Notion 表單兩個應用案例教學:建立客服網頁,讓專案團隊回報資料更方便



Notion 前幾天的發布會推出了不少新功能,而其中一個無論免費、付費用戶都立即可用的更新,就是「表單( Forms)」。相信習慣線上文書作業的朋友都會「表單」不陌生,像是「 Google 表單」可以用來設計簡易的報名網頁、收集客服回饋,甚至用來處理團隊的工作狀態回報,乃至於記帳。(延伸教學:Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學

我之前分享過利用 Google 表單來設計記帳工具,或是工作狀態回報的系統,好處就是「表單」方便填寫,填寫時不容易出錯,但可以設計出固定的資料格式,於是最後表單收集的回饋結果,就可以統整成有利於統計結算的試算表、資料庫。

Notion 最近推出的表單工具也有異曲同工之妙,旨在解決在資料管理和文件協作過程中的一個核心問題:

如何讓團隊成員、服務對象能夠更準確、更快速地輸入內容?「表單」這項新功能可以用來建立更有效的工作流程,並且和 Notion 的資料庫無縫整合。



或許你曾經嘗試在 Notion 的資料庫中進行團隊協作,但要讓每位成員都能學會 Notion 的功能,並在資料庫中正確填寫各種屬性欄位,往往需要花費大量的學習和準備時間。此外,在複雜的資料庫中填寫資料也容易出錯。這時候,表單工具就能夠發揮它的優勢。

透過表單工具,你可以設計出多種協作表單,這樣的表單不僅使得團隊在專案資料庫的協作流程更簡單順暢,還能確保最終資料的格式正確,方便後續統計與管理。如:

  • 工作進度與回報表單:讓團隊成員能夠快速填寫進度並回報問題。
  • 問題解決與回報表單:幫助快速反映問題狀況並進行後續處理。
  • 專案任務新增表單:以更簡單直觀的方式新增專案任務。


Notion 近期也強調了他們的公開網頁設計功能,可以用來建立如產品介紹頁面、活動宣傳頁面或是個人服務的宣傳網站。而當這些公開頁面與表單功能結合時,會衍生出許多應用場景:

  • 電子報訂閱系統:透過簡單的表單,讓訪客輕鬆訂閱你的電子報。
  • 活動報名表單:為活動設計報名表單,讓參加者快速登記。
  • 讀者社群的回饋表單:收集讀者或用戶的意見和反饋。

Notion 作為新時代的專案團隊協作工具、個人管理系統,表單工具的加入讓 Notion 在資料輸入、任務管理和公開展示等方面都變得更加靈活和高效。




Notion 表單基本操作教學:

讓我們先來看看 Notion 「表單」有哪些基本功能。

首先,你可以在建立新資料庫,或是新增資料庫的瀏覽模式時,選擇新的「表單」模式。

我們可以從「表單」開始去建立一個資料庫,也可以為既有的資料庫新增方便填寫資料的表單。(後續會有應用案例)





建立表單後,目前的 Notion form 擁有一些基本的問題格式,選擇、問答題,輸入專屬格式的郵件、日期等等,還支援上傳檔案文件。

不過沒有特殊的評分、表格選項等表單功能。

Notion 表單嚴格來說就是資料庫屬性欄位的對應。




在表單的版面上, Notion form 可以設計封面圖,但表單(問卷)本身無法作太多圖文的排版,就是很單純的問答流程。

另外,因為 Notion form 對應的是資料庫,所以在所有問題中,一定要有一個「標題」的問題(例如電子報訂閱系統的使用者名稱、新增任務系統的任務名稱),這會做為 Notion 資料庫的第一欄內容。




接著,名為「多選題」的格式,可以手動調整是要多選,還是單選。這邊其實就是對應 Notion 資料庫的屬性欄位。




設計完成,我們可以在右上方選擇「共享表單」,如果設定為公開,可以獲得公開網址,讓所有人填寫內容。





打開表單填寫網址,獲得權限的任何人都能填寫內容。




而設定者就可以在後台的資料庫,獲得所有的資料。




結合 Notion 千變萬化的資料庫模式,可以做出不同需要的資料管理。





Notion 表單製作訂閱系統案例:

我自己很常利用 Notion 來製作產品相關網頁,公開後,就是方便實用的網站。

而這時候,我可以用「另外一個 Notion 頁面」來建立表單並設定為公開,把表單網址插入 Notion 網頁,用在收集客戶名單、進行客服回報,甚至簡單的報名系統。

不過,目前不太適合在公開的 Notion 頁面內「直接插入表單資料庫」,因為這樣雖然表單可以公開看到,但後臺收集的資料也會變成公開可見。





Notion 表單協助專案快速新增任務流程案例:

如果我有一個既有的團隊任務管理系統,我可以為這個團隊資料庫新增一個「表單瀏覽模式」,這時候這個表單預設只有資料庫的團隊成員可以看到並使用。




Notion 會根據資料庫既有的屬性欄位,直接幫我們製作好表單上的問題。




這樣做的好處就是,方便團隊合作者「更簡單、準確」的在資料庫新增資料條目




只要利用上述表單快速填寫,就能把一個新任務加入資料庫中,也不會出錯。




整體來說, Notion 是一個資料庫、文件,甚至網頁的管理系統,而「表單」讓這個新世代的文書系統可以更進一步,非常值得利用看看。



對 Notion 有興趣的朋友還可進一步參考:



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