步行動的範例檔案」。

有時候寫重點、寫心得，把筆記整理得更完整，固然不錯，但也會花掉我們許多的時間，甚至不一定好處理。面對這樣的困境，我會把筆記簡化到只剩下我真正需要的部分就好，也就是說，其實我需要的無非就是：

• 1. 這個任務每一步行動要做什麼、要確認什麼。
• 2. 每一步行動有沒有需要什麼檔案，有沒有什麼範例。

如果我有一個這樣的任務筆記，基本上應該就可以讓我照著去做，而不會在執行上出太大的紕漏，或重複的小錯。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）

清單筆記的侷限：

了解我所謂的清單筆記是什麼意思後，先來說說清單筆記會有的侷限。

• 比較難跳躍思考，所以要善用搜尋輔助

在使用清單筆記法的過程中，確實有時候會遇到一個問題：比較難快速在不同的想法之間進行跳躍。

有時候，必須花時間完整地瀏覽可能很長的上下清單，才能抓住這個專案任務或學習主題的更完整內容。這個侷限在樹狀流水帳的清單當中很難解決。

我記得自己曾經嘗試過一個稍微解套的方法，就是多善用搜尋功能。

包括筆記內的搜尋，看看清單中有哪些地方有現在需要的主題關鍵字。或者搜尋整個筆記資料庫，找到不在清單中的相關筆記資料，把原本不在清單思考中的內容，在搜尋結果中連結起來。（延伸教學：Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法，整理知識網路系統）

透過這樣的方式，雖然我的筆記仍以清單的流程為主，但只要適度地保持搜尋的頻率，也可以在搜尋結果中，獲得一些清單之外「跳躍的、彈性的內容」，引發需要的腦力激盪。

當搜尋到這些延伸的彈性內容時，我則會繼續把他們連結到原本的專案、任務、學習清單筆記中。

每一次都要在清單筆記中回顧完整流程，大多時候我覺得不是壞事，反而可以幫助自己隨時都用更精準有效的方式，掌控明確的目標與進度。

就像是我在下面這篇文章中提到的，筆記、資料、任務之間的關聯，有些只是相關性的「弱連結」，也有真正具備上下文、優先序、行動流程的「強連結」，前者用搜尋找到其實就可以，後者則在清單中明確他們的關係，幫助自己更好的推進任務。（延伸閱讀：[卡片盒筆記法-3] 如何從暫時筆記到永久筆記？如何建立筆記連結？）

• 缺少圖像化的多重連結，但可讓自己專注在行動上的選擇

當我在思考一些企劃，或需要將許多不同的資料進行連結時，清單式的筆記法確實會遇到一些不那麼好連結的瓶頸，它無法像心智圖或流程圖那樣，創造出更具彈性的主題或資料之間的多層次關聯。

然而，多年前我在電腦玩物分享自己的心智圖方法時也有提到，雖然發散的思考很有幫助，但最終我還是需要進行收斂與歸類，這樣才有辦法讓思考變成具體的專案任務行動。（延伸閱讀：心智圖方法教學我的真實經驗版，發散到收納複雜思考的9步驟）

所以，一方面我確實是比較傾向文字思考的人（而非圖像思考），另一方面我還有一個喜歡優先使用清單筆記的原因：它能刻意「要求」我做出順序和優先順序的判斷。

例如，當我在思考一個活動的企劃時，確實有可能會發散地寫出許多活動中可以安排的細節和內容，這些內容之間可能會有多變化的組合關係。然而，任務的執行本身，還是要決定一個最重要的核心，選擇最需要去做的下一步行動，安排一個可以遵循的流程順序。

在這種情況下，最重要的還是要決定自己需要的流程順序是什麼，要做判斷、做選擇、下決定。因此，在這個過程中，我反而刻意把這些想法整理成一個清單。這個清單或許是自己初步判斷的流程或選擇的下一步行，這個清單不是最好的，是還需要修改的，但這樣的清單筆記反而能更有效地幫助我推進事情的進展，讓這個任務和學習有一個自己可以依循的準則。

