少記筆記，減少整理，高效輸出：6 原則打造任務驅動型第二大腦
如果，看到什麼好像不錯的資訊都要整理，整理時還設計各種漂亮格式，一則資訊要分類還要連結，就算我們會有工整豐富的系統，但是當裡面大多數內容不會真的拿出來使用時，那些整理的時間，那些為了完美維護的空間都成為浪費。而最終我們反而沒有時間完成真正工作。
雖然放下資料不整理，難免損失一些資訊，但比起時間的損失，其實不值一提。而把這些時間拿來完成真正的任務，反而可以換取最大的產出價值。
下面是我寫筆記、建立第二大腦系統多年後，自己目前把握的 6 種「少記筆記、停止整理」相關原則，提供大家參考。（延伸閱讀：筆記，累積的效應，2024 開始撰寫我們的第一則 10 年筆記）
1. 不要為了調整系統回頭去重新整理舊的資料，在新專案上建立新系統即可
首先，不要為了調整我們的第二大腦系統回頭去重新整理舊的資料。當我們學到一個新方法，用到一個新工具，覺得有一個新的技巧很厲害，我們就在新的專案任務上來開始嘗試這個新系統就好了。
- 新工具、新方法，用在新任務上即可。
- 舊資料的價值在於已經完成的任務，與未來需求相關性低。
- 重整舊資料會消耗大量時間，對新專案幫助有限。
當然,我們總希望自己的第二大腦一直保持著非常完美的狀態，但是這需要花上非常非常大量的時間，而這個時間跟它獲得的成效相比，通常並沒有那麼值得。
我們過去的系統可能有某些讓自己覺得困擾、不適合的地方，任何系統都會，但是它也幫助自己解決許多任務，一直走到今天。這時候，如果我們看到一個很棒的新方法、新工具，我們要面對是接下來新的專案跟任務，讓它在新目標上去獲得最好效果即可。我們回頭去整理舊的系統，通常不會為我們帶來新的價值成果，所以這樣的整理其實並不必要。
例如我之前在嘗試 Heptabase 的時候，我利用它去處理那時候正在撰寫的一本書籍，我覺得滿好用的。但是我不會把之前其他不同專案的資料也全部搬移到 Heptabase 上面去做重新整理，我就讓這個新工具來處理新的專案，然後去測試看看對自己是否適合它，利用它的便捷功能來為新專案創造成果，節省時間，這才是最有效的做法。
2. 不要為了年度回顧去重看舊資料，為接下來的新目標連結舊資料即可
第二個，不要為了做年度回顧去反覆重看舊資料，為接下來的新目標去連結舊資料即可。這是我自己做年度回顧時的關鍵技巧。我們總想要花上很多時間，把過去一年來的每則筆記、每個日記、每份資料看過一遍。但老實說，在這中間一百份資料裡有沒有十份資料會對接下來要產生的新成果有幫助呢？如果連十份都沒有，那我花掉的百分之八、九十時間會不會是無效的？
- 年度回顧從新目標出發，連結舊資料。
- 使用關鍵字搜尋舊資料，篩選出可支持新目標的內容。
- 將篩選出的資料整合到新專案筆記中。
也不是說不要做年度回顧，而是我們可以試試看從「新目標、新專案」出發。例如，我明年想要推展一個新產品題目，我針對這個新題目回頭找出過去一年（甚至過去幾年來）我跟這個題目有關的資料。這時候只要「搜尋」關鍵字，再透過之前建立的連結去把相關資料撈出來就可以了。我在閱讀這些跟新題目相關的舊資料時，把其中新專案還可以用的舊資料，重新連結整理到新專案系統中。
這時候，即使我沒有回看每一筆舊資料，甚至沒又回顧過去一年大多數資料，我也覺得自己已經做好了一個最有效的年度回顧，因為年度回顧的目標永遠是面對著接下來我們要完成的新專案。
例如，我在生活中設定的一個新目標是明年讓小孩在週間跟週末有更多運動。於是我在自己的第二大腦搜尋類似的關鍵字，快速找出過去幾年來我們可能嘗試過的一些戶外活動的方法或場所，我查看這些筆記，看看小孩對哪些特別有興趣，把這些過去的經驗重新撈出來，排出一個優先順序，變成明年或者即將要開始的新的運動方案的一個計畫。我覺得這樣就做好了一個有效的年度回顧，不需要去看每一則我跟小孩之間的日記，或者每一個跟運動項目無關的資料。
永遠等到有需要的時候，再去處理連結這些舊資料就好。
這其實也呼應第一個關鍵技巧，不是不要看舊資料，舊資料不是不重要，而是只有當它跟新專案、新目標發生關係的時候，它才重要。我們在這時候去整理舊的系統就可以了。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）
3. 不要刻意留下時間復盤，當下紀錄經驗即可
第三個技巧是，不要刻意留下時間復盤，只要隨時留下當下經驗記錄即可。很多朋友看到我的筆記當中總是有豐富的經驗累積，常常會誤以為我是不是每一天或每個週末都會安排大量的時間去做今日或今週回顧，其實並不是這樣的。