因為如果不做判斷與選擇，事情就無法往前推進。

無法多層次的連結是清單筆記法的侷限，但強迫自己必須做出判斷與選擇，也正是它的優點所在。

• 較難做進階的專案管理，但也可節省製作複雜系統的時間

清單筆記的第三個局限，是它比較難用來做更複雜的專案團隊流程管理。例如，如果我希望在各種行動當中附加行程、提交時間、任務完成、排程進度等等，這時候，確實像 Notion 這類的專案管理工具可能會更有效。（如下圖，延伸教學：用 Notion Dependencies 設計自動排程專案管理行事曆，模板分享）

然而，身為一個執行者，我真正需要掌控的無非是專案任務的優先順序和下一步行動。

對我個人的工作流程來說，一個清單就可以幫助我掌控個人執行專案任務的大多數需求。

甚至有時候，即使是多人團隊要完成的任務，如果格式過於複雜反而不一定有幫助（因為其他人只能看，不會操作，甚至最後也不會看），而如果我們只需要掌控多人任務的行動與資料，讓大家有一個共同的共識文件即可，那麼單純的清單也可以發揮很大的作用。

我自己就常常在這樣的小型專案中，選擇在 Google 文件上用行動清單協作，而非使用 Notion 做複雜的專案團隊管理（但如果團隊複雜、專案複雜時就相反）。

清單筆記可以解決的問題：

而我自己偏好使用清單筆記，當然也是因為他會為我帶來一些額外的優點。

第一個優點：是幫助我有效地確認下一步行動。

對我來說，所有的筆記最終都是任務執行的筆記。即使是一個讀書筆記，它也應該轉化為我要如何改變的行動清單；而一個生活習慣養成的筆記，最終也應該呈現一個問題解決過程的下一步行動清單。這時，清單筆記能幫助我有效地排出下一步行動，記錄自己做到哪一步，下一個階段可以推進的行動是什麼。

我認為，進入一則筆記最有效的重點就是了解自己的下一步行動是什麼。

比起很多相互連結或是複雜的規劃，如果我能掌握這個任務的下一步行動，那麼這個筆記就已經發揮了足夠的效用。因此，我會利用清單筆記，把大多數的筆記都改寫成下一步行動結構的筆記。（延伸閱讀：收集資料與轉換任務的差別，建立一個學習工作流程，而非知識）

第二個優點：是清單式筆記能幫助我主動為任何資料、想法、企劃做優先順序的判斷。

有人可能會說，很多事情的行動和優先順序有許多不同的組合變化。我的看法是，對於世界上的不同人來說，事情確實可以有很多不同的優先順序和行動變化。但筆記是我們個人的筆記，對我來說，我需要的是決定下一步行動和優先順序。

筆記的重點不是整理資料本身的優先順序，而是決定自己的優先順序。

與其讓資料在互相連結中變得難以判斷優先順序，不如利用清單式筆記強迫自己做出選擇和決定。這樣，即使在腦袋一片空白的時候，也能按照當初決定的優先順序和下一步行動推進，這就是最好的做法。

第三個優點：是清單筆記可以做出很好的分類層次管理。

透過階層的標題，我們可以將類型相關的行動和主題相關的資料有效分類。而且，清單的展開和收合、調整上下順序，其實也非常容易。（延伸閱讀：Evernote 大綱收合、目錄連結、錨點連結，整理超長筆記應用案例分享）

第四個優點：是它能幫助我快速完成當下需要的筆記內容。

即使是在行動中打開手機，我也不需要花很多時間去畫線、拉表格或做很多反覆的設定。我只要在清單式筆記中找到需要的分類層次、優先順序或下一步行動，按一下Enter打開清單的下一列，立刻輸入我的內容，就完成了一個有效的筆記輸入，而且這還輸入在一個有效的清單位置上。

其他類型的筆記，相對而言，都無法幫助我達到有效的快速筆記，同時又能形成一個嚴謹的分類順序和行動索引。這些是我覺得清單式筆記能幫助我解決的問題。

以上是我自己多年來使用「清單式筆記」的心得，也歡迎你在留言分享你的經驗與不同想法。

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