- 即時記錄經驗，取代事後復盤。
- 發生的事情→下一步行動（馬上記錄）。
- 即時記錄重點，避免因事後疲累或記憶模糊錯失細節。
我反而覺得刻意留下時間再去回顧，這個行動本身是有問題的，因為等到自己真的安排晚上或週末的回顧時間，那時候可能自己已經很累了，很想要去做一些更有趣的活動，這時候復盤的意願其實很低。
再者，已經經過了一段時間才要回顧早上或是前幾天發生的事情，這時候腦袋說不定印象已經有點模糊，某些當下感動或想法已經不見，這時候再復盤，效果也不好。所以，我更喜歡當下就留下當下產生的未來行動想法跟可用經驗的紀錄，不要告訴自己說反正可以等到晚上或週末再復盤，也不要刻意安排時間去做復盤，因為這樣會反而會讓復盤的效果變得很不好，而且還會花掉比當下紀錄更多出許多的時間。
復盤當然很重要，留下這些自己的真實經驗當然很重要，但是回顧過去記錄的目的，一定是面對接下來要採取的行動。所以在當下事情發生時馬上就去思考下一步或未來改進行動，留下記錄，等到以後需要的時候，你自然就會找到當時這個關鍵的想法，那這就是最好也最節省時間的筆記。（延伸閱讀：寫筆記的時機：什麼時候要收集、記錄、規劃或覆盤？我的經驗談）
4. 不要為了整理而分類資料，只要建立搜尋找得到的邏輯即可
第四個，不要為了整理而花很多時間去分類資料，大多數資料只要建立搜尋可以找到的邏輯即可。這跟前面貫徹同樣的思考邏輯：「資料就是在有用的時候才會有用」，這不是廢話，而是我們大多數時候都是在整理一些不知道以後用不用得到的內容，既然不確定，最好的方法是我們要讓自己：「用得到的時候可以找到就好」。
- 用搜尋代替分類，讓資料易得即可。
- 為資料命名時加入專案名稱或核心關鍵字。
- 不要過度分類資料。
而用得到可以找到，其實只要建立有效關鍵字的搜尋邏輯就可以了。這樣等到用得到的時候，搜尋適當關鍵字，找到過去累積的某種資料，拿出來現在來使用，這就是最好的方法。而我們為舊資料所做的太多額外分類，其實都跟以後的使用沒有關係，這樣的時間就會變成很大的浪費。
例如，最近我要申請一筆員工聚餐報支款項，我之前並沒有建立一個各種報支的行政流程資料庫，我就只是在上一次聚餐報支時留下當時行動以及相關文件的筆記而已。但是隔了差不多有半年以上的時間，我遇到類似任務需求，只要搜尋一下聚餐報支，搜尋一定可以找到上次這個經驗的任務筆記，然後就會看到上次行動跟相應文件，馬上拿出來解決掉這次的任務，這就是一個最好的系統，而且不用花很多時間去整理它，尤其是整理那些舊的、不確定可用的資料。（延伸閱讀：如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法）
5. 不要為了資料本身而整理，只要掌握任務下一步行動即可
第五個，不要為了資料本身而整理，只要能夠掌握有效的下一步行動即可。卡片盒筆記法說要建立永久筆記、打造知識花園的概念確實非常吸引人。不過，我自己在建立永久筆記，我更傾向於建立「永久的任務筆記」，而不是「永久的知識筆記」。
- 用任務驅動筆記，捨棄純知識整理。
- 將筆記聚焦於任務相關的行動需求。
- 將時間用於記錄具體的應用與實踐經驗。
- 直接引用來源資料的核心觀點。
這是什麼意思呢？一則永久知識可能是那些很棒的書籍作者整理出來的通用性內容，上面有很棒的知識邏輯、方法論架構、用很精煉的文字解說案例。但是，我們的筆記有需要整理到這樣的程度嗎？
我有需要把很多外部他人的資料，整理到像是一本書這樣的知識架構嗎？為他畫出很繁複的知識圖譜？為他補足各種資料的缺漏跟邏輯？如果我不是要寫書，而是要解決工作生活任務的話，我自己是覺得大多數時候是不必要的。
不必要的原因有兩個：第一個，在我們真實工作生活上，解決任務最核心的是行動步驟，跟每一個行動下可能需要的資料，而不是完美的知識論述。第二個，那些完美的知識架構，其實回到那些書籍、論文、報告跟文章當中就可以看到真正的創造者整理得比我更好的內容，因為真正的作者才是這個領域真正的專家，那我就用他的版本就好，我何必自己再整理一個版本呢？
但是我們自己在這樣的知識體系下「如何行動」，這是書裡通常不會教我們的。我們會在自己的實作經驗當中找到真正的行動流程，這時候才是真正值得整理到筆記的地方。
所以在筆記當中，我不會花很多時間去整理出漂亮的永久知識筆記，因為最漂亮的知識架構是在那個領域、那個主題的那本經典著作裡面，直接引用他的就可以了。
但是，我會花時間記下自己應用這個知識的真正的行動跟需要的資料，而這才是我未來能夠有效參考的經驗，寫筆記時我就把時間花在真正對自己創造價值的事情上面。（延伸閱讀：4個技巧幫我捕捉一閃而逝的「經驗筆記」，建立更實用的第二大腦）
6. 用「稍後任務」取代「稍後閱讀」，少記筆記建立第二大腦
平常我們看到一些有趣、有用的資料，我們的收集邏輯是什麼呢？
第一種：看過了，滿足當下打發時間，不做任何的動作。這樣一來，到時候我們任何想要進一步深化的興趣、專業可能都因此無法累積，回頭要找到這些一閃而過的資料變得非常麻煩，當沒有找回來，甚至完全遺忘的時候，我們的行動也可能不再發生。
第二種：把這些有趣、好像有用的資料放進一個稍後閱讀收集箱。或許想等到有空檔的時候再來慢慢研究，但是很多人的稍後閱讀往往變成永遠不讀，或是當我們偶爾回到稍後閱讀收集箱，想要找到一些資料來學習的時候，因為累積的數量太大，於是「稍後閱讀」本身也變成另外一種「消費資訊」的方式。我們平常在零碎時間裡消費資訊，來到了稍後閱讀本應該馬上開始深化學習、展開行動，卻依然還是在消化資訊。於是所有的時間都在消化資訊、打發時間，而沒有真正有效展開行動。
第三種：把這些覺得有趣有用的資料，根據資料的屬性邏輯，打造一個知識架構非常完整的知識花園。花了很多時間去把這個花園培養得更豐富、更完整，去補足這些資料上的缺憾，雖然期待有一天可以拿出知識花園的東西來使用，但是因為把大多數的時間都花在整理知識上，最後反而沒有時間推進真正的任務。
第四種：在收集資料、消費資料的過程當中，有意識的捨棄絕大多數可能跟自己沒有立即產生關聯的資料。減少在那些自己不需要的資料上的消費，更減少在自己不需要資料上的整理。但是專注在那些跟自己馬上要開始的專案任務有關的資料上，進行有效的閱讀學習、進行有效的消化整理並且轉化成行動。
讓較少的資料就可以幫助自己創造有價值的內容。
你是哪一種收集以及消化資料的方式呢？
讓我用自己真實收集研究各種食譜的筆記來舉個例子：
- 第一種，就像是我有興趣學烘焙，平常也逛很多烘焙網站，看很多烘焙的YouTube，但是看過之後打發時間不做任何收集整理的動作，於是這個興趣永遠不會開始推進。
- 第二種，我把自己感興趣的食譜、教學影片快速收在一個稍後閱讀收集箱，週末的時候好好的看著這些資料內容。雖然資料收集了也花了許多時間看，但依然也還沒有展開行動。
- 第三種，我花很多時間整理收集的食譜、影片，建立很漂亮的架構。我可能根據食材、器具、主題設計各種連結，畫出漂亮的食譜知識圖譜，或者建立彈性過濾的食譜資料庫。但是我依然還是沒有成為一個烘焙高手。
- 第四種，我先鎖定在我就是想要做出一個小孩的生日蛋糕任務上。於是我放下那些我暫時還不會用到的資訊，例如甜點、麵包、餅乾的資料，專注在如何做好生日蛋糕的教學上。我把可以讓自己馬上展開行動的資料收納到自己的資料庫，並且根據筆記去嘗試看看，再回頭修改筆記。
假設我是一個新手，我先找那些專門針對新手教學的蛋糕食譜，然後我在週末的時候馬上根據這個食譜來試試看。試過之後發現蛋糕不夠挺立，於是我進一步去研究烘焙的溫度、蛋白霜的打發程度可能對蛋糕口感的影響，然後把這些資料納入我正在行動中的做蛋糕任務筆記上，去補足自己原本不足的知識跟經驗。
在這個過程中，我慢慢整理出的不是一個漂亮的食譜資料庫，也不一定是一個烘焙知識花園，但是是一則我自己根據不斷的實作跟知識的補充，發現自己如何做好一個生日蛋糕的食譜行動流程，這個才是第四種資料收集層次。
這也是最節省時間，但效果最好的打造第二大腦方式。前面三種資料收集，我自己反而很少做，甚至刻意限制自己不要做。
例如我很多年來已經不使用稍後閱讀工具，不是稍後閱讀不好，而是我選擇採用「稍後任務」的筆記方式，這會犧牲許多資訊，但也會增加很多成果的獲得。（延伸閱讀：擺脫資訊焦慮強化產出，利用防彈筆記法整理 ChatGPT 學習筆記）
- 拋棄稍後閱讀，轉化為稍後任務。
- 減少無效收集：僅保存能夠直接支持當前任務或近期目標的資料。
- 設定任務關聯：每次保存資料時，問自己：「這些內容能支持哪個任務或專案？」如果答案不明確，直接捨棄。
- 結合行動筆記：將保存的資料直接鏈接到專案筆記或任務清單中，確保未來可以迅速啟動行動。
以上就是我目前把握的 6 種「少記筆記、停止整理」相關原則，也歡迎回饋你的想法。
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火箭發射，你只要強化它需要強化的地方就好，不需要把整個完成品做出來。
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